Lückenlose Protokollierung
Wer hat wann was geändert? Jeder Statuswechsel und jede Feldänderung steht mit Zeitpunkt, Benutzer und Alt-Neu-Wert im Verlauf.
Jeder Vorgang führt zwei Protokolle: den Statusverlauf mit Zeitpunkt, Bearbeiter und Verweildauer je Status, und den Änderungsverlauf, der jede Feldänderung mit Alt- und Neuwert festhält. Dazu steht, ob sie von Hand, per Prozess-Button, Import oder Schnittstelle kam.
Wenn ein Vorgang durch mehrere Hände geht, kommt irgendwann die Frage: Wer hat das eigentlich geändert? Wann wurde der Status umgestellt, wer hat den Fall übernommen, seit wann liegt er auf dieser Priorität? Ohne Protokoll bleibt nur Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.
Jeder Vorgang in ameax führt deshalb zwei Protokolle, die genau diese Fragen beantworten, automatisch, ohne Zutun des Bearbeiters.
Der Statusverlauf
Hält jeden Statuswechsel fest: wann, durch wen, auf welchen Status, und wie lange der Vorgang im vorherigen Status lag.
Der Änderungsverlauf
Hält jede Änderung an den Vorgangsdaten fest: welches Feld, alter und neuer Wert, Zeitpunkt, Benutzer und auf welchem Weg die Änderung kam.
Zwei Protokolle je Vorgang
Die beiden Protokolle ergänzen sich. Der Statusverlauf erzählt die grobe Geschichte, den Weg des Vorgangs durch seine Status. Der Änderungsverlauf geht ins Detail und zeigt jede einzelne Feldänderung. Zusammen ergeben sie ein lückenloses Bild davon, was mit dem Vorgang geschehen ist.
Der Statusverlauf
Jeder Statuswechsel wird mit Zeitpunkt und Bearbeiter festgehalten. Die Ansicht zeigt, wann der Vorgang auf welchen Status gesetzt wurde und wie lange er im jeweils vorherigen Status lag. So wird sichtbar, wo ein Vorgang liegen geblieben ist und wer ihn weiterbewegt hat, die Grundlage, um Abläufe ehrlich zu bewerten.
Der Änderungsverlauf
Der Änderungsverlauf ist das genaue Protokoll. Zu jeder Änderung hält er fest:
- Welches Feld sich geändert hat — Zuständiger, Priorität, Frist, Beobachter und mehr.
- Alter und neuer Wert — nicht nur, dass sich etwas geändert hat, sondern von was zu was.
- Zeitpunkt und Benutzer — wann und durch wen.
- Der Weg — ob die Änderung über die Bearbeitungsmaske, per Prozess-Button, durch einen Import oder über eine Schnittstelle kam.
Was festgehalten wird
Der Änderungsverlauf erfasst die Felder, die den Vorgang inhaltlich ausmachen, darunter Status, Priorität, Zuständiger und zuständiges Team, Melder, Beobachter, Frist und Wiedervorlage, Projekt- und Kundenzuordnung, Titel und Beschreibung sowie die ausgeführten Prozess-Buttons und Konvertierungen. Auch eigene Zusatzfelder werden protokolliert, wenn sie dafür vorgesehen sind. Erledigungen erscheinen als Wechsel in einen abgeschlossenen Status.
Für alle nachvollziehbar
Beide Protokolle sind direkt im Vorgang einsehbar, kein Export, kein Umweg. Damit ist zu jedem Zeitpunkt klar, wer den Vorgang bearbeitet hat und was passiert ist. Für den Arbeitsalltag heißt das: keine Diskussionen darüber, „wer das gemacht hat", sondern ein Blick in den Verlauf.
Zusammen mit Checklisten und dem freigebbaren Kommentarstrang entsteht so eine durchgehende, nachvollziehbare Dokumentation jedes Vorgangs.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was wird in einem Vorgang protokolliert?
Zweierlei: der Statusverlauf mit jedem Statuswechsel und der Änderungsverlauf mit jeder Änderung an den Vorgangsdaten. Festgehalten werden jeweils Zeitpunkt und Benutzer; beim Änderungsverlauf zusätzlich das geänderte Feld mit altem und neuem Wert.
Sieht man, wer einen Status geändert hat?
Ja. Der Statusverlauf zeigt zu jedem Statuswechsel den Zeitpunkt, den Bearbeiter, den neuen Status und wie lange der Vorgang im vorherigen Status verweilt hat.
Werden auch Übergaben und Prioritätswechsel festgehalten?
Ja. Der Änderungsverlauf erfasst unter anderem den Wechsel des Zuständigen und des zuständigen Teams, den Melder, die Beobachter, die Priorität, Frist und Wiedervorlage sowie Projekt- und Kundenzuordnung, jeweils mit altem und neuem Wert.
Sieht man, ob eine Änderung per Prozess-Button kam?
Ja. Der Änderungsverlauf hält auch den Weg der Änderung fest: über die Bearbeitungsmaske, per Prozess-Button, durch einen Import oder über eine Schnittstelle.
Ist das Protokoll revisionssicher?
Das Protokoll dokumentiert im Vorgang nachvollziehbar, wer wann was geändert hat, und ist jederzeit einsehbar. Es ist ein anwendungsseitiges Protokoll und nicht als zertifizierte, revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD ausgelegt.
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