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Mit einem Projektablaufplan sicher zum Projekterfolg

Projekte sind komplexe Gebilde und eine gute Planung ist ausschlaggebend fĂŒr den Erfolg. Ein transparenter, gut durchdachter Plan fĂŒr den Projektablauf sorgt dafĂŒr, dass Unklarheiten und Verzögerungen vermieden werden und die ErgebnisqualitĂ€t stimmt.

Ein Projekt lĂ€sst sich im Allgemeinen in fĂŒnf Phasen einteilen: Definition, Planung, DurchfĂŒhrung, Monitoring und Abschluss.

Der Projektplan entsteht in der Planungsphase. Er gibt den zeitlichen Ablauf der Aufgabenbearbeitung in einem Projekt vor, indem er

  • die Arbeitspakete in ihrer gegenseitigen AbhĂ€ngigkeit voneinander darstellt,
  • die Zwischenziele aufzeigt und
  • den gesamten Zeitverlauf des Vorhabens deutlich macht.

Der Projektablaufplan legt also durch die Fixierung der jeweiligen Anfangs- und Endtermine aller Arbeitspakete den Ablauf eines Projektes zeitlich fest. Ein gut durchdachter Plan zum Projektablauf hÀlt die Projektteilnehmer immer auf dem Laufenden und das Projekt kann termingerecht abgeschlossen werden. Empfehlenswert ist eine Planerstellung per Software Tool, die Zeit spart und FlexibilitÀt sichert.

Die Basis fĂŒr den Projektablaufplan bildet der Projektstrukturplan, welcher das Gesamtprojekt in Teileinheiten aufteilt und so die Projektstruktur abbildet. Da Projektstruktur- und Projektablaufplan alle wesentlichen Informationen beinhalten, werden sie auch an verschiedenen Stellen fĂŒr die Kommunikation nach außen eingesetzt.

Im Folgenden zeigen wir, welche Bausteine zu einem realistischen Projektablaufplan gehören und wie die Erstellung des Plans am besten funktioniert.

Mit einem Projektablaufplan sicher zum Projekterfolg

Diese Vorteile bietet ein Projektablaufplan

Zwar erscheint der Zeitaufwand fĂŒr eine grĂŒndliche, realistische Planung des Projektablaufs hoch, aber er lohnt sich. Denn der Projektablaufplan gibt dem Team und dem Management zu jedem Zeitpunkt Antworten auf alle relevanten Fragen zum Projekt:

  • Liegt der Projektfortschritt im Plan oder gibt es Verzögerungen im Ablauf?
  • Wann wird der nĂ€chste Meilenstein erreicht?
  • An welchen Stellen ist eventuell ein Umsteuern notwendig?

Außerdem ist ein solcher Plan ein wichtiger Baustein fĂŒr ein schlĂŒssiges Konzept. Der ĂŒbersichtliche und logische Zeitplan erleichtert auch die Kommunikation mit dem Management und anderen Gruppen, die regelmĂ€ĂŸig ĂŒber den Ablauf informiert werden mĂŒssen.

Die Vorteile im Einzelnen:

  • Der Plan schafft einen Überblick – und zwar nicht nur ĂŒber alle Aufgabenpakete, sondern auch ĂŒber ihre gegenseitigen AbhĂ€ngigkeiten.
  • Der Ressourcenbedarf wird deutlich und die Einteilung kann fĂŒr den gesamten Ablauf effektiv geplant werden.
  • Die klare Aufteilung der ZustĂ€ndigkeiten sorgt fĂŒr Transparenz bei allen am Projekt Beteiligten.
  • Das Setzen von FĂ€lligkeiten ermöglicht eine zeitlich sehr prĂ€zise Planung. Deshalb ist die Nutzung einer professionellen Software wie ameax Aufgaben und Projekte so wichtig, die diese Funktion anbietet.
  • Meilensteine an wichtigen Stellen sorgen jederzeit fĂŒr einen guten Überblick: Jeder im Team sieht, welchen aktuellen Stand das Projekt hat.
  • Der Plan vereinfacht die interne und externe Kommunikation.

Um den Projektablaufplan optimal erstellen und fĂŒr das Projektmanagement nutzen zu können, ist der Einsatz einer professionellen Projektmanagement Software sehr zu empfehlen. Ein solches Software Tool reduziert den Erstellungsaufwand, strukturiert Plan und Ablauf, spart Zeit, ermöglicht die Integration aller wichtigen Faktoren in die Vorlage und ist flexibel nutzbar.

VorĂŒberlegungen zum Projektablaufplan

Im Plan werden alle Arbeitspakete strukturiert und weiter untergliedert. DafĂŒr ist es notwendig, jede Aufgabe genau zu beschreiben und abzugrenzen. Zwischenziele auf dem Weg zum Erfolg sind zu definieren und die Aufgabenreihenfolgen im Ablauf festzulegen. Die einzelnen TĂ€tigkeiten werden mit einem Zeitplan versehen, wobei die Anfangs- und Endtermine in Wochen, Tagen oder sogar Stunden angegeben werden können.

Die wichtigsten Bestandteile eines Projektablaufplans sind also

  • alle Teilvorhaben,
  • die fĂŒr die Zielerreichung zu erfĂŒllenden Aufgaben und
  • klare Zeitangaben zum Ablauf.

FĂŒr die Planung der Ressourcen sind auch Einflussfaktoren außerhalb des Vorhabens zu beachten. So muss in die Kalkulation der benötigten Anzahl an Mitarbeitern einfließen, wie sehr die Personen in andere TĂ€tigkeiten eingebunden sind. Zu berĂŒcksichtigen ist auch, wie viel Zeit fĂŒr Urlaube und eventuelle KrankheitsausfĂ€lle einzuplanen ist. Gibt es externe Projektmitarbeiter, ist deren VerfĂŒgbarkeit in der geplanten Zeit im Voraus zu klĂ€ren.

Den Ablauf vom Projekt mit Meilensteinen und AbhÀngigkeiten planen

Den Ablauf vom Projekt mit Meilensteinen und AbhÀngigkeiten planen

Um ein Projekt ĂŒbersichtlich zu strukturieren, wird der Ablauf am besten in mehrere Etappen unterteilt und mit Meilensteinen versehen. Jeder Meilenstein entspricht einem wichtigen Zwischenziel auf dem Weg zur Projektfertigstellung. Meist liegt ein solcher PrĂŒfpunkt am Ende einer Projektphase.

AbhÀngigkeiten liegen vor, wenn eine Aufgabe erst nach Erledigung einer anderen bearbeitet werden kann. Aus den AbhÀngigkeiten ergibt sich auch der kritische Pfad eines Vorhabens. Dieser kritische Pfad umfasst alle Stellen und AktivitÀten, bei denen schon eine einzige Verzögerung die gesamte Dauer des Projekts verlÀngert. Daher ist allen AktivitÀten, die den kritischen Pfad bilden, besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Nur bei deren Abwicklung in der vorgesehenen Zeit wird auch das Projektziel als Ganzes nach Plan erreicht.

In 5 Schritten einen Plan fĂŒr den Projektablauf erstellen

1. Den Projektumfang erfassen
Im Rahmen der Projektbeschreibung und der Zielfestlegung entwickeln Projektmanager ein VerstĂ€ndnis fĂŒr den Projektumfang. Wichtig sind dabei die Absprachen mit Vorgesetzten und eventuell auch mit anderen Stakeholdern (Anspruchsberechtigten).

2. Aufgabenliste ausarbeiten und Teilaufgaben identifizieren
Welche Schritte an welchen Stellen fĂŒhren zur Erreichung des Gesamtziels? Komplexere Aufgabenblöcke werden fĂŒr einen geordneten Ablauf besser in Teilaufgaben aufgesplittet. Eine detaillierte Vorplanung erleichtert die Umsetzung und Steuerung der Arbeitsschritte im Projektablauf.

3. Meilensteine im Projektablauf festlegen
Meilensteine sind Zwischenziele, die ein Projekt in mehrere Abschnitte unterteilen. So ist der Projektfortschritt deutlicher erkennbar. Online Tools und professionelle Softwareprogramme erleichtern die ÜberprĂŒfung und Freigabe der erreichten Zwischenziele, sodass zĂŒgig zum nĂ€chsten Schritt ĂŒbergegangen werden kann.

4. AbhÀngigkeit der Teilaufgaben und Dauer der Bearbeitung im Plan festlegen
Voneinander unabhĂ€ngige Teilaufgaben können parallel bearbeitet werden; aufeinander aufbauende erst, wenn die VorgĂ€ngeraufgabe abgeschlossen ist. Eine genaue Kenntnis dieser ZusammenhĂ€nge und eine realistische Planung der Bearbeitungsdauer sind notwendig, um die zeitliche Planung und die Ressourceneinteilung passgenau vornehmen zu können. Denken Sie daran, Puffer einzubauen – dann bringen unvorhergesehene Verzögerungen nicht den gesamten Zeitplan durcheinander.

5. Verantwortlichkeiten zuordnen
Jede anfallende TĂ€tigkeit wird einem Mitglied des Projektteams zugeordnet. Wichtig ist, auch fĂŒr die interne und externe Kommunikation – ob mit Mitarbeitern, Management, Agenturen, Kunden, Lieferanten, Geldgebern oder Politikern – einen Verantwortlichen zu benennen.

Sind alle fĂŒr den Ablaufplan wichtigen Informationen zusammengetragen, geht es darum, sie ĂŒbersichtlich darzustellen, beispielsweise in einem Diagramm. Mit der richtigen Software und einer individuell anpassbaren Vorlage gelingt dieser entscheidende Arbeitsschritt leicht und zĂŒgig. Ein wichtiges Auswahlkriterium fĂŒr das Software Tool ist der Datenschutz: Wo speichert das Tool die Projektdaten? Und entspricht diese Speicherung auch den vom Unternehmen vorgegebenen Regeln?

In 5 Schritten einen Plan fĂŒr den Projektablauf erstellen

Der Projektablaufplan und seine Darstellungsformen

Ein Projektablaufplan kann auf verschiedene Art und Weise dargestellt werden. Jedes Projekt ist individuell und so wird auch die Wahl der Darstellungsform vom Projekt selbst sowie von den Vorlieben, Gewohnheiten und AnsprĂŒchen des Projektmanagements beeinflusst.

Weit verbreitet sind Planungen in Tabellenform, mit der Netzplantechnik oder als Gantt Diagramm, wie im Folgenden dargestellt.

Schnell erstellt, aber unĂŒbersichtlich: Die Tabelle

In einer Tabelle lassen sich die einzelnen Aufgaben eines Vorhabens recht einfach erfassen. Beispielsweise kann jeder Meilenstein in einer eigenen Spalte notiert werden; darunter werden alle dazugehörigen Informationen wie Start- und Enddatum sowie die Teilaufgaben vermerkt. Leider wird eine Tabelle im Projektablauf schnell unĂŒbersichtlich und es fehlt die Darstellung der gegenseitigen AbhĂ€ngigkeiten.

Schnell erstellt, aber unĂŒbersichtlich: Die Tabelle

Sehr exakt, aber aufwendig: Der Netzplan

Bei der Darstellung als Netzplan wird jede Aufgabe weiter in einzelne Teilaufgaben zerlegt. DafĂŒr muss das Projekt systematisch durchdacht werden. Die Teilaufgaben erscheinen, je nach Beziehung, parallel oder nacheinander verlaufend als Teilnetz:

 

  • Jeder Vorgang wird als Rechteck dargestellt. Das Rechteck ist ein sogenannter Vorgangsknoten und enthĂ€lt Informationen wie Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer, Dauer des Vorgangs und Pufferzeiten.
  • Folgen zwei VorgĂ€nge im Plan direkt aufeinander, werden die Vorgangsknoten mit einem Richtungspfeil verbunden.
  • Können mehrere VorgĂ€nge erst beginnen, wenn eine vorangestellte AktivitĂ€t beendet ist, wird dies ebenfalls mit Richtungspfeilen visualisiert.
  • Hat ein Nachfolgevorgang mehrere VorgĂ€nger, zeigen deren Richtungspfeile alle auf den Nachfolger. Die VorgĂ€ngeraktivitĂ€ten laufen parallel ab und stehen nicht direkt miteinander in Kontakt.

 

Der Netzplan bildet den zeitlichen Ablauf und AbhĂ€ngigkeiten jeder Aufgabe exakt und detailliert ab. Drohen Verzögerungen, werden diese schnell erkannt und die Gegensteuerung kann beginnen. Die Erstellung des Netzplans ist aber mit sehr viel Arbeit verbunden. Daher ist ein Netzplan vor allem fĂŒr komplexe und detailliert zu planende Projekte nĂŒtzlich – er kommt unter anderem in der Baubranche sowie in der Produktion zum Einsatz.

Vor allem ein softwaregestĂŒtzt erstellter Netzplan bietet viele Vorteile:

 

  • Anschauliche Darstellung des gesamten Projektablaufes
  • Leicht aktualisierbare Planung
  • Zeigt Reserven ebenso auf wie EngpĂ€sse
  • Erleichtert die Terminierung der Arbeitspakete
  • Ermöglicht eine optimierte Steuerung von Ressourcen, Kosten und Terminen

 

Je grĂ¶ĂŸer der Detailgrad des Netzplans wird, desto höher ist auch der Aufwand fĂŒr Erstellung, laufende Soll-Ist-Abgleiche und Revisionen. Es besteht die Gefahr, dass ein zwar theoretisch sehr korrektes, aber praxisfremdes Konstrukt entsteht, dem die Anwender ablehnend gegenĂŒberstehen.

Anwenderfreundlicher ist in vielen FĂ€llen ein Gantt Diagramm, welches sich in kĂŒrzerer Zeit erstellen lĂ€sst.

Sehr exakt, aber aufwendig: Der Netzplan

Den Zeitverlauf immer im Blick: der Gantt Chart

Beim Gantt Diagramm wird jedes Arbeitspaket grafisch als horizontaler Balken auf einer Zeitachse dargestellt. So lassen sich die zeitlichen AblÀufe inklusive der Bearbeitungsdauern und der AbhÀngigkeiten sehr schnell visuell erfassen.

Die Aufgaben und Zwischenziele stehen untereinander aufgelistet auf der linken Seite. Rechts daneben zeigt ein Balken den Beginn sowie den Endpunkt und damit die Bearbeitungsdauer jeder Aufgabe an. Sofort wird deutlich, welche AktivitÀten zeitlich hintereinanderliegen oder parallel stattfinden.

Die Vorteile im Überblick:

 

  • Die Bearbeitungsdauer jeder Aufgabe ist auf einen Blick erkennbar.
  • Die Darstellung ist intuitiv verstĂ€ndlich.
  • Mehrere Projekte sind gut miteinander vergleichbar.
  • Ein softwaregestĂŒtzt erstelltes Gantt Diagramm ist leicht Ă€nderbar und hĂ€lt die Teammitglieder stets auf dem Laufenden.

 

Allerdings werden im Gegensatz zum Netzplan meist nur zeitliche AbhĂ€ngigkeiten verschiedener Aufgaben dargestellt, nicht aber die inhaltlichen. Eine zu detailreiche Darstellung, beispielsweise mit Angaben zu Ressourcen und Fristen, wĂŒrde die Übersichtlichkeit vermindern.

Daher eignet sich dieses Diagramm vor allem fĂŒr nicht zu komplexe und umfangreiche Projektvorhaben.

Den Zeitverlauf immer im Blick: der Gantt Chart

Der Projektablaufplan und seine Darstellungsformen

FĂŒr die QualitĂ€t eines Projektablaufplans ist nicht unbedingt ein großer Umfang entscheidend. Wichtig ist, dass die Planinhalte eine gute Orientierung ermöglichen, Änderungen im Projektverlauf eingefĂŒgt werden können und alle kritischen Faktoren berĂŒcksichtigt werden.

Von zentraler Bedeutung ist die Darstellung aller Aufgaben, der AbhĂ€ngigkeiten und Abfolgen sowie der Zwischenziele auf dem Weg zum Erfolg. Der Einsatz guter Software Tools mit individualisierbarer Vorlage reduziert den Erstellungsaufwand fĂŒr einen Projektablaufplan deutlich. Eine entsprechende Projektmanagement Software ermöglicht Anpassungen sowie Aktualisierungen per Knopfdruck, sodass stets der aktuelle Bearbeitungsstand des Projektes angezeigt wird.

Mit einem professionellen Projektmanagement Tool wie ameax Aufgaben und Projekte lÀsst sich ein individueller Projektablaufplan komfortabel erstellen, als Vorlage speichern, optisch attraktiv aufbereiten und bei PlanÀnderungen flexibel anpassen:

  • Der MenĂŒpunkt „VorgĂ€nge“ umfasst eine Übersicht aller EinzelvorgĂ€nge, den persönlichen Aufgabenstapel jedes Projektmitarbeiters und die Gruppierung von EinzelvorgĂ€ngen zu Projekten. Die perfekte Übersicht ist also fĂŒr Team und Projektleitung jederzeit gegeben.
  • Die Rechteeinstellung fĂŒr die Zugriffsmöglichkeiten wirkt sich auch auf die Darstellung im System aus und sorgt fĂŒr gute Übersicht. Es werden nur die relevanten MenĂŒpunkte und SchaltflĂ€chen angezeigt.
  • Ein Vorgangsschema lĂ€sst sich individuell anlegen und als Vorlage speichern. DafĂŒr werden die einzelnen Arbeitsschritte definiert. So können die Nutzer unter anderem die Funktionen Aktionen, ZustĂ€ndige, Beobachter und Kommentare in die Vorlage aufnehmen.
  • In der Kommentarfunktion können zusĂ€tzliche Informationen zu VorgĂ€ngen hinterlegt werden, beispielsweise der aktuelle Stand oder Probleme, aber auch Dateien und Bilder.
  • ameax Aufgaben und Projekte verknĂŒpft verschiedenste Personengruppen miteinander, zum Beispiel Mitarbeiter aus Kundenbetreuung, Produktion, Innen- und Außendienst sowie der Buchhaltung.
  • Änderungen bei VorgĂ€ngen können sogar per RSS-Feed (Rich-Site-Summary-Feed) werden z. B. auf Websites anzeigt werden. So werden dem Nutzer neue VorgĂ€nge und StatusĂ€nderungen sofort nicht nur in seiner To-Do-Liste, sondern z. B. auf Websites angegeben. Dadurch werden neue Aufgabe gleich wahrgenommen und fristgerecht bearbeitet.
  • Bei der Nutzung der ameax Unternehmenssoftware als Ticketsystem fĂŒr das Management von Kundenanfragen sind Angaben wie Bearbeitungsstand, zustĂ€ndiger Mitarbeiter, PrioritĂ€t des Vorgangs und Fristen immer sichtbar. Auch können direkt aus dem System Nachrichten an den Kunden versendet werden.
  • Die Projektzeiterfassung lĂ€sst sich problemlos anbinden.
  • Die Datensicherheit ist stets gewĂ€hrleistet – die ameax Unternehmenssoftware entspricht vollstĂ€ndig den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Der Projektablaufplan und seine Darstellungsformen

Im Projektmanagement können Sie so mit der ameax Projektsoftware

  • ein individuell passendes Vorgangsschema erstellen;
  • sich von der Software durch das Projekt leiten lassen;
  • Checklisten erstellen und beispielsweise Prozent-Slider einfĂŒgen, um die ZwischenstĂ€nde und termingerechte Erreichung der Meilensteine zu ĂŒberprĂŒfen;
  • PrioritĂ€ten vergeben, Aufgaben zuweisen und Kommentare ergĂ€nzen;
  • sich Benachrichtigungsverlauf und Statusverlauf von VorgĂ€ngen anzeigen lassen.

Mit der Software ameax Aufgaben und Projekte gelingt es Ihnen zĂŒgig und komfortabel, Ihre Vorhaben zu strukturieren und bei Bedarf auch beliebig zu erweitern. So arbeiten alle Teammitglieder und das gesamte Unternehmen optimal zusammen.

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