Was das Dokumentenportal ist
Über das Dokumentenportal stellen Sie Ihren Kunden Dokumente in einem eigenen Login-Bereich bereit — sie sehen, öffnen und laden dort die für sie hinterlegten Dateien. Mit dem aktuellen Ausbau wird aus der reinen Ablage ein durchdachtes Werkzeug mit Papierkorb, Fristen und Workflow.
Nichts geht mehr versehentlich verloren
Gelöschte Dokumente verschwinden nicht mehr sofort. Statt hart zu löschen, wandert eine Datei zunächst in einen Papierkorb und bleibt dort in einer 90-tägigen Schonfrist erhalten. Im Backend blenden Sie den Papierkorb je Ordner ein („Papierkorb anzeigen"), sehen das Löschdatum und stellen versehentlich Gelöschtes per Klick wieder her — sofern Sie das Löschrecht am Ordner haben. Erst nach Ablauf der Schonfrist wird endgültig gelöscht.
Aufbewahrungsfristen je Ordner
Pro Ordner legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest — von sechs Monaten über ein, zwei, drei, fünf bis zehn Jahre, oder „keine automatische Löschung". Läuft die Frist (gemessen am Dokumentendatum) ab, wandert das Dokument automatisch in den Papierkorb und nach den zusätzlichen 90 Tagen Schonfrist endgültig hinaus. So halten Sie Aufbewahrungsvorgaben ein, ohne manuell aufzuräumen.
Gelesen-Status, Filter und eine zentrale Liste
Sie sehen jetzt, welche Dokumente ein Empfänger bereits geöffnet hat. Im Portal lässt sich nach Ungelesenem filtern, nach Monat eingrenzen und per Suchfeld nach Namen suchen; zwischen einer kompakten Listen- und der gewohnten Kachelansicht schalten Sie nach Belieben um. Alle Filter sind je Mandant zuschaltbar.
Für den Überblick über alle Kunden hinweg gibt es zusätzlich eine zentrale Dokumentenliste mit Filtern nach Kunde, Ordner, Status und Suchbegriff. Und ein Report wertet die Uploads je Kunde aus — mit Anzahl und Dateigröße, auch als CSV.
Dokument-Aktionen: ein kleiner Workflow je Dokument
Neu sind Dokument-Aktionen: farbige Handlungsoptionen, die ein Kunde an einem Dokument im Portal auslöst und die Sie intern als „erledigt" abhaken. Der erste Anwendungsfall ist der Umgang mit Originalbriefen — etwa „zusenden" oder „vernichten". Die möglichen Aktionen definieren Sie als Gruppen mit Bezeichnung und Farbe und weisen sie einem Ordner zu; im Portal erscheinen sie als Badges, ein Klick setzt die Wahl.
Verfügbarkeit
Der Ausbau gehört zum Dokumentenportal; Papierkorb, Aufbewahrungsfristen, Gelesen-Status und Dokument-Aktionen werden je Mandant in den Einstellungen aktiviert. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie gern — sprechen Sie uns an.