Warum eine Rechnungserstellungssoftware nutzen?
Eine professionelle Rechnungssoftware unterstützt seine User beim Rechnungen schreiben und als Rechnungsverwalter. Dabei ist der Leistungsumfang enorm – er kann vom individuellen Rechnungsdesign über die automatisierte Nutzung von Stammdaten, den Rechnungsversand sowie verschiedenste Ablage-, Kontroll- und Mahnfunktionen bis hin zur Datenweitergabe an Steuerberater und Finanzamt reichen.
Eine Rechnungserstellungssoftware automatisiert die täglichen Abläufe, die sonst sehr zeitintensiv sind. Eine Rechnungssoftware liefert stets alle wichtigen Zahlen aus dem Rechnungsprogramm im Überblick – wichtig für die betriebswirtschaftliche Steuerung des Unternehmens.
Mittelständische Unternehmen nutzen Rechnungssoftware zum Erstellen von Rechnungen ebenso wie Selbstständige – ob gewerblich Tätige oder Freiberufler. Denn ohne Rechnungen schreiben für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen kommt kein Geld auf das Konto.
Erstellen Sie mit einem Rechnungsprogramm rechtssichere und GoBD-konforme Rechnungen
Jede Rechnung muss den GoBD entsprechen, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Vorschriften gelten insbesondere auch für Online Rechnungen.
Die GoBD machen unter anderem die Vorgabe, jede Rechnung revisionssicher zu archivieren und das Verfahren vollständig zu dokumentieren. Somit reichen die Rechnungsstellung und Speicherung einer Rechnung als Excel- oder Word-Dokument nicht aus. Um GoBD-konform und rechtssicher zu arbeiten, empfiehlt sich die Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware oder einer Rechnungssoftware zum Erstellen und Verwalten von Rechnungen – sowohl zum Schreiben von Online Rechnungen als auch zum Schreiben von Papierrechnungen.
Eine professionelle Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer bei jeder Rechnungsstellung
- den Liefer- oder Leistungszeitpunkt
- Menge und genaue Art der Lieferung oder Leistung
- Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Sonderregelungen können beim Rechnungen erstellen über Kleinbeträge gelten.
Mit einem Software Tool zur Rechnungserstellung und als Rechnungsverwalter wird jede Rechnung im Handumdrehen versandfertig – ob per Post oder in Form von E-Rechnungen. Der Erstellungsprozess per Rechnungsprogramm ist einfach und effektiv:
- die relevanten Rechnungsdaten in die Rechnungsvorlage eingeben
- Vorschau der Rechnung kontrollieren
- fehlende Angaben in den zwischengespeicherten Entwurf auch nachträglich einfügen
Im weiteren Verlauf verhilft die Software zu einem perfekten Überblick. Ob Rechnungseingang, Hinweis auf eine unbezahlte Rechnung oder automatische Erstellung von Mahnungen – für alle Eventualitäten und Kernbereiche hält ein professionelles Rechnungsprogramm die passenden Funktionen bereit. Auch eine verloren gegangene Rechnung ist kein Problem: Dank der zentralen Speicherung im Tool zur Rechnungsstellung ist ein schneller Versand problemlos möglich.
Diese Funktionen sollte Ihre Rechnungserstellungssoftware bieten
Rechnungssoftware gibt es von verschiedensten Anbietern. Einige Leistungsmerkmale sind zwingend erforderlich, um die versprochene Nutzerfreundlichkeit und Arbeitserleichterung auch wirklich zu gewährleisten. Dazu gehören folgende Eigenschaften und Funktionen:
- einfach und intuitiv zu bedienen
- Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben bei der Rechnungserstellung – von der fortlaufenden Rechnungsnummer bis zur Speicherung
- ansprechendes Design der erstellten Dokumente
- Stammdatenverwaltung von Kontakten sowie Kunden- und Produktdaten, die per Mausklick in alle Dokumente übernommen werden können
- Erstellung von Angeboten und allen Rechnungsarten, zum Beispiel von Abo-Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen
- integriertes Mahnwesen
- Datensicherheit
- geprüfte GoBD-Konformität
Zusätzliche Funktionen sorgen für noch größere Nutzerfreundlichkeit:
- direkter Online-Versand von E-Rechnungen
- Bankschnittstelle für den automatischen Check der Rechnungsbegleichung
- Schnittstelle zum Steuerberater für den Export von Daten im benötigten Dateiformat
- weitere Schnittstellen, zum Beispiel für Onlineshops
Besonders wertvoll ist ein persönlicher Kundensupport für individuelle Fragestellungen und die schnelle Lösung eventueller Probleme.
Ob Rechnungsvorlage, Stornorechnung oder Prüfung der Rechnungsbegleichung: Ein professionelles Software Tool für Rechnungserstellung und Dokumentenmanagement nimmt den Nutzern zeitintensive Arbeiten ab. Der Buchhaltung kann nichts mehr entgehen – von offenen Posten bis zu fehlenden Daten ist alles im Griff.
8 Vorteile, die eine Rechnungssoftware bietet
Rechnungen vorschriftsgemäß zu erstellen und aufzubewahren sowie stets den Überblick zu behalten kostet Zeit und oft auch Nerven. Da liegt es nahe, für Rechnungserstellung und Dokumentenmanagement professionelle Software Tools wie ameax Faktura zu nutzen. Mit dem Begriff “Faktura” werden im allgemeinen Sprachgebrauch Dokumente und Belege wie Rechnungen, Gut- oder Lastschriften und Quittungen bezeichnet.
Die Vorteile einer Rechnungserstellungssoftware im Überblick:
- Kosten- und Zeitersparnis
- GoBD-Konformität – von Belegerfassung und Rechnungsnummer bis Stornorechnung
- professionelle Außendarstellung – vom Design bis zum Datenexport
- schneller und automatisierter Versand
- die offenen Rechnungen sind permanent im Blick
- Rechnungen erstellen und dabei Papier einsparen
- Skalierbarkeit – von der Angebotserstellung bis zur bezahlten Rechnung
- zentrale Lösung – alles an einem Ort
Bequem und sicher alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen, die Abläufe effektiv gestalten und den Zeitaufwand auf ein Minimum reduzieren: Mit einer Rechnungserstellungssoftware ist das für jeden möglich.
Jede Rechnung muss den GoBD entsprechen, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Vorschriften gelten insbesondere auch für Online Rechnungen.
Die GoBD machen unter anderem die Vorgabe, jede Rechnung revisionssicher zu archivieren und das Verfahren vollständig zu dokumentieren. Somit reichen die Rechnungsstellung und Speicherung einer Rechnung als Excel- oder Word-Dokument nicht aus. Um GoBD-konform und rechtssicher zu arbeiten, empfiehlt sich die Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware oder einer Rechnungssoftware zum Erstellen und Verwalten von Rechnungen – sowohl zum Schreiben von Online Rechnungen als auch zum Schreiben von Papierrechnungen.
Effizienter arbeiten mit einer Rechnungserstellungssoftware
Das Schreiben von Rechnungen ist ohne Frage lästig, aber zwingend notwendig. Der Prozess kann aber zeitsparend und effizient ablaufen – unter Einhaltung aller formalen Anforderungen an Inhalte und Speicherung von E-Rechnungen.
Denn spezielle Rechnungssoftware macht es möglich, den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung über den Versand und die Überwachung der Zahlungseingänge bis hin zum Datenaustausch mit dem Steuerberater schnell, bequem und sicher zu erledigen. So bleibt mehr Zeit für Kernbereiche übrig, um das Business voranzutreiben.
Mit dem Rechnungsverwalter Tool ameax Faktura haben Sie Ihre Abrechnungen und Finanzen sicher im Griff – zertifiziert und datenschutzkonform, mit Cloud-Lösung und Rechenzentrum in Frankfurt am Main:
- Die papierlose Erstellung von Angeboten, E-Rechnungen und Mahnungen sowie deren Versand schafft Ihnen Freiraum für andere wichtige Tätigkeiten.
- Provisionsabrechnungen, Abo-Rechnungen, Teilrechnungen und Abschlagszahlungen sind nicht zeitintensiv, sondern im Nu erledigt.
- Auch beim Anlegen von Berechnungsformeln und Preisgruppen, der Artikelverwaltung und der Verwaltung des Lagerbestands können Sie ganz auf ameax Faktura bauen.
- Über Schnittstellen ist beispielsweise Ihr Onlineshop direkt angebunden und der Datenexport an den Steuerberater mit wenigen Klicks erledigt.
- Das individuell gestaltbare Corporate Design und der persönliche Kundensupport runden das Gesamtpaket ab.
- Die Datensicherheit ist zertifiziert.
Mit ameax Faktura steht Ihnen eine umfangreiche Faktura Software für die schnelle und flexible Rechnungsstellung zur Verfügung.
