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CRM Tools für effizientes Sales und Marketing

Unabhängig von der Größe eines vertriebsorientierten Unternehmens und der Branche, in der es agiert sowie dem Produkt beziehungsweise der angebotenen Dienstleistung, zählt das Management der Beziehungen mit seinen Kunden (CRM) immer zu den zentralen Aufgaben. Erfolgreiche Firmen meistern genau diese Herausforderung durchweg sehr gut. In aller Regel hat ein modernes CRM Tool Ordnung und Übersicht in das Chaos Ihrer Kundendaten gebracht und lästige, zeitraubende Routineaufgaben in den Bereichen Sales, Marketing, Kundenservice und Support erleichtert oder sogar komplett übernommen. Folglich haben diese Unternehmen auch den besten Service im Vergleich zu den Wettbewerbern. Business Tools, insbesondere ein gutes CRM Tool, haben somit einen starken Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Eine der wichtigsten Aufgaben im Marketing und Vertriebsinnendienst ist beispielsweise die Generierung von Leads. Dabei wird stets angestrebt eine Vielzahl an Leads für die Vertriebsmitarbeiter in der Pipeline zu haben. Diese Aufgabe wird den Nutzern eines CRM System erleichtert.

Unternehmen und Dienstleistern, die ihre Kunden und Kontakte professionell verwalten möchten, bietet der Markt garantiert mehrere auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene CRM Tools. Falls Sie vorhaben, ebenfalls zukünftig eine CRM Software einzusetzen, jedoch noch unsicher sind, zu welcher Lösung Sie greifen sollen, helfen Ihnen die folgenden Ausführungen zur Beantwortung potentieller Fragen und bei der Entscheidungsfindung.

Was müssen moderne CRM Tools können?

Die Abkürzung CRM steht für Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement). Neben den Bereichen Sales, Marketing und Accounting gehört CRM ebenfalls zu den essentiellen Abteilungen oder Aufgabengebieten eines jeden modernen, vertriebsorientierten Unternehmens, unabhängig davon, ob es sich dabei um ein kleines oder großes Unternehmen handelt. Um eine lange und für alle Seiten lukrative Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten, obliegt es diesem Bereich, alle dafür nötigen Gegebenheiten zu etablieren. Hierzu zählen vor allem das Schaffen von gerechtfertigtem Vertrauen, zum Beispiel durch stets eingehaltene Absprachen oder dem Entgegenbringen echter Wertschätzung, beispielsweise durch Einladungen zu Veranstaltungen aufgrund besonderer Firmentreue. Ohne die Unterstützung durch darauf spezialisierte Software ließen sich die genannten Beispiele nur schwer, bis gar nicht aufgrund fehlender Übersicht verwirklichen.

Ein CRM System kann als Gesamtpaket mehrere CRM Tools beinhalten. Im besten Fall sollte es einen modularen Aufbau besitzen. Dadurch können seine Funktionen und Features besser an die Bedürfnisse eines Unternehmens und das jeweilige Team beziehungsweise die Nutzer angepasst sowie bei Bedarf mit der Zeit Stück für Stück ergänzt werden (zum Beispiel begleitend zu der Entwicklung des Unternehmens von einem kleinen zu einem mittelständischen Unternehmen). Dies macht sich auch positiv bei den Kosten bemerkbar, sodass beispielsweise Start-ups den einzureichenden Business Plan nicht unnötig aufblähen müssen.

Mit dem grundlegendsten CRM Tool, der Kundendatenbank, lassen sich beispielsweise alle Kontaktdaten mit Hilfe eines aufgeräumten und übersichtlichen Adress- und Kontaktmanagements verwalten. Jeder Kunde wird im Rahmen eines einzelnen Kundendatensatzes gespeichert, sodass Sie sämtliche Daten zentral gesammelt haben und diese als Übersicht einsehen können. Sämtliche Informationen zu einem Kontakt mit diesem Kunden werden in diesem zentralen Kundendatensatz gespeichert. Dabei verfügt dieses Tool ebenfalls über umfassende Such- und Auswahlfunktionen für die exakte Selektion von Zielgruppen für die Durchführung bestimmter Aufgaben, wie den Versand von Mails durch das Marketing. Auch anschließende Analysen und Auswertungen werden mit Hilfe der Funktionen zum Selektieren und einem angegliederten Statistikbereich zum Kinderspiel.

Ein weiteres Feature eines guten CRM Systems sollte die Integration eines Faktura-Moduls sein. Damit generieren Sie Belege für den Angebots-, Auftrags- und Rechnungsversand direkt innerhalb einer einzigen Software. Die Investition in zusätzliche Programme und deren Pflege ist dadurch auch nicht nötig, was zu einer deutlichen Erleichterung des Arbeitsalltags führt. Ein automatisiertes Mahnwesen, welches Ihnen auch noch die lästigen Erinnerungen und Mahnungen an säumige Debitoren abnimmt, rundet die Funktionen eines gelungenen Faktura-Moduls ab.

Darüber hinaus lassen andere CRM Tools auch weitere zeitintensive Routineaufgaben automatisch ablaufen, wodurch Sie sich wertvolle Manpower und Arbeitszeit sparen. Zeit, die Sie für Ihre Vertriebsaktivitäten besser einsetzen können. Erstellen Sie beispielsweise vollautonom ablaufende Prozesse für den Umgang mit neu eintreffenden Leads (=Interessenten). Von der Verarbeitung der Daten einer Eintragung in ein Kontaktformular auf Ihrer Website, über den Versand einer vorgefertigten Mail als Bestätigung bis hin zur korrekten Zuteilung des Leads an den passenden Fachbereich vergehen nur Sekundenbruchteile ohne Zutun von außen. Für die folgende Bearbeitung durch einen Betreuer, welcher zugleich Nutzer der CRM Software ist, stehen diesem auch Textvorlagen für die weiteren Kontakte via E-Mail oder Post zur Verfügung. Diese sind mit Variablen versehen, welche sich mit den Angaben aus dem Datensatz des Leads selbst bestücken, wodurch immer ein persönlicher Bezug zum Adressaten sichergestellt wird. Dies gilt sowohl für das Versenden einer Mail als auch für den klassischen Brief. Ohne viel selbst Tippen zu müssen wird die weiterführende Korrespondenz spürbar erleichtert.

Dies waren nur einige Beispiele von vielen, wie eine CRM Software mit ihren einzelnen Funktionen Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit bereichern kann. Sobald die CRM Tools in alle Geschäftsprozesse integriert sind, entsteht in relativ kurzer Zeit ein immenses Wissen bezüglich tatsächlicher und potentieller Kunden sowie über Märkte und Wettbewerber. Das gesamte operative Geschäft wird „nebenbei“ auch transparenter und effizienter. So profitieren nicht nur Sie und Ihr Team, sondern auch ein jeder einzelne Kunde, der ein Produkt von Ihnen erwirbt oder erwerben möchte, vom professionellen Management Ihrer Kundenbeziehungen.

Hinweise, die darauf deuten, dass Sie ein CMR Tool benötigen

Falls Sie auch nur einen der nun folgenden Anhaltspunkte in Ihrem Unternehmen beobachten, lohnt sich der Einsatz eines CRM Tools definitiv! Sorgen Sie dafür, dass Sie die Daten zu Ihren (potentiellen) Kunden schneller finden, effizienter beziehungsweise besser verwalten und gekonnt verwenden können, um sie für sich zu gewinnen und dauerhaft zu binden.

  • Sie haben öfters Schwierigkeiten, dringend benötigte Kundendaten (zum Beispiel: E-Mail-Adresse des Kunden zur Versendung einer wichtigen Mail) schnell oder überhaupt zu finden, was viele Aufgaben oder Entscheidungsprozesse zu lange blockiert.
  • Es ist bekannt, dass der Kundenservice nicht optimal funktioniert, weswegen der ein oder andere Kunde so verärgert ist, dass er abspringt.
  • Sie nutzen eine Vielzahl verschiedener Anwendungen (Excel, Word, Outlook, Access, usw.) und Dateien an unterschiedlichen Speicherorten, um Ihre Kundendaten zu verwalten.
  • Die Zusammenarbeit innerhalb der Teams gestaltet sich kompliziert oder aufwendig, weil die einzelnen Mitglieder meistens nicht am gleichen Ort arbeiten.
  • Ihre Vertriebsmitarbeiter sind häufig auf Geschäftsreise und führen aus Zeitmangel nur lückenhafte oder fehlerhafte Besuchsberichte.
  • Ihr Unternehmen wächst so rasant, dass Sie sich mit dem damit einhergehenden Strom an Daten (Leads, Korrespondenz, Belege, etc.) überfordert fühlen.

Fragen Sie sich also, ob Sie sich mit einem oder mehreren der aufgezählten Hinweise identifizieren können, um herauszufinden, ob Sie ein CRM System für die in Ihrem Unternehmen anstehende Arbeit benötigen.

Die positiven Effekte von CRM Systemen

Der wesentliche und zentrale Vorteil eines CRM Systems liegt auf der Hand. Durch den Einsatz moderner CRM Software können Sie und/oder Ihre Mitarbeiter auf sich ändernde Marktbedingungen oder auf Vertriebschancen bedeutend schneller reagieren und mehr Aufträge in kürzerer Zeit bearbeiten sowie positiv abschließen. Sie profitieren bei der Integration eines CRM Systems in Ihrer Firma unter anderem von diesen positiven Effekten:

  • Ihr Kunde und sämtliche Informationen zu jedem einzelnen Kontakt mit diesem werden zentral gespeichert, sodass jeder Nutzer Ihrer CRM Software auf diesen Kundendatensatz zugreifen kann. Somit ist jeder, zum Beispiel bei der Bearbeitung einer eingegangenen Mail, sofort auf dem aktuellsten Stand. Dies führt wiederum zu einem optimalen Service und dadurch auch zu mehr begeisterten und von Ihnen überzeugten Bestandskunden.
  • Ihr Kunde ist so begeistert von Ihrem Service, dass er Sie gerne an Dritte weiterempfiehlt. Folglich haben Sie die Chance, über Ihre bestehenden Kunden neue Kunden zu generieren.
  • Durch klar definierte Prozessstrukturen schaffen Sie außerdem reibungslose Abläufe im Bereich Sales. Jedes Mitglied des Teams weiß, wie die Prozesse funktionieren, wodurch wiederum Transparenz entsteht.
  • Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kunden durch vereinfachte Selektion Ihrer Kontakte einer spezifischen Zielgruppe exakter anzusprechen. Dies ist insbesondere bei der Versendung von Mails im Marketing eine gute Lösung und erleichtert Ihnen hierbei die Arbeit.
  • Sie erhalten eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit durch Anwendungen aus der Cloud, die von überall und jederzeit aufrufbar sind.
  • Durch die verstärkte Möglichkeit des Controllings erkennen Sie schneller Missstände und können diese somit auch abschaffen.
  • Ihre Mitarbeiter werden durch klare automatische Arbeitsverteilung nach Rollen, Fähigkeiten, Kapazitäten oder sogar Vorlieben geschont.

Anwendungsgebiete für CRM Tools

CRM Tools gibt es für die verschiedensten Einsatzzwecke und mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten. Für die drei wichtigsten Gebiete Vertrieb, Marketing und Controlling zeigen wir Ihnen nachfolgend am Beispiel unserer CRM Software ameax AkquiseManager, mit welchen Funktionen Sie eine smarte Software auf dem Weg zur mehr Effizienz und Effektivität unterstützen kann.

Einsatz von CRM Software im Vertrieb

Der Kunde und somit der Kundendatensatz innerhalb der CRM Lösung ist Dreh- und Angelpunkt eines jeden Vertriebs. In ihm werden alle relevanten Daten an einem zentralen Punkt gespeichert, ohne dass man sie an verschiedenen Stellen des Systems zusammensuchen muss. Dies sind die für den Bereich Sales wichtigsten Funktionen, die Ihnen der AkquiseManager für seine Bearbeitung bietet:

  • Stammdaten-/Ansprechpartneranzeige: Alle Informationen für die Kontaktaufnahme, zum Beispiel per Mail oder Telefon, auf einen Blick (Namen, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen)
  • Kampagnenstatus: Zeigen Ihnen, an welcher Stelle im Akquiseprozess Sie bezüglich eines Produkts bei einem Datensatz stehen (z. B. Erster Kontakt, Angebotsphase, Kauf)
  • Belegerstellung: Anfertigung und Versand von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen
  • Aktivitätseinträge: Dokumentation von Gesprächen, Vereinbarungen, Besuchen, durchgeführten Arbeiten
  • Wiedervorlagen: Erinnerungen an fällige Aufgaben
  • Terminverwaltung: Koordination von Terminen mit dem Kunden
  • Nachrichten: Zum Erstellen und Versand von Korrespondenz per E-Mail oder Post
Einsatz von CRM Software im Vertrieb

Einsatz von CRM Software im Marketing

Auch Marketingmaßnahmen im Rahmen des Customer Relationship Management wollen zielgerichtet und wohldosiert durchgeführt werden, um heutzutage auch wirklich wahrgenommen zu werden. Um dies zu bewerkstelligen, finden Sie im AkquiseManager diese Tools:

  • Kategorisierung: Für das Markieren von Datensätzen nach verschiedenen Kriterien, die anschließend für gezielte Aktionen gesucht werden können
  • Suchschemaerstellung: Zielgruppendefinition leicht gemacht – Kriterien zusammenstellen, abspeichern und immer wieder per Klick die gewünschten Adressaten herausfiltern
  • Serienmail/-brief-Funktion: Hiermit verschickt das Marketing Team Mails oder Briefe mit vorgefertigten und durch verschiedene Variablen personalisierbare Textvorlagen an einen großen Empfängerkreis
  • Newsletter Tool: Zum Versand von Newslettern und zur anschließenden detaillierten Auswertung der Erfolgsraten (Öffnungsrate, Klickverteilung, Click-Through-Rate, etc.)
Einsatz von CRM Software im Marketing

Einsatz von CRM Tools im Controlling

Die Unternehmensteuerung ist für ein wirtschaftliches und zielorientiertes Handeln unerlässlich. Für die Arbeit in diesem Bereich bietet der AkquiseManager ebenfalls einige Features, um die nötigen Stellschrauben hinsichtlich der Arbeitsabläufe an nur wenigen zentralen Punkten justieren zu können:

  • Statistiken: Zum Sammeln der fundierten Arbeitsgrundlagen des Controllings. Werten Sie zum Beispiel den Verlauf von Vertriebskampagnen aus, um fehlerhafte Prozesse zu erkennen.
  • Prozessautomatisierung: Lassen Sie verschiedene Arbeitsabläufe automatisiert ablaufen, um Fehler zu vermeiden oder die Produktivität zu steigern.
  • Extranet: Für alle Mitarbeiter zugänglicher Bereich zum Hinterlegen von Informationen und Dateien, beispielsweise Bekanntmachungen oder Arbeitsanweisungen

Fazit: Eine CRM Software bietet viele Vorteile, die auch Sie in Ihrem Unternehmen nutzen können

Das professionelle Management der Kundenbeziehungen bringt nicht nur Vorteile für Ihr Unternehmen, Ihr Team und alle Nutzer des CRM Systems mit sich, sondern auch für alle Ihre Kunden. Diese erhalten einen kontinuierlich qualitativ hochwertigen und damit den besten Service. Folglich zählt das CRM System zu den wichtigsten Business Tools. Eine CRM Software kann sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Unternehmen sinnvoll sein. Für kleine und mittlere Unternehmen liegt der Nutzen insbesondere in der Chance, ihren Kundenstamm zu erweitern und ihre Bekanntheit zu steigern. Außerdem ist das CRM System unabhängig von der Branche einsetzbar.

Eine CRM Lösung sorgt für ein konsistentes und begeisterndes Kundenerlebnis, da jeder im Team auf sämtliche Daten zugreifen kann und somit stets auf dem aktuellsten Stand ist. Teams aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen können auf die für sie wichtigen Informationen schnell und übersichtlich zugreifen. Folglich haben Sie mit Hilfe eines CRM Systems die Möglichkeit, einen sogenannten Customer Centricity Ansatz zu verfolgen, bei dem der Kunde tatsächlich stets im Mittelpunkt steht. Die verschiedenen Teams arbeiten sozusagen Hand in Hand. Eine gut durchdachte Integration des Systems im Unternehmen zählt somit als Basis für dessen Erfolg. Das bedeutet unter anderem, dass zu jedem Kontakt mit einem (potentiellen) Kunden auch alle Informationen hinsichtlich dieses Kontaktes im System hinterlegt werden.

Überzeugen Sie sich gerne selbst von den Vorteilen eines CRM Systems, indem Sie den ameax AkquiseManager kostenlos und unverbindlich in vollem Funktionsumfang 30 Tage lang testen. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung. Kommen Sie gerne auf uns zu!