Dauerrechnung
Einmal die Rechnung, danach nur noch die Abbuchung — ein Dokument für den Vertrag, jeden Monat ein Beleg für die Buchhaltung.
Legen Sie die Dauerrechnung direkt aus dem Abo an. Danach erzeugt das Abo jeden Monat einen Abbuchungsbeleg, der per SEPA-Lastschrift eingezogen, an die Buchhaltung übergeben und im Umsatz gezählt wird. Ändert sich der Leistungsumfang, entsteht die neue Dauerrechnung wieder aus dem Abo.
Bei einem Wartungsvertrag, einer Miete oder einer monatlichen Pauschale geht jeden Monat dieselbe Rechnung zum Kunden. Und jeden Monat landet sie dort in der Rechnungsprüfung: Jemand prüft, gibt frei und fragt vielleicht, ob man den Vertrag eigentlich noch braucht. Dabei ändert sich am Betrag nichts.
Mit der Dauerrechnung in der ameax Faktura und der Abo-Verwaltung stellen Sie die Rechnung einmal. Danach erzeugt das Abo jeden Monat einen Abbuchungsbeleg, den ameax per SEPA-Lastschrift einzieht und an Ihre Buchhaltung übergibt. Die Dauerrechnung trägt den steuerlichen Teil, die Abbuchungsbelege den buchhalterischen.
Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Rechnung über eine wiederkehrende Leistung mit gleichbleibendem Betrag, die einmal ausgestellt wird und für alle folgenden Zeiträume gilt, bis sich etwas ändert. Typisch sind Miet-, Pacht-, Leasing- und Wartungsverträge.
Was ist ein Abbuchungsbeleg?
Ein Beleg je Periode, der den fälligen Betrag als offenen Posten führt. Er wird eingezogen, gebucht und im Umsatz gezählt und verweist auf die Dauerrechnung.
Einmal Rechnung, danach nur noch abbuchen
Die Dauerrechnung ist keine Rechnung, die jeden Monat neu entsteht. Das ist die fortlaufende Rechnung, die ameax über die Abo-Verwaltung ebenfalls kann. Die Dauerrechnung geht den anderen Weg: Ein Dokument beschreibt die Leistung, den Betrag je Zeitraum und die Umsatzsteuer, und zwar für die ganze Laufzeit.
Für Ihren Kunden heißt das: Er prüft die Rechnung einmal, erteilt das Lastschriftmandat, und danach wird jeden Monat abgebucht und verbucht. Es gibt keinen monatlichen Freigabeschritt und keinen monatlichen Anlass, den Vertrag in Frage zu stellen. Für Sie heißt das: Das Geld kommt zum Fälligkeitstag, ohne dass jemand eine Rechnung verschickt.
Drei Belege, drei Aufgaben
ameax trennt die Aufgaben sauber auf drei Belegtypen:
| Beleg | Aufgabe | Zahlung und Mahnung | Buchhaltung und Umsatz |
|---|---|---|---|
| Dauerrechnung | steuerliches Dokument über den Vertrag | nein | nein |
| Abo | Turnus, Positionen, Laufzeit, Kündigung | – | – |
| Abbuchungsbeleg | der fällige Betrag je Periode | ja, per Lastschrift, mit Mahnwesen | ja, Export an die Buchhaltung, zählt im Umsatz |
Weil nur der Abbuchungsbeleg in Umsatzstatistik, Cockpit und Buchhaltungsexport zählt, wird nichts doppelt gezählt. Die Dauerrechnung steht daneben als das Dokument, auf das sich alle Abbuchungen beziehen.
Die Dauerrechnung entsteht aus dem Abo
Sie müssen die Dauerrechnung nicht von Hand abtippen. Im Abo klicken Sie auf „Dauerrechnung anlegen" und wählen ein Bezugsdatum. ameax übernimmt alle Positionen, die an diesem Tag laufen, mit dem Betrag je Periode und den aktuellen Kundendaten. Positionen, die erst später beginnen oder schon beendet sind, bleiben draußen.
Sobald Sie die Dauerrechnung auf „in Bearbeitung" setzen, schreibt ameax ihre Belegnummer als Referenz ins Abo, sofern diese Einstellung aktiv ist. Jeder Abbuchungsbeleg, den das Abo von da an erzeugt, trägt die Referenz, und auf Wunsch steht sie auch auf dem PDF. So ist zu jeder Abbuchung klar, auf welche Dauerrechnung sie sich bezieht.
Die Dauerrechnung hat einen eigenen Nummernkreis, eigene Belegtexte und eine eigene E-Mail-Vorlage. Mit dem Dokumentenportal findet Ihr Kunde sie jederzeit in seinem Portal unter „Rechnungen".
Abbuchungsbelege: einziehen, buchen, nachhalten
Im Abo stellen Sie als Zielbeleg Abbuchungsbeleg statt Rechnung ein. ameax setzt den Versand dabei automatisch auf „ohne Versenden weiterverarbeiten": Der Beleg entsteht, geht aber nicht jeden Monat per E-Mail an den Kunden. Alles Weitere läuft wie bei einer Rechnung:
- Der Abo-Lauf erzeugt jede Periode einen Abbuchungsbeleg, mit Leistungszeitraum und taggenauer anteiliger Berechnung, wenn eine Position mitten im Monat beginnt oder endet.
- Die Lastschrift bereitet ameax automatisch vor, wenn die Zahlart Lastschrift ist. Der Einzug läuft über den SEPA-Sammellauf mit fertiger Datei für die Bank.
- Der Export an die Buchhaltung übergibt jeden Abbuchungsbeleg wie eine Rechnung, auch an DATEV. Ihre Buchhaltung bekommt jeden Monat ihren Beleg.
- Rücklastschriften verbuchen Sie am Abbuchungsbeleg. Der Betrag ist danach wieder offen und läuft ins Mahnwesen.
Wenn sich der Leistungsumfang ändert
Eine Dauerrechnung gilt, solange sich nichts ändert. Kommt eine Leistung hinzu, steigt der Preis oder ändert sich der Steuersatz, braucht der Kunde eine neue Dauerrechnung. In ameax ist das ein kurzer Weg:
- Sie passen das Abo an: Positionen, Preise, Beginn oder Ende einzelner Leistungen.
- Sie legen aus dem Abo eine neue Dauerrechnung an, mit dem Datum, ab dem die Änderung gilt.
- Sie geben sie frei. Ab dann verweisen alle neuen Abbuchungsbelege auf die neue Dauerrechnung.
- Die bisherige Dauerrechnung schließen Sie ab.
Weil die neue Dauerrechnung aus denselben Abo-Daten entsteht wie die Abbuchungen, passen Rechnung und Einzug zusammen.
Monatliche Rechnung oder Dauerrechnung mit Abbuchung?
| Frage | Jeden Monat eine Rechnung | Dauerrechnung mit Abbuchung |
|---|---|---|
| Was bekommt der Kunde? | jeden Monat ein neues Dokument | einmal die Dauerrechnung, danach die Abbuchung |
| Was prüft der Kunde? | jede Rechnung einzeln | die Dauerrechnung einmal |
| Was bekommt Ihre Buchhaltung? | jede Rechnung | jeden Abbuchungsbeleg |
| Wann kommt das Geld? | wenn der Kunde überweist | zum Fälligkeitstag per Lastschrift |
| Was passiert bei einer Preisänderung? | die nächste Rechnung hat den neuen Preis | neue Dauerrechnung aus dem Abo |
Beides geht in ameax mit demselben Abo. Welcher Weg passt, hängt vom Vertrag und vom Kunden ab. Für gleichbleibende Pauschalen bei Geschäftskunden ist die Dauerrechnung mit Abbuchung meist der ruhigere.
Was in eine Dauerrechnung gehört, wie ein Muster aussieht und was die E-Rechnungspflicht für Dauerrechnungen bedeutet, erklärt unser Ratgeber zur Dauerrechnung.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist der Unterschied zwischen Dauerrechnung und Abo-Rechnung?
Eine Abo-Rechnung entsteht jede Periode neu, mit eigener Nummer. Eine Dauerrechnung wird einmal ausgestellt und gilt für alle folgenden Zeiträume, bis sich etwas ändert. In ameax erzeugt das Abo dann statt Rechnungen jede Periode einen Abbuchungsbeleg.
Kann ich die Dauerrechnung aus einem bestehenden Abo erstellen?
Ja. Im Abo legen Sie mit „Dauerrechnung anlegen“ die Dauerrechnung an. ameax übernimmt die Positionen, die am gewählten Bezugsdatum laufen, mit dem Betrag je Periode und den aktuellen Kundendaten.
Was ist ein Abbuchungsbeleg?
Der Beleg je Periode, den das Abo statt einer Rechnung erzeugt. Er führt den fälligen Betrag als offenen Posten, wird per SEPA-Lastschrift eingezogen, an die Buchhaltung exportiert und im Umsatz gezählt. Er verweist auf die Dauerrechnung.
Wird der Umsatz doppelt gezählt?
Nein. In Umsatzstatistik, Cockpit und Buchhaltungsexport zählen nur die Abbuchungsbelege. Die Dauerrechnung ist das steuerliche Dokument daneben und zählt nicht als Umsatz.
Bekommt der Kunde jeden Monat einen Beleg?
Nicht automatisch. Stellen Sie im Abo den Abbuchungsbeleg als Zielbeleg ein, setzt ameax den Versand auf „ohne Versenden weiterverarbeiten“. Der Beleg entsteht und wird eingezogen, geht aber nicht jeden Monat per E-Mail hinaus.
Was passiert, wenn sich der Preis ändert?
Sie passen das Abo an und legen daraus eine neue Dauerrechnung an. Sobald Sie sie freigeben, verweisen alle neuen Abbuchungsbelege auf die neue Dauerrechnung. Die bisherige schließen Sie ab.
Was passiert bei einer Rücklastschrift?
Sie verbuchen die Rücklastschrift am Abbuchungsbeleg. Der Betrag ist danach wieder offen und läuft ins Mahnwesen.
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