Der Hinweis steht dort, wo die Entscheidung fällt: direkt unter dem Kundenkopf im Beleg, während Sie ihn noch bearbeiten. Er nennt vier Zahlen — das Kreditlimit, die offenen Aufträge und Rechnungen, den Betrag dieses Belegs und die Überschreitung. Damit ist nicht nur klar, dass der Rahmen reißt, sondern auch um wie viel und woher es kommt.
Das Limit wird pro Kunde und Mandant gepflegt
Das Kreditlimit steht beim Kunden in den Zahlungseinstellungen, gleich neben Preisgruppe, Zahlungskonditionen und Versandart. Gepflegt wird es je Mandant — ein Kunde kann bei der einen Gesellschaft einen weiten Rahmen haben und bei der anderen einen engen.
Unter dem Feld steht direkt, wie es aktuell aussieht: Offene Aufträge/Rechnungen und, sobald ein Limit gesetzt ist, der noch verfügbare Rahmen. Sie sehen also schon beim Festlegen des Limits, ob es zur laufenden Geschäftsbeziehung passt.
Bleibt das Feld leer, gilt kein Limit — dann wird auch nichts geprüft und nie gewarnt.
Was in den offenen Bestand einfließt
Gerechnet wird mit dem, was tatsächlich noch aussteht — dem offenen Betrag der Belege, nicht deren Gesamtsumme:
- offene Rechnungen, auch die noch nicht fälligen
- offene Aufträge, also auch das, was noch gar nicht fakturiert ist
- Gutschriften mindern den Bestand
Entwürfe, stornierte, abgelehnte und abgebrochene Belege zählen nicht mit. Der Beleg, den Sie gerade bearbeiten, wird aus dem Bestand herausgerechnet und separat als Dieser Beleg ausgewiesen — er kann sich also nicht selbst doppelt anrechnen.
Die Warnung rechnet live mit
Ändern Sie eine Position, aktualisiert sich der Hinweis sofort mit der neuen Summe. Sie müssen den Beleg nicht speichern, um zu sehen, ob er den Rahmen sprengt — und Sie sehen umgekehrt sofort, wenn eine gestrichene Position ihn wieder einhält.
Ein Hinweis, keine Sperre
Das Kreditlimit warnt, es blockiert nicht. Der Beleg lässt sich weiter bearbeiten, speichern und ausgeben — die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Genau so ist es gedacht: Wer den Kunden kennt, liefert trotzdem; wer stutzig wird, greift vorher zum Telefon statt hinterher zur Mahnung.
Zur Einordnung, damit Sie wissen, worauf Sie sich verlassen können: Der Hinweis erscheint bei Auftrag und Rechnung — nicht im Angebot und nicht im Lieferschein. Gewarnt wird bei tatsächlicher Überschreitung, es gibt keine Vorwarnschwelle bei 80 Prozent. Und die Fälligkeit spielt für die Berechnung keine Rolle: Es zählt der offene Betrag, nicht sein Alter. Das Mahnwesen läuft davon unberührt weiter.
