Was ein Warenwirtschaftssystem für kleine Unternehmen leistet
Ein Warenwirtschaftssystem führt Buch über den Weg einer Ware durch den Betrieb: was bestellt wird, was im Lager liegt, was reserviert ist und was hinausgeht. Es verbindet den Einkauf mit dem Verkauf und hält den Bestand zu jedem Artikel aktuell, ohne dass jemand eine Liste pflegt.
Dahinter stecken vier Bereiche, die zusammenhängen: der Einkauf beim Lieferanten, das Lager mit seinen Beständen, der Verkauf an den Kunden und der Versand. Ein System wird daraus erst dadurch, dass eine Buchung in einem Bereich die anderen mitzieht.
In vielen Betrieben ist ein Teil davon längst im Einsatz. Angebote, Aufträge und Rechnungen entstehen bereits in einer Faktura Software, und damit stehen die Mengen schon in den Belegen. Was fehlt, ist der Bestand dahinter.
Für kleine Unternehmen ist der Umfang überschaubarer, als der Begriff vermuten lässt. Der praktische Unterschied ist, dass niemand mehr eine zweite Liste führt: Was im Beleg steht, steht im Bestand.
Wann eine Tabelle für den Bestand nicht mehr reicht
Der Punkt kommt selten als Entscheidung. Er zeigt sich daran, dass Fragen länger dauern als früher: Wie viele haben wir noch? Ist das schon versprochen? Die Antworten stehen an mehreren Stellen, und keine davon ist verlässlich aktueller als die andere.
Am deutlichsten wird es beim Zusagen. Eine Menge wird einem Kunden versprochen, weil die Liste sie ausweist — und beim Kommissionieren stellt sich heraus, dass ein Kollege dieselbe Menge längst eingeplant hat. Der Fehler steckt nicht in der Liste, sondern darin, dass sie nur den Bestand kennt und nicht die Absichten.
Die zweite Stelle ist der Einkauf. Nachbestellt wird, wenn jemand daran denkt oder wenn ein Regal auffällig leer aussieht. Mal liegt danach zu viel im Lager, mal fehlt etwas mitten in der Woche.
Im großen Betrieb ist Arbeitsteilung zugleich eine Kontrolle: Der Einkauf sieht, was das Lager meldet, die Buchhaltung sieht, was zugesagt wurde. Im kleinen Betrieb hängt beides an derselben Person — dann gibt es keine zweite Stelle, an der ein Fehler auffällt. Er zeigt sich erst beim Kunden.
Eine Tabelle kann das nicht auffangen, weil sie eine Momentaufnahme ist. Sie weiß, was gezählt wurde, nicht was seitdem passiert ist. Wo mehrere Menschen an denselben Artikeln arbeiten, wird aus der Momentaufnahme eine Vermutung.
Ein Auftrag im Warenwirtschaftssystem — vom Eingang bis zum Paket
Ein Kunde bestellt vierzig Stück. Zwölf liegen im Lager, zwanzig sind beim Lieferanten bestellt, die letzten acht müssen erst zusammengesetzt werden. Vier Fragen entscheiden, was daraus wird — und in einem kleinen Betrieb beantwortet sie oft dieselbe Person.
Was „verfügbar" wirklich bedeutet
Sobald der Auftrag geschrieben ist, gehören die zwölf Stück diesem Kunden. Sie liegen weiter im Regal, aber niemand kann sie noch jemand anderem zusagen.
Das ist der Unterschied zur Tabelle. Eine Tabelle zeigt, was da ist. Ein Warenwirtschaftssystem zeigt zusätzlich, was davon schon vergeben ist — und was übrig bleibt, kann man verkaufen.
Dafür muss niemand etwas eintragen. Die Reservierung entsteht, weil der Auftrag geschrieben wurde. Geht die Ware raus, ist sie verbraucht. Wird der Auftrag storniert, ist sie wieder frei.
Was nachbestellt werden muss
Zwanzig Stück sind bereits beim Lieferanten bestellt. Entscheidend ist, dass das System davon weiß — sonst bestellt jemand dieselbe Menge ein zweites Mal.
Deshalb schlägt es selbst vor, was fehlt. Man legt einmal fest, wie viel von einem Artikel dasein soll; den Rest rechnet das System aus und zieht ab, was ohnehin unterwegs ist. Heraus kommt eine Bestellliste, sortiert nach Lieferant. Die Lieferung muss dann nicht vollständig sein: Treffen nur fünfzehn der zwanzig ein, bleiben die fehlenden fünf offen stehen, bis sie kommen.
Was erst zusammengesetzt wird
Die letzten acht gibt es nicht fertig im Regal. Sie werden aus Einzelteilen zusammengebaut, und im System steht, welche Teile dazugehören.
Bevor jemand anfängt, sieht man, wie viele sich aus dem vorhandenen Material überhaupt bauen lassen. Reicht es nur für sechs, weiß man das, bevor der Kunde einen Termin bekommt. Sind die acht fertig, sinkt der Bestand der Einzelteile von selbst, und die acht neuen kommen dazu.
Für Sets, die nur zusammengestellt und nicht gebaut werden, geht es einfacher: Ein Set hat keinen eigenen Bestand, sondern zählt, wie viel von seinen Bestandteilen da ist.
Wie das Paket rausgeht
Zum Schluss der Lieferschein. Aus ihm entsteht das Versandlabel für DHL, DPD oder UPS, das Gewicht kommt aus den Positionen, und die Sendungsnummer bleibt am Vorgang. Fragt der Kunde, wo seine Ware ist, muss niemand ins Versandportal wechseln. Damit sind auch die zwölf reservierten Stück verbraucht, und der Bestand stimmt wieder.
Wenn der Bestand nicht mehr stimmt
Auch mit System stimmt der Bestand irgendwann nicht mehr. Etwas geht kaputt, jemand nimmt sich ein Teil aus dem Regal, eine Lieferung wird falsch gezählt. Das lässt sich nicht verhindern, nur bemerken.
Beim Zählen gibt man ein, was tatsächlich da ist. Das System vergleicht es mit dem, was es erwartet hat, und schreibt die Differenz fort — niemand muss ausrechnen, wie viel dazukommt oder fehlt. Erfasst wird über die Artikelnummer oder den Barcode. Nebenbei steht damit auch fest, was das Lager wert ist — Einkaufspreis mal Bestand, über alle Artikel.
Jede solche Korrektur bleibt sichtbar: was vorher da war, was danach, wer es geändert hat und warum. Fällt in drei Monaten auf, dass bei einem Artikel regelmäßig Stücke fehlen, lässt sich das nachvollziehen.
Eine förmliche Jahresinventur mit Stichtag ist das nicht. Es gibt keinen Moment, in dem das Lager eingefroren wird und mehrere Leute parallel zählen. Es ist eine laufende Korrektur — gedacht für den Betrieb, der zwischendurch nachzählt, nicht für den Wirtschaftsprüfer.
Für wen sich ein Warenwirtschaftssystem lohnt
Der Zuschnitt passt zu Betrieben, die Ware einkaufen, lagern und ausliefern, und die ihre Angebote und Rechnungen ohnehin schon im System schreiben. Ein paar hundert bis ein paar tausend Artikel, ein oder zwei Lager, gelegentlich etwas, das aus Einzelteilen entsteht.
In der Praxis sind das oft Betriebe im Großhandel oder technischen Fachhandel, Handwerksbetriebe mit Materiallager und Servicefahrzeugen, oder Hersteller, die aus zugekauften Teilen eigene Baugruppen zusammenstellen. Gemeinsam ist ihnen nicht die Branche, sondern der Ablauf: Ware kommt herein, wird verplant, geht heraus — und dazwischen muss jemand wissen, was noch da ist.
Der Nutzen zeigt sich weniger an einer einzelnen Funktion als daran, wie viele Fragen wegfallen. Was vorher jemand zusammensuchen musste, steht dann am Artikel.
Wann ein anderes System besser passt
Bleibt der Betrieb in diesem Rahmen, ist der Einstieg klein: Die Belege stehen ja schon im System, es kommt der Bestand dahinter dazu. In vier Fällen sieht es anders aus.
- Lebensmittel und Arzneimittel — dort gelten eigene Auflagen, jedes Stück muss mit Charge und Haltbarkeitsdatum rückverfolgbar sein. Dafür gibt es Branchenlösungen.
- Große Lager — wo jemand mit dem Scanner eine feste Route läuft und gesagt bekommt, aus welchem Fach er greift, gehört ein Lagerverwaltungssystem dazu.
- Einzelhandel — eine Kasse gehört dazu, und Kleidung braucht Größen und Farben als Varianten desselben Artikels. Das leisten Kassensysteme mit eigener Warenwirtschaft.
- Echte Produktion — wo geplant wird, wann welche Maschine läuft, ist ein ERP-System die richtige Adresse. Stücklisten allein reichen dafür nicht.
Wie ein Warenwirtschaftssystem eingeführt wird
Bevor man Anbieter fragt, fragt man sich selbst. Die Anzeichen von vorhin sagen, wo es klemmt: Antworten an drei Stellen, doppelt zugesagte Mengen, Nachbestellen nach Gefühl. Dazu ein paar nüchterne Zahlen: wie viele Artikel, wie viele Lager, wer damit arbeiten soll — und wie viel Kapital im Regal liegt. Zu viel gebundenes Geld gefährdet einen Betrieb genauso wie der Auftrag, der wegen einer fehlenden Position verlorengeht.
Aus den eigenen Antworten werden dann die Fragen an die Anbieter. Wie kommen die vorhandenen Artikel hinein? Was passiert, wenn eine Lieferung nur zur Hälfte eintrifft? Sehen zwei Leute denselben Bestand? Klare Antworten darauf sagen mehr als jede Funktionsliste.
Danach lohnt eine Testphase mit echten Daten. Ein paar Dutzend Artikel genügen, dazu ein Auftrag, eine Bestellung, ein Lieferschein — der Vorgang von vorhin im Kleinen. Was dabei hakt, hakt später bei tausend Artikeln genauso.
Die Einführung selbst beginnt mit dem Artikelstamm und einer Zählung. Erst wenn der Anfangsbestand einmal stimmt, rechnet das System richtig weiter. Danach entsteht der Rest von selbst, weil jeder Beleg den Bestand mitführt.
Häufige Fragen zum Warenwirtschaftssystem
Muss ich alle Artikel neu erfassen?
Meist nicht von vorn. Sind die Artikel schon in einer Rechnungssoftware für Angebote und Rechnungen angelegt, sind sie da — es kommen nur Angaben dazu: Lieferant, Einkaufspreis, in welchem Lager sie liegen. Nur bei einer reinen Tabellenlösung muss der Stamm einmal aufgebaut werden. Danach ändert sich daran wenig, neue Artikel kommen einzeln hinzu.
Was unterscheidet ein Warenwirtschaftssystem von einem ERP-System?
Ein Warenwirtschaftssystem kümmert sich um den Weg der Ware: einkaufen, lagern, verkaufen, versenden. Ein ERP-System umfasst zusätzlich Bereiche wie Produktionsplanung, Personal oder Finanzbuchhaltung — es steuert den ganzen Betrieb, nicht nur die Ware. Für kleine Unternehmen ist das meist mehr, als sie brauchen.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?
Im Laden hängt die Warenwirtschaft an der Kasse: Jeder Verkauf bucht den Bestand ab, dazu kommen Größen und Farben als Varianten desselben Artikels. Beides gehört zu Kassensystemen mit eigener Warenwirtschaft. Für Betriebe ohne Ladengeschäft, die über Angebot und Rechnung verkaufen, sieht der Zuschnitt anders aus — darum geht es in diesem Beitrag.
Braucht man einen Barcode-Scanner?
Nein. Erfasst wird über die Artikelnummer, der Scanner ersetzt nur das Eintippen. Beim Zählen größerer Mengen spart er spürbar Zeit, gebraucht wird er nicht.
Kann man mehrere Lager führen?
Ja, und Lager heißt dabei nicht zwingend Halle. Ein Hauptlager, ein Außenlager und das Fahrzeug eines Monteurs können drei getrennte Bestände sein. Jeder Artikel wird je Lager geführt, sodass sich sagen lässt, wo etwas liegt — und nicht nur, dass es da ist.
Kann ich das mit meiner bestehenden Rechnungssoftware nutzen?
Nein. Bestand und Belege gehören hier zusammen — der Auftrag bindet die Ware, weil beides im selben System entsteht. Wer seine Rechnungssoftware behalten möchte, braucht stattdessen eine Warenwirtschaft mit passender Anbindung.
Bindet ein Angebot schon Bestand?
Nein, erst der Auftrag reserviert die Menge. Ein Angebot ist unverbindlich, solange der Kunde nicht bestellt hat; deshalb bleibt die Ware für andere verfügbar. Das ist gewollt — wären alle offenen Angebote reserviert, wäre der verfügbare Bestand ständig zu niedrig.
Mit einem Warenwirtschaftssystem ist der Bestand keine Vermutung mehr
Der Unterschied ist am Ende einfach zu beschreiben. Vorher: eine Tabelle, ein paar Zettel, ein Ordner mit Lieferscheinen — und der Bestand stimmt an keiner der Stellen ganz. Danach steht er an einer, und daneben, was davon schon vergeben ist.
Das kostet bares Geld, solange es so bleibt. Kapital, das im Regal liegt, weil auf Verdacht bestellt wurde. Aufträge, die weggehen, weil etwas fehlte, von dem man dachte, es sei da. Und die Stunden, die jemand damit verbringt, drei Quellen gegeneinander zu prüfen.
Für einen kleinen Betrieb wiegt das schwerer als für einen großen. Dort übernimmt das System die Kontrolle, die anderswo ein zweiter Kollege leistet — und jeder Fehler trifft direkter.
Ob das für den eigenen Betrieb reicht, zeigt sich am schnellsten an den eigenen Artikeln. Die Warenwirtschaft von ameax baut auf der Faktura auf — die Belege sind dann schon da, es kommt der Bestand dahinter dazu. Ausprobieren lässt sich das 30 Tage kostenfrei.
Über neue Funktionen und weitere Beiträge informiert der Newsletter.