Planzahlen und Zielvorgaben

Zielvorgaben scheitern selten am Ziel. Sie scheitern daran, dass der Ist-Wert woanders herkommt als die Kennzahl, über die man ohnehin spricht. Das Ziel steht in einer Tabelle, der Ist-Wert wird monatlich aus dem System gezogen, und weil beide unterschiedlich filtern, beginnt jede Besprechung mit der Frage, warum die Zahlen nicht zusammenpassen.

In ameax gibt es diese zweite Rechnung nicht. Ein Ziel ist keine eigene Verwaltung, sondern eine Einstellung auf einer Kennzahl, die es bereits gibt.

Das Ziel sitzt auf der Kennzahl

Das ist der entscheidende Bauunterschied. Ein Ziel ist in ameax kein eigenes Modul mit eigenen Tabellen und eigener Berechnung, sondern eine Darstellungsart neben Kennzahl, Diagramm, Tabelle und Matrix. Sie wählen einen Auswertungsbaustein, setzen die Filter, tragen einen Zielwert ein — fertig.

Die Folge ist unspektakulär und genau deshalb wertvoll: Der Ist-Wert in der Zielanzeige und die Zahl in der Auswertung daneben können nicht auseinanderlaufen. Es ist dieselbe Abfrage, mit denselben Rechten. Wer nur seine eigenen Kunden sehen darf, sieht auch nur seinen eigenen Ist-Wert.

Zweite Folge: Wenn eine Auswertung um einen Filter erweitert wird, steht dieser Filter auch für Ziele zur Verfügung. Ein Ziel „Aktivitäten in Region Süd" ist keine Sonderentwicklung, sondern eine Filtereinstellung.

Worauf sich ein Ziel setzen lässt

16 Auswertungsbausteine tragen Zielwerte — und sie kommen aus vier verschiedenen Bereichen. Genau darin liegt der Nutzen: Vertriebsaktivität, Pipeline und Umsatz lassen sich mit derselben Mechanik steuern, statt mit drei getrennten Systemen.

Bemerkenswert ist die Mischung. Ein Vertriebsteam, das nur auf Umsatz gesteuert wird, erfährt zu spät, dass etwas schiefläuft — der Umsatz ist das Ergebnis von Arbeit, die Wochen zurückliegt. Mit Zielen auf Aktivitäten, erledigten Wiedervorlagen und der gewichteten Pipeline sehen Sie die Ursache, während sie entsteht, und nicht erst ihre Wirkung.

Leistung oder Bestand — zwei Arten von Zielen

Ein Ziel ist nicht gleich ein Ziel, und ameax trennt beide Arten bewusst. Welche gilt, hängt an der Kennzahl und ist nicht frei wählbar — weil die falsche Wahl nur unsinnige Zahlen erzeugen würde.

• Leistungsziel — was in einem Zeitraum zusammenkommt: Aktivitäten je Monat, Umsatz je Quartal, gewichteter Forecast je Jahr. Der Zeitraum ist zur Laufzeit umschaltbar zwischen Woche, Monat, Quartal und Jahr.
• Bestandsziel — ein Stand zum jetzigen Zeitpunkt: höchstens 50 überfällige Wiedervorlagen, höchstens 10 überfällige Vorgänge, mindestens ein bestimmtes offenes Chancenvolumen. Kein Zeitfenster, keine Hochrechnung.

Dazu kommt die Richtung. Bei den meisten Kennzahlen ist mehr besser; bei überfälligen Wiedervorlagen, offenen Aufgaben und Verweildauer ist weniger besser. Die Richtung steuert die Prozentrechnung und die Farbe — ein Ziel „höchstens" wird nicht grün, weil viel zusammengekommen ist.

Tempo und Hochrechnung

Der Prozentwert allein sagt wenig. „40 Prozent des Monatsziels" ist am 5. eines Monats hervorragend und am 28. ein Problem. Deshalb zeigt ein Leistungsziel in der laufenden Periode drei Dinge zusätzlich zum Ist-Wert:

1. Soll heute — welcher Stand zum heutigen Tag dem Ziel entspräche.
2. Tempo-Marke — die Position dieses Soll-Werts direkt in der Anzeige, sodass Vorsprung und Rückstand ohne Rechnen sichtbar sind.
3. Hochrechnung — was am Ende der Periode herauskommt, wenn es so weitergeht. Sie erscheint als angedeuteter Bogen neben dem tatsächlichen Stand.

Die Farbgebung folgt demselben Gedanken: Wer zurückliegt, sieht das sofort, ohne die Zahl zu deuten. Gerade der Zustand „null Prozent" ist als Warnung erkennbar und nicht bloß als leerer Ring.

Beim Mitarbeiter-Geltungsbereich zeigt die Anzeige zusätzlich das Profilbild — auf einem Team-Dashboard sieht man auf einen Blick, wessen Ziel man gerade betrachtet, ohne die Beschriftung zu lesen. Gilt ein Ziel für die Gesamtmenge, wird das ausdrücklich gekennzeichnet.

Der rollierende Rückblick

Kalenderperioden sind nicht für jede Frage das Richtige. Wer wissen will, ob ein Mitarbeiter gerade in Fahrt ist, interessiert sich nicht für den Monatsersten, sondern für die letzten Wochen. Dafür gibt es die zweite Variante: Planzahlen mit rollierendem Rückblick über die letzten 7, 14, 30, 60 oder 90 Tage.

Sie stehen für Aktivitäten, erledigte Wiedervorlagen und angelegte Termine sowie für Beleg- und Umsatzzahlen zur Verfügung — bei den Umsätzen wahlweise als Gesamtwert oder als Durchschnitt je Kunde innerhalb der Betreuergruppe. Je Mitarbeiter gibt es eine Tagesansicht und ein Verlaufsdiagramm; ein Handicap je Benutzer erlaubt es, unterschiedliche Ausgangslagen zu berücksichtigen.

Beide Varianten gehören zum selben Modul und schließen einander nicht aus: der rollierende Rückblick für die tägliche Steuerung, die Kalenderperiode mit Hochrechnung für Monats-, Quartals- und Jahresziele.

Zieltabelle oder Planzahl im System?

Ziele, über die man nicht streiten muss

Der praktische Gewinn ist weniger die Zielverwaltung als die entfallene Diskussion. Weil Ist-Wert und Kennzahl aus derselben Quelle stammen und dieselben Rechte anwenden, gibt es keine zweite Wahrheit — und das Gespräch dreht sich um die Frage, was zu tun ist, statt um die Frage, welche Zahl gilt.

Wer die Ziele in den Zusammenhang stellen will, setzt sie neben die zugehörigen Auswertungen: das Aktivitätenziel neben den Aktivitätenverlauf, das Umsatzziel neben den Umsatzverlauf, das Pipeline-Ziel neben den Forecast. Dasselbe Dashboard, dieselben Filter — Ziel und Erklärung nebeneinander.