Warum die Kennung zählt
Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, lädt die E-Rechnung als XML herunter und reicht sie über die Behördenportale ZRE oder OZG-RE ein. Diese Portale prüfen gegen den Standard XRechnung. Bislang trug die heruntergeladene Datei die allgemeine EN-16931-Kennung: inhaltlich korrekt, aber für die Portale nicht eindeutig als XRechnung erkennbar. Genau das ändert sich.
Der XML-Download ist jetzt XRechnung 3.0
Der XML-Download liefert ab sofort immer eine XRechnung 3.0. Die Datei trägt die passende Kennung im aktuellen Namensraum von XRechnung 3.0 — erst dadurch erkennen die Portale das Dokument als XRechnung, eine anerkannte Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931.
Wichtig zur Einordnung: Die Umstellung betrifft den XML-Download. Das XML, das ameax zusätzlich in die PDF-Rechnung einbettet (ZUGFeRD), bleibt bei dem Profil, das Sie in den Einstellungen gewählt haben. Beide Wege bestehen unabhängig nebeneinander — der Download für die Portale, das eingebettete XML für den klassischen Rechnungsversand.
Pflichtangaben werden geprüft, bevor die Datei entsteht
Eine XRechnung stellt strengere Anforderungen als eine allgemeine E-Rechnung. Damit Sie keine unvollständige Datei einreichen, prüft ameax die Pflichtangaben schon vor der XML-Erzeugung. Fehlt etwas, nennt die Meldung das konkrete Feld und wo Sie es nachtragen — statt eine ungültige Rechnung auszuliefern. Geprüft werden unter anderem:
- die Leitweg-ID des Empfängers (bei einer XRechnung Pflicht — sie wird im XRechnung-Profil immer geschrieben),
- der Verkäufer-Kontakt in den Mandanten-Stammdaten: Name, Telefon und Buchhaltungs-E-Mail,
- die USt-IdNr. des Mandanten,
- vollständige Anschriften von Verkäufer und Rechnungsempfänger,
- eine IBAN bzw. bei Lastschrift ein SEPA-Mandat.
Zusätzlich wird die Datei technisch gegen das korrekte Schema validiert. Eine vollständige inhaltliche Prüfung gegen das komplette deutsche Regelwerk ist ein Entwicklerwerkzeug und läuft nicht auf den Produktivservern — im Alltag sichern Sie die Pflichtfeld-Vorprüfung und die Schema-Validierung ab.
Auch Stornobelege als XML
Neben Rechnungen lässt sich der XML-Download jetzt auch für Stornobelege nutzen. Die Storno-XML verweist dabei auf die ursprüngliche Rechnung, sodass der Empfänger nachvollziehen kann, welcher Beleg korrigiert wird.
Für alle, die an die öffentliche Hand fakturieren
Die XRechnung ist im öffentlichen Auftragswesen Pflicht. Mit dem aktualisierten XML-Download reichen Sie Ihre Rechnungen ohne Zwischenschritte bei ZRE und OZG-RE ein. Mehr zur E-Rechnung in ameax finden Sie auf der Faktura-Seite und in der ZUGFeRD-Übersicht.