E-Rechnung & XRechnung

Die E-Rechnung ist keine Kür mehr, sondern Pflicht — und wer an den Staat liefert, spürt das zuerst. Eine Behörde nimmt keine PDF-Rechnung per Mail mehr an; sie will ein maschinenlesbares Dokument mit ganz bestimmten Angaben. Fehlt die Leitweg-ID oder die Bestellnummer, weist das Portal die Rechnung ab — und die Zahlung verschiebt sich, bis alles stimmt.

Die Funktion E-Rechnung & XRechnung der ameax Faktura erzeugt genau die Datei, die verlangt wird — im richtigen Format und mit den Angaben, die ein öffentlicher Auftraggeber braucht.

E-Rechnung ist Pflicht — an Behörden erst recht

Zwei Dinge unterscheiden die Rechnung an eine Behörde von der an einen Firmenkunden: das Format und die Pflichtangaben. Das Format muss strukturiert und maschinenlesbar sein; die Angaben müssen genau die tragen, die der öffentliche Auftraggeber für seine Verarbeitung braucht. Fehlt eines von beidem, scheitert es nicht am Sachbearbeiter, sondern am Portal — automatisch.

ameax erzeugt beides aus der ganz normalen Rechnung: die richtige Datei und die richtigen Felder. Sie schreiben die Rechnung wie immer, das E-Rechnungs-Format entsteht daraus.

ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

Die E-Rechnungen entstehen im Format ZUGFeRD 2.3 und Factur-X sowie als XRechnung — nach dem europäischen Standard EN 16931 und dem erweiterten Profil EXTENDED, das auch die Zusatzfelder für Behörden aufnimmt. Die erzeugte Datei wird gegen das Schema geprüft, bevor sie herausgeht.

Wie das Dokument aussieht, hängt vom Empfänger ab:

• Als PDF/A-3b — ein archivierbares PDF, das die maschinenlesbaren Daten eingebettet mitführt. Der Mensch sieht die Rechnung, die Software liest die Daten.
• Als reine XML-Datei — für Portale und Empfänger, die nur das strukturierte Format ohne Sichtbeleg erwarten.

Was der öffentliche Auftraggeber verlangt

Hier liegt der eigentliche Unterschied zur E-Rechnung an Firmenkunden. Ein öffentlicher Auftraggeber verlangt Angaben, die in der Privatwirtschaft selten gefordert sind — und ameax trägt sie an der richtigen Stelle ins XML:

• Leitweg-ID — am Kunden hinterlegt, in der E-Rechnung als Feld BT-10 und zusätzlich als elektronische Adresse geführt.
• Volltext-Leistungsbeschreibung (BT-153) — die für öffentliche Auftraggeber empfohlene ausführliche Beschreibung.
• Bestellnummer, Kostenstelle, Vertragsreferenz, Buchungsreferenz und regulatorische Angaben — die Referenzen, über die eine Behörde die Rechnung ihrem Vorgang zuordnet.

Diese Felder sind kein Beiwerk: Oft entscheidet genau ihre Angabe darüber, ob das Portal die Rechnung annimmt oder zurückweist. Weil sie am Kunden und am Beleg hinterlegt sind, tragen Ihre Rechnungen sie automatisch — Sie müssen sie nicht bei jeder Rechnung neu heraussuchen.

Aus der Rechnung wird die E-Rechnung

Im Alltag ändert sich wenig: Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, und ameax erzeugt daraus das E-Rechnungs-Dokument — als PDF/A-3b mit eingebetteten Daten oder als reines XML zum Download. Erzeugt wird die E-Rechnung für Rechnungen und Stornobelege auf Netto-Basis.

Ein wichtiger Hinweis zur Richtung: Diese Funktion erstellt ausgehende E-Rechnungen. Das Einlesen eingehender E-Rechnungen ist nicht Teil davon — Eingangsrechnungen erfassen Sie in ameax weiterhin selbst.

PDF per Mail oder echte E-Rechnung?

Kurz gesagt

An eine Behörde zu fakturieren scheitert selten am Betrag und fast immer an der Form: falsches Format, fehlende Leitweg-ID, keine Bestellnummer — und das Portal weist ab, bevor ein Mensch die Rechnung sieht.

Die E-Rechnung in ameax bringt beides zusammen: das geforderte Format — ZUGFeRD 2.3, Factur-X und XRechnung, schemageprüft, auf Wunsch als PDF/A-3b — und die Pflichtangaben für öffentliche Auftraggeber, von der Leitweg-ID bis zur Kostenstelle. Sie schreiben die Rechnung, die E-Rechnung entsteht daraus.