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Den Vertriebsprozess erstellen & optimieren ‚Äď ein Leitfaden

‚ÄěVertriebsprozess‚Äú ‚Äď Definition und Begriffsabgrenzung

‚ÄěVertriebsprozess‚Äú ‚Äď Definition und Begriffsabgrenzung

Was ist eigentlich ein Vertriebsprozess? Im Grunde genommen kann man sagen, dass der Vertriebsprozess die Vorgehensweise darstellt, wie die Vertriebsstrategie praktisch umgesetzt wird. Der Plan dabei besteht darin, die gesetzten Ziele in Hinblick auf Verk√§ufe zu erreichen. Er legt somit genau fest, welche Schritte konkret durchgef√ľhrt werden, um potenzielle Interessenten beziehungsweise Leads in Kunden zu verwandeln. Das bedeutet, die Struktur des Prozesses hat einen direkten Einfluss darauf, ob potenzielle Kunden einen Kauf abschlie√üen oder nicht. Die einzelnen Schritte, sogenannte Vertriebsphasen, k√∂nnen je nach Unternehmen und je nach Branche leicht voneinander abweichen. Es sind aber einige Schritte erkennbar, die grunds√§tzlich m√∂glich und meistens auch vorhanden sind. Diese m√∂chten wir Ihnen nachfolgend genauer erl√§utern und darstellen.

Tipp: Auch bei der Gestaltung eines Vertriebsprozesses sollten Sie stets die Unternehmensstrategie im Hinterkopf haben, denn diese stellt die Grundlage f√ľr jeden Bereich Ihrer Gesch√§ftst√§tigkeit dar.

Entstehender Nutzen durch die Etablierung von Vertriebsprozessen

Bevor wir die einzelnen Phasen des Vertriebsprozesses genauer betrachten, stellt sich zuerst die Frage, wieso ein Vertriebsprozess √ľberhaupt erforderlich ist und welche Vorteile dieser mit sich bringt bzw. welche Ziele verfolgt werden. Diese Frage m√∂chten wir Ihnen mit Hilfe der nachfolgenden Auflistung beantworten.

Ziele und Nutzen eines Vertriebsprozesses:

  • Im Idealfall handelt es sich beim jeweiligen Vertriebsprozess um ein funktionierendes Schema, an das sich das gesamte Sales Team und somit alle Verk√§ufer halten.
  • Studien zeigen, dass Unternehmen, die leistungsstarke Verkaufsprozesse und -strategien haben, im Vergleich deutlich besser agieren.
  • Mit Hilfe der konkreten Verkaufsphasen kann Ihr Sales Team die Ursachen f√ľr stockende Verk√§ufe leichter identifizieren.
  • Optimierte Vertriebsprozesse erm√∂glichen dem Verk√§ufer einen guten Fokus der Kapazit√§ten auf die wirklich guten Leads, die f√ľr Ihr Team von besonderem Interesse sind.
  • Erfolgsprognosen k√∂nnen leichter durchgef√ľhrt werden, wenn die Schritte des Prozesses auf das jeweilige Unternehmen und die Branche angepasst sind.
  • Folgt der Vertriebsprozess einer klaren Struktur beziehungsweise Einteilung in sinnvolle Phasen, erh√∂ht sich wiederum die Wahrscheinlichkeit, als Verk√§ufer letztendlich auch ein Gesch√§ft abzuschlie√üen.
  • Das Ergebnis gut durchdachter und klar festgelegter Prozesse im Vertrieb ist die Generierung eines besseren Kundenerlebnisses. In Folge dessen kann wiederum ein h√∂herer Customer Lifetime Value (= Kundenwert) sichergestellt werden. Zufriedene Kunden kaufen auch gerne wieder beim jeweiligen Unternehmen ein. Somit entstehen bei ein und demselben Kunden mehr Verk√§ufe.

Zusammenfassend kann man sagen, dass das zentrale Ziel eines guten Vertriebsprozesses darin besteht, mit Hilfe einer optimierten Struktur Prognosen zu verbessern und den Umsatz Ihres Sales Teams zu steigern. Au√üerdem soll ein optimiertes Kundenerlebnis beim Kauf geschaffen werden, welches eben dann zum gew√ľnschten Abschluss des Gesch√§fts mit einem potenziellen Kunden f√ľhrt. Zus√§tzlich unterst√ľtzt ein klarer Vertriebsprozess Mitarbeiter dabei, den richtigen Weg zu verfolgen und somit auch die jeweiligen gesetzten Ziele zu erreichen sowie mehr Verk√§ufe durchzuf√ľhren.

Entstehender Nutzen durch die Etablierung von Vertriebsprozessen

Die verschiedenen Phasen des Vertriebsprozesses

Jeder Verkaufsprozess innerhalb des Vertriebs ist in verschiedene Schritte unterteilt. Dabei gibt es keine genaue Definition, wie viele Phasen der optimale Vertriebsprozess umfassen sollte. Der Grund daf√ľr ist einfach: Jeder Vertriebsprozess hat eigene Anforderungen und Bed√ľrfnisse. Je nach Produkt des Unternehmens und je nach Branche unterscheiden sich auch diese einzelnen Schritte.

Der Vertriebsprozess kann, wie hier dargestellt, zum Beispiel in acht Phasen unterteilt werden. Diese stellen demnach die Schritte dar, welche Verkäufer mit potenziellen Kunden durchlaufen, um Interessenten in Kunden zu wandeln.

Gibt es einen Unterschied, ob Sie ein teures, individuell nach den Vorgaben des Kunden ausgestattetes Auto oder einen teuren Kosmetikartikel verkaufen m√∂chten? Nat√ľrlich gibt es diesen, n√§mlich in Hinblick auf den Vertriebsprozess. Kosmetikartikel sind in der Regel deutlich g√ľnstiger und weniger erkl√§rungsbed√ľrftig als ein neues Fahrzeug. Somit ist auch der Prozess hinsichtlich der Beratung bei einem derartigen Kauf meistens deutlich ausgepr√§gter.

W√ľrden Sie in der Drogerie den gleichen Verkaufsprozess erwarten, wie in einem Autohaus? Wohl eher nicht. Betrachtet man das Beispiel des Kaufs eines teuren Autos genauer, dann w√ľrden Sie bestimmt kein teures Auto kaufen, wenn Sie lediglich zwei oder drei Minuten beraten werden. Selbstverst√§ndlich ist dieses Beispiel sehr √ľberspitzt. Es zeigt jedoch die Wichtigkeit gut angepasster Vertriebsprozesse. Daher sollten Sie auch die g√§ngigsten Vertriebsphasen kennen, damit Sie sich Ihren optimalen Vertriebsprozess angepasst auf Ihr Unternehmen und Ihre Branche zurechtlegen und sp√§ter auch von einer Vertriebsoptimierung profitieren k√∂nnen.

Tipp: Stimmen Sie also die Phasen auf Ihre konkrete Zielgruppe ab, um eine m√∂glichst hohe Umwandlungsquote von Interessenten in Kunden zu erreichen, sodass jeweils tats√§chlich auch ein Kauf durchgef√ľhrt wird. Versetzen Sie sich hierzu immer in die Lage Ihrer Kunden, sodass Sie die Schritte des Prozesses aus deren Perspektive betrachten. Auf diese Weise haben Sie die Chance, kritische Punkte innerhalb des Vertriebsprozesses zu identifizieren und diese zu optimieren, um folglich das Abspringen potenzieller Kunden zu verhindern.

Die verschiedenen Phasen des Vertriebsprozesses

Schritt 1: Erster Kontakt zu potenziellem Kunden

Im ersten Schritt werden Leads (Personen aus der Zielgruppe, die ein Interesse zum Kauf haben) generiert. Hierf√ľr stehen Ihnen verschiedenste Wege zur Verf√ľgung, wie Sie diese generieren k√∂nnen:

  • mit Hilfe von Outbound Marketing: Telefonakquise, Werbung, etc.
  • mit Hilfe von Inbound Marketing: gut aufbereitete Inhalte, Suchmaschinenoptimierung

M√∂glicherweise generiert Ihr Marketing-Team Leads und √ľbergibt diese klassischerweise an das Sales Team. In jedem Fall ist es empfehlenswert in der Vertriebssoftware zu hinterlegen, auf welche Weise die jeweilige Kundenbeziehung zustande kam. Ziel dabei ist, diese Kenntnisse wiederum nutzen zu k√∂nnen, um die Marketingma√ünahmen konkret an die jeweilige Zielgruppe anzupassen, sodass potenzielle Kunden dann tats√§chlich auch einen Kauf t√§tigen.

Schritt 2: Qualifizierung des Leads

Der zweite Schritt, die Qualifizierung des Leads, stellt eine der entscheidenden Phasen innerhalb des Vertriebsprozesses dar. Dabei gilt es, herauszufinden, ob ein Interessent das Potenzial hat, auch zu einem Kunden zu werden, das hei√üt also auch einen Kauf durchzuf√ľhren. Hierbei sollte Ihr Team im Bereich Sales sich die Frage stellen und herausfinden, inwieweit Ihre Dienstleistungen und/oder Produkte die Bed√ľrfnisse der Interessenten erf√ľllen.

Schritt 3: Analyse des Kundenbedarfs

In der Analyse-Phase des Kundenbedarfs ist Zuh√∂ren das wichtigste Mittel. Das Ziel dieser Phase besteht darin, die wesentlichen Pain Points der Kunden (= schlecht organisierte, entt√§uschende Kundenkontaktpunkte) herauszufinden und zu verstehen. Dabei hat Ihr Sales Team im besten Fall stets Ihre Produkte im Hinterkopf und √ľberlegt sich, inwiefern Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistungen zu den jeweiligen angesprochenen Problemen passen. In dieser Phase bieten sich Fragen zur derzeitigen Situation sowie sogenannte Problemfragen an. Diese helfen Ihnen dabei, das konkrete Interesse des potenziellen Kunden zu verstehen, um anschlie√üend eine dazu passende L√∂sung pr√§sentieren zu k√∂nnen.

Schritt 4: Präsentation Ihrer Lösung

Im vierten Schritt des Vertriebsprozesses, kann eine individuell auf die zuvor identifizierten Pain Points abgestimmte L√∂sung pr√§sentiert werden. Hierzu verwenden Sie s√§mtliche Informationen, welche Sie aus dem vorherigen Schritt gesammelt haben. Dabei ist es sehr wichtig, dass Sie als Verk√§ufer dem potenziellen Kunden deutlich erkl√§ren und veranschaulichen, wie durch den Kauf Ihres Produkts beziehungsweise Ihrer Dienstleistung sein Problem gel√∂st wird. Gehen Sie im besten Fall nach einer klaren Struktur vor. Im Idealfall haben Sie die Pr√§sentation bereits einige Male zuvor durchgedacht und logisch aufgebaut. Beginnen Sie mit den jeweiligen Merkmalen und untermauern Sie diese anschlie√üend mit dem zugeh√∂rigen Nutzen. Bereiten Sie sich auf eventuelle Einw√§nde des Kunden vor. Durch die gesammelten Daten k√∂nnen Sie sich im Vorfeld passende Strategien einfallen lassen. Ziel dabei ist nat√ľrlich, dass Sie Ihren Kunden von der von Ihnen pr√§sentierten L√∂sung √ľberzeugen, sodass dieser ein Gesch√§ft mit Ihnen abschlie√üen m√∂chte.

Schritt 5: Angebotsphase

Besteht bei Ihrem Kunden weiterhin Interesse, unterbreiten Ihr Sales Team im nächsten Schritt ein Angebot. In einem Kostenvoranschlag greifen Ihre Vertriebsmitarbeiter aus der Abteilung Sales dabei das vorhergegangene Gespräch auf. Zeigen Sie deutlich auf, welche Probleme mit einem Kauf gelöst werden. Vergessen Sie auf keinen Fall eine klare Aufstellung der Kosten und des Lieferzeitraums.

Der ameax AkquiseManager als CRM System hilft Ihnen auch in der Angebotsphase, etwa mit Wiedervorlagen. Diese können Sie anlegen, damit Sie rechtzeitig reagieren, falls der Kunde das Angebot nicht direkt annimmt und somit der positive Abschluss in Gefahr ist. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, direkt Angebote aus der ameax Faktura aus zu  erstellen und an den Kunden zu verschicken. Dadurch ist die Einheitlichkeit gewährleistet und Sie haben alle kundenbezogenen Daten griffbereit an einem Ort. 

Schritt 6: Verhandlungsphase

Die Verhandlungsphase wird im besten Fall nat√ľrlich √ľbersprungen. Nimmt der Kunde das Angebot allerdings nicht an oder kommt nach einiger Zeit kein Verkauf Ihrer Produkte zustande, dann werden Sie erneut aktiv.

Bevor Sie die Konditionen, im Rahmen Ihrer M√∂glichkeiten erneut verhandeln, erkl√§ren Sie alle Vorz√ľge Ihres Angebotes. Versichern Sie sich, dass der Kunde tats√§chlich jeden Aspekt verstanden hat. Eventuell k√∂nnen Sie den Interessenten bereits dadurch √ľberzeugen.

Falls nicht, stellen Sie gezielt die Frage, woran es noch mangelt. Vielleicht k√∂nnen schon kleine √Ąnderungen, die Ihren Gewinn nur unwesentlich beeinflussen und gleichzeitig von bedeutendem Interesse des potenziellen Kunden sind, die Richtung drehen. Bessere Zahlungsmodalit√§ten, ein Produktupgrade oder eine angepasste Lieferfrist: Nicht immer liegt es nur am Preis!

Schritt 7: Abschluss des Geschäfts

Herzlichen Gl√ľckwunsch, Sie haben es geschafft. Durch den optimierten Vertriebsprozess haben Sie beziehungsweise Ihr Sales Team einen neuen K√§ufer f√ľr sich gewonnen und einen Abschluss des Gesch√§fts erzielt. Nun hei√üt es alle relevanten Daten zum entsprechenden Kauf an die anderen Abteilungen, etwa Versand oder Montage, zu √ľbergeben.

Schritt 8: Follow-Up

Doch auch nach dem Abschluss des Gesch√§fts sollten Sie sich regelm√§√üig beim Kunden melden. Das magische Stichwort lautet ‚ÄěKundenbindung‚Äú beziehungsweise ‚ÄěCRM‚Äú (Customer Relationship Management = Kundenbeziehungsmanagement). Erkundigen Sie sich im letzten Schritt, ob Ihre Produkte beim Kunden wie erwartet funktionieren oder ob es Probleme gibt. Durch diesen Kundenservice und die damit verbundene einfache Frage sammeln Sie Pluspunkte, falls der Kunde weitere Dienstleistungen ben√∂tigt. So f√ľhrt der Kunde einen zuk√ľnftigen Kauf auch gerne bei Ihnen durch. Auch die Weiterempfehlungsrate steigt durch derartige Anrufe Ihres Sales Teams immens.

Schritt 8: Follow-Up

Einsatz eines CRM Systems zur Optimierung des Vertriebsprozesses

Im Rahmen des gesamten Vertriebsprozesses haben Sie die M√∂glichkeit, individuell auf Ihre Bed√ľrfnisse zugeschnittene Unterst√ľtzung durch ein CRM System zu erhalten. So k√∂nnen Sie sich im CRM System beispielsweise Wiedervorlagen oder Aktivit√§ten erstellen, sodass keine Information verloren geht. Folglich sind Sie stets auf dem aktuellen Stand innerhalb des Vertriebsprozesses beim jeweiligen Kunden. So erreichen Sie Ihre gesetzten Ziele noch schneller. Auch bei der Angebotserstellung, Schritt 5 des Prozesses, unterst√ľtzt Sie ein CRM System. √úberzeugen Sie sich gerne von den Vorz√ľgen eines CRM Systems, welches Sie unabh√§ngig von der Branche verwenden k√∂nnen, indem Sie die ameax Unternehmenssoftware kostenfrei und unverbindlich mit vollem Funktionsumfang 30 Tage lang testen.

Vertriebsprozesse optimieren und anpassen

Abschließend kann festgehalten werden, dass gute Vertriebsprozesse stets eine klare Struktur mit klar definierten und auf das jeweilige Unternehmen sowie die Branche angepassten Schritten aufweisen. Um mit potenziellen Interessenten letztendlich auch ein Geschäft abschließen zu können, ist es unabdingbar, genau zuzuhören, Daten und Informationen zu sammeln, um darauf basierend passende Lösungen und im Anschluss daran Angebote unterbreiten zu können.