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Projekte organisieren: Worauf es ankommt

Projekte organisieren: Worauf es ankommt

Projekte organisieren, den Projektplan erstellen, die Rollen geschickt verteilen, immer die Übersicht behalten: Das umsichtige Organisieren von Projekten ist eine vielschichtige Arbeit. Schon die ersten Schritte entscheiden, wie gut es gelingt, ein Projekt auf die richtige Spur und durchs Ziel zu bringen.

Am Anfang steht die Erarbeitung von Visionen und Zielen. Danach wird der Projektablaufplan erstellt. So werden Projekte ĂŒbersichtlicher und steuerbar. Sich ohne VorĂŒberlegungen und Plan in die Umsetzung der Projekte und die praktische Arbeit zu stĂŒrzen, ist wenig erfolgversprechend. Zu den Risiken einer Projektsteuerung ohne Plan gehören ein ineffektiver Ressourceneinsatz, Kostenexplosionen, die Verschwendung von Zeit und ein nicht zufriedenstellendes Ergebnis der Arbeit.

Die Planung ist also der zentrale Dreh- und Angelpunkt, wenn Projekte zu organisieren sind. Deshalb kommt der Planung im klassischen Projektmanagement eine große Bedeutung zu. Erst die detaillierte Planung von Zielen, Inhalten, AktivitĂ€ten, Ressourcen, Kosten und Zeit ermöglicht es, Projekte vorausschauend und zielgenau zu gestalten. Es geht beim Plan darum, nichts zu vergessen, Ressourcen optimal einzusetzen und Fristen der Projekte im Projektablauf einhalten zu können – und so durch gutes Management der Arbeit das Ziel zĂŒgig zu erreichen.

Arbeit vor dem Planungsstart: Analysen, Ziele und Projektleitung

Bevor die eigentliche Projektplanung beginnen kann, sind eine Projektumfeldanalyse und eine Risikoanalyse sinnvoll. Die Ergebnisse liefern wichtige Anhaltspunkte, worauf bei der Arbeit am Projektplan und beim Projektmanagement zu achten ist.

Bei der Projektumfeldanalyse werden die projektbezogenen Interessengruppen, die Stakeholder, identifiziert. Beispiele fĂŒr aktive Stakeholder sind Projektleitung, Team, Auftraggeber und Kunden. Zu den passiven Stakeholdern zĂ€hlen beispielsweise Konkurrenten, Behörden, der Betriebsrat oder Angehörige der Mitarbeiter. Betrachtet wird die Bedeutung der Stakeholder fĂŒr das Projekt, aber auch ihre Einstellung und Erwartungshaltung. Die Analyse klĂ€rt, ob eine Einbindung in das Projekt sinnvoll erscheint, ob kritische Stakeholder durch Marketingmaßnahmen zu ĂŒberzeugen sind oder ob sie einen Risikofaktor fĂŒr die Arbeit darstellen.

Die Risikoanalyse dient ebenfalls dazu, einen erfolgreichen Projektablauf nach Plan sicherzustellen. Zuerst werden mögliche Risiken identifiziert, beispielsweise im Umfeld der Projekte oder in einzelnen Arbeitspaketen. Es folgt die Risikobewertung nach Tragweite und Eintrittswahrscheinlichkeit. Nun kann ein Plan mit Gegenmaßnahmen erstellt werden.

Vor Beginn der detaillierten Planungen sind auch die Projektziele zu definieren und eine geeignete Projektleitung zu bestimmen.

ZunĂ€chst werden mögliche Ziele zusammengetragen und im nĂ€chsten Schritt klar ausformuliert. Eine Einstufung in Muss-, Kann- und Soll-Ziele hilft dabei, sich ĂŒber die PrioritĂ€ten klarzuwerden. Im Optimalfall sind alle Ziele auf das zentrale Ziel abgestimmt – ohne konkurrierende Beziehungen untereinander. Ziele sollten erreichbar, zeitlich und inhaltlich klar definiert sowie messbar sein. Im Plan zu berĂŒcksichtigen sind auch Ziele, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, wie besondere Unternehmensinteressen, gesetzliche Regelungen oder individuelle Stakeholder-Interessen.

Wesentlichen Einfluss auf den Erfolg der Arbeit hat auch die Wahl eines kompetenten Projektleiters. Die wichtigste Aufgabe des Projektleiters ist es, das Projekt effektiv und mit Erfolg zum Ziel zu fĂŒhren. DafĂŒr reicht Fachwissen alleine nicht aus. Folgende Eigenschaften sollte ein Projektleiter zusĂ€tzlich mitbringen:

    • eine souverĂ€ne Persönlichkeit
    • FĂŒhrungsqualitĂ€ten
    • gute KommunikationsfĂ€higkeiten und Sozialkompetenzen
    • Planungsgeschick
    • Organisationstalent
    • FlexibilitĂ€t
    • Übersicht
    • unternehmerisches Denken

Der Verantwortungsbereich eines Projektleiters ist groß. Seine Arbeit umfasst:

  • die Erstellung und Aktualisierung der Projektplanung;
  • das Steuern vom Projektablauf;
  • eine stetige Überwachung von Budget, Kosten und Zeit;
  • die Kontrolle der Zielerreichung;
  • die Verantwortung fĂŒr das Team und fĂŒr das Einhalten von Anweisungen bei der Arbeit;
  • eine regelmĂ€ĂŸige Kommunikation mit dem Team, den Auftraggebern und sonstigen Stakeholdern;
  • Projektbesprechungen sowie
  • das Management von Risiken und Konflikten.

Die genauen Aufgaben und Befugnisse eines Projektleiters hÀngen auch von der Organisationsform und von der Anbindung des Projekts im Unternehmen ab.

Projekte organisieren: die Bausteine der Planung

Die Projektplanung selbst besteht aus sechs Bausteinen:

  1. Projektphasen
  2. Struktur
  3. Organisation
  4. AblÀufe und Termine
  5. Ressourcen
  6. Kosten

Die Bausteine eins bis drei bilden die Grobplanung – hier werden die grundsĂ€tzlichen Eckdaten festgelegt. Bei den Schritten vier bis sechs handelt es sich um eine Feinplanung der Arbeit, bei der die Details im Mittelpunkt steht. Das Team sieht hier, wie es zum Erfolg des Projekts beitragen kann.

Projekte organisieren Schritt fĂŒr Schritt: Die folgende Anleitung hilft dabei, beim Management vom Projekt alle wesentlichen Aspekte zu berĂŒcksichtigen.

Projekte organisieren Schritt 1: Phasenplanung

ZunĂ€chst werden die Phasen und Meilensteine im Projektplan festgelegt: Was findet wann und in welcher Reihenfolge statt? Jede Phase ist ein zeitlich und inhaltlich definierter Abschnitt im Projekt. Der Plan gibt vor, welche AktivitĂ€ten in jedem Abschnitt durchgefĂŒhrt werden und welche Ergebnisse zu erzielen sind. Anhand von Meilensteinen am Ende einer Phase ist vom Management nachprĂŒfbar, ob das vorgegebene Ziel erreicht wurde. Außerdem dienen Meilensteine auch zur Orientierung in umfangreichen Projekten und zur Motivation des Projektteams, wenn Meilensteine nach Plan erreicht werden.

Projekte organisieren Schritt 2: Projektstrukturplanung

Projekte organisieren Schritt 2: Projektstrukturplanung

Aufgabe der Projektstrukturplanung ist es, das Projekt in Teilprojekte zu untergliedern. Anschließend sind noch die Arbeitspakete zu definieren. Letztendlich hat der Plan eine Baumstruktur: Ganz oben steht das Projekt, welches in der Ebene darunter in Teilprojekte aufgeteilt wird. Noch eine Ebene tiefer sind die Arbeitspakete zu finden.

 

Bei einem solchen Projektstrukturplan, kurz PSP, geht es um die hierarchische Darstellung und Einordnung aller inhaltlichen Bausteine. Das komplexe Projekt wird in kleine, beherrschbare StĂŒcke zerlegt. Der Faktor Zeit ist in diesem Plan nicht enthalten – dargestellt werden die Strukturen und die Untergliederungen der Projekte.

Projekte organisieren Schritt 3: Planung der Projektorganisation

In Schritt drei dreht sich alles darum, das Projekt zu organisieren. Dabei werden die Rollen im Projekt definiert und die genauen Verantwortlichkeiten festgelegt. So sind doppelt besetzte Bereiche zu verhindern, die Verwirrung stiften oder bei widersprĂŒchlichen Auffassungen Reibungsverluste verursachen wĂŒrden. Auch unbesetzten Rollen gefĂ€hrden den Erfolg – sie verursachen Ratlosigkeit im Team, Ablaufverzögerungen oder ein willkĂŒrliches Vorgehen.

Die im Projektplan zu klÀrenden Fragen sind:

  • Wer besetzt welche Rolle und ĂŒbernimmt wofĂŒr Verantwortung?
  • Welche Hierarchie gilt und wer hat welche Weisungsrechte?

FĂŒr die Beantwortung dieser Fragen ist die Einbindung des Projekts in das Unternehmen wichtig – und eng mit der Organisationsform des Projekts verknĂŒpft. Infrage kommen die Stabsorganisation, eine reine Projektorganisation oder die Matrixorganisation.

Bei der Stabsorganisation koordiniert und berĂ€t der Projektleiter, hat aber keine Weisungsbefugnis. Oft werden Projekte dieser Organisationsform von der GeschĂ€ftsfĂŒhrung oder hochrangigen Abteilungen unterstĂŒtzt. Das Projekt ist keine eigene Organisationseinheit und das Team bleibt in seinen angestammten Unternehmensbereichen.

Die Vorteile:

  • direkter Zugriff auf das aktuelle Fachwissen in den Abteilungen
  • keine VerĂ€nderungen der Organisationsstruktur notwendig
  • Projekte sind schnell eingerichtet

Nachteilig ist, dass die Koordination aufwendig und die Durchsetzung von Maßnahmen schwierig sein kann.

 

Bei der reinen Projektorganisation sind die Mitarbeiter ausschließlich fĂŒr ein Projekt tĂ€tig. Sie stehen ihrer eigentlichen Abteilung in dieser Zeit nicht zur VerfĂŒgung. Der Projektleiter ist fachlich und disziplinarisch weisungsbefugt.

Die Vorteile:

  • klare ZustĂ€ndigkeiten und Strukturen
  • direkte Kommunikation
  • gute Identifikation des Teams mit dem Projekt

Allerdings kann die Ausgliederung von Mitarbeitern ins Projekt zu fachlichen LĂŒcken in der Stammabteilung fĂŒhren. Der Wissensaustausch mit den Fachabteilungen und die Wiedereingliederung der Mitarbeiter nach Ende der Projekte sind eher aufwendig.

Sind Projekte zu organisieren, ist die Matrixorganisation als Mischform weit verbreitet. Die Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen und arbeiten anteilig fĂŒr das Projekt – sie unterstehen gleichzeitig dem Linienvorgesetzten und dem Projektleiter, was zu Konflikten fĂŒhren kann. Im Arbeitsalltag ist es fĂŒr das Team schwieriger, die Arbeit richtig zu priorisieren. DafĂŒr bietet die Matrixorganisation viel FlexibilitĂ€t und den direkten Zugriff auf das Abteilungswissen.

Projekte organisieren Schritt 4: Ablauf- und Terminplanung

Bei der Planung von AblĂ€ufen und Terminen geht es darum, die Arbeitspakete in eine sinnvolle Bearbeitungsreihenfolge zu bringen und die benötigte Zeit fĂŒr die Arbeit an einer Aufgabe zu schĂ€tzen. Oft werden die Arbeitspakete noch weiter in VorgĂ€nge untergliedert.

FĂŒr die Ablauf- und Terminplanung sind folgende Schritte im Projektmanagement notwendig:

  1. Definition der VorgÀnge im Projekt
  2. VerknĂŒpfung aller VorgĂ€nge zu einem funktionierenden Ablauf
  3. SchĂ€tzung und Planung der Bearbeitungsdauer fĂŒr jeden Vorgang
  4. Festlegung von Terminen im Projektkalender

Zu 1. – Definition von VorgĂ€ngen:

Im Projektstrukturplan wird das Gesamtprojekt auf kleine Teileinheiten heruntergebrochen – die Arbeitspakete. Meist besteht ein Arbeitspaket aus mehreren VorgĂ€ngen. Um die AblĂ€ufe und Termine im Projekt sauber planen zu können, ist es notwendig, sich im Projektmanagement ĂŒber die einzelnen VorgĂ€nge Gedanken zu machen. Welche Aufgabe wird umgesetzt? Wie viel Zeit braucht der Vorgang?

Zu 2. – VerknĂŒpfung der VorgĂ€nge:

Nun werden alle VorgĂ€nge in eine Abfolge gebracht und dabei berĂŒcksichtigt, wie sie voneinander abhĂ€ngen. Welche VorgĂ€nge stehen wie miteinander in Verbindung? Welche VorgĂ€nge können parallel stattfinden, welche mĂŒssen in der Zeit aufeinander folgen?

Zu 3. – SchĂ€tzung des Zeitbedarfs:

Eine voraussichtliche Bearbeitungsdauer zuverlÀssig im Voraus zu schÀtzen, ist wegen der vielen Einflussfaktoren schwierig. Verschiedene SchÀtzmethoden liefern dennoch nutzbare Ergebnisse:

  • Man bittet einen oder mehrere Experten – gerne aus dem Team – um eine EinschĂ€tzung.
  • Liegen Erfahrungen mit Ă€hnlichen Projekten vor, können diese als Grundlage fĂŒr SchĂ€tzungen der Zeit im aktuellen Projekt verwendet werden. Dieser Ansatz wird als Analogiemethode bezeichnet.
  • Beim Bottom-up-Ansatz wird zunĂ€chst der Zeitaufwand fĂŒr die kleinsten Projekteinheiten, die Aufgaben und VorgĂ€nge, geschĂ€tzt und danach aufsummiert. Aber Vorsicht: Umfang und Struktur der Projekte mĂŒssen vor der Anwendung des Bottom-up-Ansatzes klar definiert sein, sonst geht schnell die Übersicht verloren.
  • Der Top-Down-Ansatz eignet sich eher dazu, die PlausibilitĂ€t einer Planung zu prĂŒfen. Ist der Gesamtaufwand ungefĂ€hr bekannt oder vorgegeben, wird geschaut, ob dessen Verteilung auf die Teilprojekte, Arbeitspakete und VorgĂ€nge schlĂŒssig möglich ist.

Zu 4. – Pflege des Terminkalenders:

Wird fĂŒr das Projektmanagement ein Tool genutzt, ĂŒbernehmen einige Programme nach Eingabe des Starttermins und der Rohdaten die weiteren Eintragungen nahezu automatisch.

Projekte organisieren Schritt 4: Ablauf- und Terminplanung

Projekte organisieren Schritt 5: Ressourcenplanung

Auch bei der Ressourcenplanung ist die VorausschĂ€tzung schwierig. Dennoch mĂŒssen, wenn Projekte zu organisieren sind, im Zuge der Projektplanung folgende Fragen geklĂ€rt werden:

  • Welche Ressourcen werden in welchem Umfang benötigt?
  • Welche Qualifikationen werden bei der Ressource Personal gebraucht?
  • Welche Sachressourcen wie zum Beispiel Rohstoffe, Maschinen, Werkzeuge und Software sind fĂŒr eine effektive Arbeit notwendig?

Nach der Ermittlung der benötigten Ressourcen werden diese den Arbeitspaketen im Plan zugeordnet. Dabei geht es auch um den optimalen Ressourceneinsatz und die Vermeidung von EngpĂ€ssen. Eine Überbelastung der Mitarbeiter wĂŒrde in jeder Phase zu Stress, Fehlern und nachlassendem Engagement bei der Arbeit fĂŒhren.

Projekte organisieren Schritt 6: Kostenplanung

Die Projektkosten werden aus den Ressourcenkosten und der Projektdauer errechnet. Der Kostenplan ermöglicht eine Überwachung per Soll-Ist-Vergleich und die Steuerung der Projektkosten. Da es im Projekt zu Abweichungen vom Plan kommen kann, sind Reserven vorzusehen. Die Erstellung eines Kostenplans in der Planungsphase ist wichtig, weil sich die Projektkosten zu diesem frĂŒhen Zeitpunkt noch am besten vom Management beeinflussen lassen.

Zu ermitteln sind

  • die Kosten der Ressourcen und
  • der Umfang des Ressourceneinsatzes pro Vorgang.

Wichtig fĂŒr die Bestimmung der Ressourcenkosten sind Kostenarten wie

  • Personalkosten,
  • Materialkosten,
  • GerĂ€te- und Maschinenkosten,
  • Fremdleistungskosten und
  • Kapitalkosten wie Zinsen, die bei der Bereitstellung von Finanzmitteln entstehen.

Wurden die Arbeitspakete im Projektstrukturplan sauber erfasst, lassen sich die Kosten fĂŒr die einzelnen VorgĂ€nge und Arbeitspakete nun gut abschĂ€tzen. Durch Aufsummierung werden daraus die Teilprojektkosten und schließlich die Gesamtprojektkosten berechnet.

Projekte organisieren mit System: Effizienz durch Projektmanagement-Software steigern

Projekte zu organisieren, beinhaltet eine Vielzahl von VorgĂ€ngen und Aufgaben. Eine professionelle Software fĂŒr Projektmanagement wie ameax Aufgaben und Projekte erleichtert die Planung, Verwaltung, Prozessbegleitung, Überwachung und Projektsteuerung deutlich. Beispielsweise wĂ€re das Management der optimalen Ressourcenauslastung ohne Tool viel zu zeitaufwĂ€ndig und fehleranfĂ€llig. Im Projektablauf werden PlanungsĂ€nderungen notwendig? Kein Problem – ein Tool fĂŒr Projektmanagement passt die Folgedaten gleich mit an.

In das Software-System ameax Aufgabenmanagement können nicht nur die Eckpfeiler eines Projekts detailliert eingetragen und ProjektplÀne hinterlegt werden. Auch Erinnerungsdaten, FÀlligkeitstermine und die jeweils zustÀndigen Bearbeiter sind rasch im Tool vermerkt. Wichtig: Zum Schutz sensibler Projektdaten kann die Software so eingestellt werden, dass nur das involvierte Team Zugriff hat.

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