Abschlagszahlungen
Abschläge stellen, den Überblick behalten, am Ende sauber schließen — die Abschlussrechnung zieht jeden Abschlag von selbst ab.
Für lange Aufträge stellen Sie Abschlagsrechnungen nach Prozent oder Betrag. Der Auftrag zeigt jederzeit, was schon abgerechnet ist und was offen bleibt. Am Ende führen Sie ihn zur Abschlussrechnung weiter — sie enthält die vollen Positionen und zieht alle Abschläge als negative Posten ab, sodass nur der Restbetrag zu zahlen bleibt.
Ein Bauauftrag läuft über Monate. Sie können nicht bis zur Schlussrechnung warten, um Geld zu sehen — also stellen Sie zwischendurch Abschläge: eine Anzahlung bei Auftrag, weitere nach Baufortschritt. Am Ende kommt die Schlussrechnung, und jetzt wird es fehleranfällig: Alle gestellten Abschläge müssen korrekt abgezogen werden, steuersatzgenau, damit der Kunde am Ende genau den Rest zahlt — nicht zu viel, nicht zu wenig. Von Hand ist das eine Rechnung, bei der ein vergessener Abschlag richtig weh tut.
Die Abschlagszahlung der ameax Faktura nimmt Ihnen diese Rechnung ab. Sie stellen Abschläge aus dem Auftrag, der Auftrag hält den Überblick, und die Abschlussrechnung zieht am Ende jeden Abschlag von selbst ab.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Rechnung über einen Teil des Auftragswerts, gestellt bevor die Leistung vollständig erbracht ist — üblich bei langen Bau- und Anlagenaufträgen. Sie entsteht aus dem Auftrag: Prozentsatz oder Betrag eingeben, fertig.
Was ist eine Abschlussrechnung?
Die finale Rechnung, die den Auftrag beendet. Sie enthält die vollen Auftragspositionen und zieht alle bereits gestellten Abschläge wieder ab, sodass nur der Restbetrag offen bleibt.
In Raten kassieren, am Ende schließen
Das Verfahren hat drei Stationen, und alle drei hängen am selben Auftrag: Sie stellen während der Laufzeit eine oder mehrere Abschlagsrechnungen, behalten im Auftrag jederzeit den Überblick über Gestelltes und Offenes, und schließen mit der Abschlussrechnung ab, die alles verrechnet.
Der Auftrag ist dabei die Klammer: Er ist die Auftragsbestätigung, auf die sich jeder Abschlag beruft, und er ist der Ort, an dem die Summen zusammenlaufen. Sie müssen nichts in einer Nebenliste mitführen — der Auftrag weiß, was er wert ist und was davon schon abgerechnet wurde.
Die Abschlagsrechnung: Prozent oder Betrag
Aus dem Auftrag lösen Sie die Aktion „Abschlagsrechnung" aus. Sie geben an, wie viel abgerechnet werden soll — auf zwei Wegen:
- Als Prozentsatz. ameax schlägt einen Wert vor, den Sie in den Einstellungen vorbelegen (etwa 25 %), und rechnet ihn in einen Betrag um.
- Als Betrag. Sie tragen direkt eine Summe ein. Maßgeblich für den Beleg ist immer der Betrag — der Prozentsatz dient der Orientierung.
ameax erzeugt daraus eine Rechnung mit einer Abschlagsposition je Steuersatz — mit passender Steuer und einem automatischen Text: „Abschlagzahlung gemäß Auftragsbestätigung [Nr] vom [Datum], [X] % von Netto …". Centdifferenzen aus der Prozentrechnung gleicht das System selbst aus, sodass die Summe exakt stimmt. Ein Abschlag darf dabei nie der volle Auftragswert sein und nie mehr als der noch offene Rest — die Vollabrechnung bleibt der Abschlussrechnung vorbehalten.
Der Auftrag behält den Überblick
Das ist der Punkt, der die Sache im Alltag trägt: Sie müssen nirgends mitschreiben, was Sie schon abgerechnet haben. Der Auftrag zeigt es. Bei jeder weiteren Abschlagsrechnung — und in der Auftragsansicht — sehen Sie:
- Das Auftragsnetto als Gesamtsumme, gegen die alles läuft.
- Jede gestellte Abschlagsrechnung einzeln, mit Belegnummer, Prozentanteil und Betrag. Stornierte Abschläge werden als „– Storno –" gegengerechnet, fallen also sauber wieder heraus.
- Den offenen Rest — das „Netto Maximal", das Sie mit dem nächsten Abschlag höchstens noch stellen können.
So kann kein Abschlag doppelt gestellt und keiner übersehen werden: Das System kennt den Rest und lässt keinen Betrag zu, der ihn überschreitet. In der Belegliste macht ein farbiges Badge zusätzlich auf einen Blick sichtbar, was Abschlagszahlung und was Abschlussrechnung ist.
Die Abschlussrechnung zieht alle Abschläge ab
Am Ende führen Sie den Auftrag ganz normal zur Rechnung weiter — der passende Auswahlpunkt ist als „Abschlussrechnung" gekennzeichnet. Was ameax dann baut, ist der eigentliche Kniff:
- Die vollen Auftragspositionen kommen in die Rechnung — der komplette Leistungsumfang, wie beauftragt.
- Jede gestellte Abschlagsrechnung wird als negative Position ergänzt, mit dem Hinweis „Abschlagszahlung aus Rechnung [Nr] vom [Datum]".
- Der Restbetrag ergibt sich damit unmittelbar aus der Summe — Leistung minus bereits gezahlte Abschläge.
Weil die Abzüge echte Positionen je Steuersatz sind, bleibt die Verrechnung steuersatzgenau. Im PDF steht das nachvollziehbar untereinander: zuerst der Gesamtbetrag der Leistung, darunter die abgezogenen Abschläge und schließlich der Restbetrag, den der Kunde noch zahlt. Kein manuelles Abziehen, kein vergessener Abschlag — die Schlussrechnung rechnet sich aus dem, was der Auftrag ohnehin schon weiß.
Abschlag oder positionsgenaue Teilrechnung?
Neben der summarischen Abschlagsrechnung gibt es die Teilrechnung — für Fälle, in denen nicht ein Prozentsatz vom Ganzen, sondern einzelne Positionen anteilig abgerechnet werden. Dabei verfolgt ameax je Position die bereits abgerechnete Menge, sodass Sie sehen, was von jeder Position noch offen ist.
Die Wahl treffen Sie je Auftrag: entweder summarische Abschläge nach Prozent/Betrag oder positionsgenaue Teilrechnungen. Beide Wege führen am Ende zur Abschlussrechnung, die zusammenrechnet, was gestellt wurde.
Von Hand nachhalten oder aus dem Auftrag?
| Frage | Von Hand | Mit Abschlagszahlung |
|---|---|---|
| Abschlag stellen | Rechnung neu tippen, Text formulieren | Prozent oder Betrag eingeben |
| Steuersätze im Abschlag | je Satz von Hand trennen | eine Position je Steuersatz, automatisch |
| Was ist schon abgerechnet? | Nebenliste oder Excel | der Auftrag zeigt jeden Abschlag |
| Offener Rest | selbst zusammenrechnen | „Netto Maximal" steht am Auftrag |
| Abschläge in der Schlussrechnung | einzeln abziehen, hoffentlich vollständig | automatisch als negative Positionen |
| Restbetrag | manuell ermittelt | ergibt sich aus der Positionssumme |
Kurz gesagt
Bei langen Aufträgen kassiert man in Raten — und die eigentliche Arbeit steckt am Ende: alle Abschläge sauber und steuersatzgenau von der Schlussrechnung abziehen, ohne einen zu vergessen. Von Hand ist das die teuerste Stelle im Ablauf.
Die Abschlagszahlung verlegt sie in den Auftrag: Abschläge nach Prozent oder Betrag, ein laufender Überblick über Gestelltes und Offenes, und eine Abschlussrechnung, die jeden Abschlag als negative Position selbst abzieht. Sie stellen die Rechnungen — den Rest rechnet der Auftrag.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Rechnung über einen Teil des Auftragswerts, gestellt bevor die Leistung vollständig erbracht ist — typisch bei langen Bau- oder Anlagenaufträgen. In ameax entsteht sie aus dem Auftrag: Sie geben einen Prozentsatz oder einen Betrag ein, und ameax erzeugt eine Rechnung mit einer Abschlagsposition je Steuersatz, inklusive Bezug auf die Auftragsbestätigung.
Was ist eine Abschlussrechnung und wie werden die Abschläge abgezogen?
Die Abschlussrechnung ist die finale Rechnung, die den Auftrag beendet. Sie entsteht, indem Sie den Auftrag zur Rechnung weiterführen. Sie enthält die vollen Auftragspositionen und zusätzlich jede bereits gestellte Abschlagsrechnung als negative Position. Dadurch ergibt sich der zu zahlende Restbetrag direkt aus der Positionssumme. Im PDF stehen der Gesamtbetrag und darunter die Abzüge mit dem verbleibenden Rest.
Wo sehe ich, wie viel schon abgerechnet und was noch offen ist?
Im Auftrag selbst. Er führt jede Abschlagsrechnung mit Belegnummer, Prozentanteil und Betrag auf, zeigt das Auftragsnetto als Gesamtsumme und den noch offenen Rest — das „Netto Maximal“, das Sie mit dem nächsten Abschlag höchstens noch stellen können. Stornierte Abschläge werden dabei gegengerechnet. In der Belegliste kennzeichnen farbige Badges Abschlagszahlung und Abschlussrechnung.
Gebe ich einen Prozentsatz oder einen Betrag ein?
Beides ist möglich. ameax schlägt einen Prozentsatz vor (den Sie in den Einstellungen vorbelegen, etwa 25 %) und rechnet ihn in einen Betrag um; Sie können stattdessen direkt einen Betrag eintragen. Maßgeblich für den Beleg ist der Betrag — der Prozentsatz dient der Orientierung. ameax gleicht Centdifferenzen automatisch aus, sodass die Summe exakt stimmt.
Kann ein Abschlag den vollen Auftragswert ausmachen?
Nein. Ein Abschlag ist immer ein Teilbetrag und darf nie dem kompletten Auftragswert entsprechen; er darf auch den noch offenen Rest nicht überschreiten. Die vollständige Abrechnung ist der Abschlussrechnung vorbehalten, die alle Abschläge verrechnet.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Die Abschlagsrechnung ist summarisch: ein Prozentsatz oder Betrag auf den Gesamtwert. Die Teilrechnung ist positionsgenau — Sie rechnen einzelne Positionen anteilig ab, und ameax verfolgt je Position die bereits abgerechnete Menge. Pro Auftrag entscheiden Sie sich für eines der beiden Verfahren; beide münden am Ende in eine Abschlussrechnung.
Ist die Abschlagszahlung in jeder Faktura enthalten?
Sie ist eine Faktura-Funktion, die aktiviert werden muss, und setzt aktivierte Aufträge und Rechnungen voraus. Ist sie eingeschaltet, erscheint am Auftrag die Aktion für Abschlagsrechnungen und beim Weiterführen die Option zur Abschlussrechnung.
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