Checklisten
Kein Schritt vergessen: eine Vorlage einmal anlegen, per Klick oder Prozess-Button an den Vorgang hängen, abgehakt wird mit Name und Zeitstempel.
Wiederkehrende Arbeitsschritte legen Sie einmal als Checklisten-Vorlage an und hängen sie an jeden Vorgang, manuell oder automatisch über einen Prozess-Button. Jeder Punkt wird mit Bearbeiter und Zeitpunkt abgehakt, mehrere Checklisten je Vorgang sind möglich.
Manche Abläufe sind jedes Mal gleich: Ein neuer Mitarbeiter wird eingerichtet, eine Maschine gewartet, ein Auftrag abgenommen. Zehn Schritte, immer dieselben, und trotzdem fehlt am Ende einer, weil ihn niemand im Kopf hatte. Eine Checkliste macht die Schritte sichtbar und abhakbar.
In ameax legen Sie so eine Liste einmal als Vorlage an und hängen sie an jeden Vorgang, der sie braucht.
Was ist eine Checkliste?
Eine Liste einzelner Arbeitsschritte am Vorgang, die abgehakt werden. Die Punkte kommen aus einer wiederverwendbaren Vorlage oder werden von Hand ergänzt.
Was ist eine Vorlage?
Ein einmal definierter Satz an Punkten mit Titel, den Sie beliebig oft an Vorgänge anhängen, auch automatisch über einen Prozess-Button.
Eine Vorlage, viele Vorgänge
Der Kern ist die Trennung von Vorlage und Anwendung: Sie pflegen die Schritte an einer Stelle, und jeder Vorgang bekommt seine eigene Kopie zum Abhaken. Ändert sich der Ablauf, passen Sie die Vorlage an, bestehende Vorgänge behalten ihre bereits abgehakten Punkte. An einem Vorgang können auch mehrere Checklisten nebeneinander liegen, etwa eine für die Technik und eine für die Abnahme.
Checklisten-Vorlagen anlegen
Eine Vorlage besteht aus einem Titel und den einzelnen Punkten, ein Punkt je Zeile. Längere Listen gliedern Sie mit Überschriften, sodass „Vorbereitung", „Durchführung" und „Abnahme" optisch getrennt sind. Vorlagen lassen sich aktiv oder inaktiv schalten; nur aktive stehen zum Anhängen bereit.
Abhaken mit Name und Zeit
Am Vorgang hakt der Bearbeiter die Punkte nacheinander ab. Bei jedem erledigten Punkt hält ameax fest, wer ihn erledigt hat und wann. Damit ist die Checkliste nicht nur eine Gedächtnisstütze, sondern auch ein Beleg: Im Nachhinein ist erkennbar, welcher Schritt von wem abgeschlossen wurde.
Per Prozess-Button anhängen
Am schönsten wird es, wenn die Checkliste von selbst kommt: Ein Prozess-Button kann beim Weiterschalten eine Vorlage anhängen, und beim Abschluss eines Abschnitts eine nicht mehr benötigte wieder entfernen. So trägt jeder Vorgang genau die Schritte, die zu seinem aktuellen Stand gehören, ohne dass jemand daran denken muss.
Freie Punkte und Überschriften
Nicht jeder Vorgang passt exakt in die Vorlage. Deshalb ergänzen Sie am Vorgang jederzeit eigene Punkte, benennen sie um, sortieren sie per Drag-and-drop oder löschen sie. Überschriften helfen, auch eine gewachsene Liste übersichtlich zu halten.
Checklisten sind das kleine Werkzeug für Verlässlichkeit im Detail, und zusammen mit der lückenlosen Protokollierung der Beleg, dass jeder Schritt tatsächlich getan wurde.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist eine Checkliste im Vorgang?
Eine Liste einzelner Arbeitsschritte an einem Vorgang, die abgehakt werden. Die Punkte stammen aus einer wiederverwendbaren Vorlage oder werden von Hand ergänzt. Sie stellt sicher, dass bei wiederkehrenden Abläufen kein Schritt vergessen wird.
Wie lege ich eine Checklisten-Vorlage an?
In den Einstellungen unter „Vorgänge" legen Sie eine Vorlage mit einem Titel und den einzelnen Punkten an, ein Punkt je Zeile. Zeilen, die als Überschrift dienen, gliedern längere Listen. Aktive Vorlagen stehen danach zum Anhängen bereit.
Wird festgehalten, wer abgehakt hat?
Ja. Beim Abhaken eines Punktes hält ameax fest, wer ihn erledigt hat und wann. So ist auch im Nachhinein nachvollziehbar, wer welchen Schritt abgeschlossen hat.
Kann ich den Abschluss erzwingen, bis alle Punkte erledigt sind?
Nein. Die Checkliste ist ein Hilfsmittel für die Bearbeitung, kein Sperrmechanismus. Ein Statuswechsel oder Abschluss lässt sich nicht davon abhängig machen, dass alle Punkte abgehakt sind. Die offenen Punkte sind aber jederzeit sichtbar.
Kann ich einzelne Punkte manuell hinzufügen?
Ja. Neben den Punkten aus einer Vorlage können Sie am Vorgang jederzeit einzelne eigene Punkte ergänzen, umbenennen, per Drag-and-drop sortieren oder löschen. Mehrere Checklisten an einem Vorgang sind ebenfalls möglich.
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