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Ein Projekt erfolgreich managen in 5 Phasen

Management eines Projekts: Definition

Projektarbeit ist in Unternehmen weit verbreitet. Als┬áProjekt┬áwird ein komplexes Vorhaben bezeichnet, das aus miteinander abgestimmten T├Ątigkeiten besteht. Das definierte Ziel ist unter Einhaltung verschiedener Vorgaben zu Zeit, Ressourcen und Qualit├Ąt zu erreichen. Meist ist eine bereichs├╝bergreifende Zusammenarbeit notwendig.

Ein professionelles Projektmanagement dient dazu, ein┬áProjekt┬árichtig zu planen, zu ├╝berwachen, zu steuern und abzuschlie├čen. Nur so k├Ânnen Ressourcen optimal eingesetzt, Chancen genutzt sowie Risiken minimiert werden. Ziel ist es, das┬áProjekt┬ánach Plan mit dem gew├╝nschten Ergebnis abzuschlie├čen – sowohl zeitlich als auch im Hinblick auf Qualit├Ąt und Kosten.

Um ein┬áProjekt┬áerfolgreich abzuwickeln, hat sich die Einteilung des Projektmanagements in f├╝nf Phasen bew├Ąhrt. In jeder dieser Phasen werden Aufgaben und Ziele definiert sowie Meilensteine festgelegt, um z├╝gig und effektiv voranzukommen – vor allem bei umfangreichen Projekten eine sinnvolle Vorgehensweise.

Durchlaufen Management, Projektleitung und Team den Prozess konsequent bis zum Ende, kann echter Mehrwert entstehen: Das Projektmanagement wird ein planbarer Prozess – nutzbar auch als Vorlage f├╝r neue Projekte. F├╝r eine optimale Planung, Durchf├╝hrung und Kontrolle von Projekten ist der Einsatz einer professionellen Projektmanagement-Software zu empfehlen.

EIN PROJEKT ERFOLGREICH MANAGEN IN 5 PHASENÔÇő

Die 5 Projektmanagement-Phasen

In den Phasen 1 und 2, Projektstart und Projektplanung, wird das Fundament f├╝r das gesamte┬áProjekt┬ágelegt. Ungenauigkeiten und Fehler in der Planung k├Ânnen in den nachfolgenden Phasen schnell zu Problemen im Management f├╝hren.

Die Phasen des Projektmanagements bauen entweder aufeinander auf oder laufen gleichzeitig ab, wie Phase 3, die Projektabwicklung, und Phase 4, die Projekt├╝berwachung und -steuerung. Der Projektabschluss in Phase 5 liefert wertvolle Erkenntnisse f├╝r zuk├╝nftige Projekte.

Phase 1: der Projektstart

Bereits bei der Initiierung eines Projekts sind grunds├Ątzliche Fragen zu kl├Ąren. In dieser Phase geht es darum, Zweck und Ziel des Projekts festzustellen sowie zu pr├╝fen, ob sich die Projektdurchf├╝hrung lohnt.

Phase 1 des Projektmanagements umfasst folgende Inhalte:

  • den Grund f├╝r die Projektinitiierung
  • das Zusammentragen der Projektziele
  • den ├ťberblick zu Budget, Ressourceneinsatz, anfallenden Kosten und ben├Âtigter Zeit
  • eine Machbarkeitspr├╝fung inklusive Kosten-Nutzen-Analyse
  • die Projektbeschreibung mit Beantwortung der wichtigsten W-Fragen: Wer ist involviert? Was ist zu tun? Warum und wie soll das┬áProjektdurchgef├╝hrt werden? Welche Ressourcen werden in welchem Umfang ben├Âtigt?

Diese ├ťberlegungen flie├čen in den Business-Case (Gesch├Ąftsfall) mit ein, die Analyse des Projektszenarios hinsichtlich des strategischen Nutzens und der Rentabilit├Ąt. Darin wird herausgearbeitet:

  • warum das┬áProjektwichtig ist, welches Problem oder welche Fragestellung es l├Âsen kann;
  • welche Alternativen zum vorgeschlagenen┬áProjektin Betracht gezogen wurden;
  • aus welchen Gr├╝nden andere Optionen nicht infrage kommen;
  • welche Zeit und welches Budget im Plan vorzusehen sind;
  • welche Risiken dem Nutzen gegen├╝berstehen.

Die M├╝he f├╝r das Zusammentragen dieser Daten lohnt sich. Denn durch die kritische Beurteilung des Projektes wird Entscheidern und Management der Projektnutzen deutlich gemacht. Auch das Projektteam erh├Ąlt Informationen zum Projekthintergrund – wichtig f├╝r das Verantwortungsgef├╝hl und Engagement.

Phase 2: die Projektplanung

Eine detaillierte, realistische Planung ist wichtig, denn effektive Arbeit im Team kann nur mit einem klaren Plan gelingen.

Der Plan muss f├╝r einen direkten Weg zum Ziel folgende Erfolgsfaktoren ber├╝cksichtigen:

  • deutlich formulierte Aufgabenstellungen und Ziele, an denen der Erfolg gemessen werden kann
  • die regelm├Ą├čige ├ťberpr├╝fung der Fortschritte im┬áProjekt
  • eine starke Projektleitung mit Entscheidungskompetenzen
  • eindeutige Rollenverteilungen im Team mit klaren Verantwortlichkeiten und Befugnissen
  • die ausreichende Verf├╝gbarkeit von Ressourcen
  • eine kontinuierliche Kommunikation mit allen Stakeholdern – teamintern, mit den externen Beteiligten und mit den Auftraggebern
  • der offene Umgang mit Konflikten
  • Motivation und Wille zum Erfolg bei allen Beteiligten

Hilfreich f├╝r das Management ist eine grafische Darstellung der Projektschritte in einem Projektablaufplan. Ein Projektstrukturplan inklusive Kommunikationsplan bringt zus├Ątzlich System in die Arbeit am┬áProjekt. Unsicherheiten und Missverst├Ąndnisse k├Ânnen durch klare Angaben im Plan vermieden werden.

Wichtige Elemente der Projektplanung sind der Projektauftrag, die Erfolgskriterien, die Ziele und das Risikomanagement.

Der Projektauftrag

Der Projektauftrag ist die Grundlage f├╝r alle weiteren T├Ątigkeiten. Je komplexer das┬áProjekt┬áist, desto umfangreicher f├Ąllt in der Regel der Projektauftrag aus. Der Projektauftrag dient als ├ťbersichtspapier und zur offiziellen Autorisierung der Projektabwicklung.

Typische Inhalte sind:

  • die formellen Projektdaten wie Beginn, Ende und genaue Bezeichnung;
  • die personelle Projektorganisation mit Zust├Ąndigkeiten, wozu die Benennung von Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleitung, Ansprechpartnern und Team geh├Ârt;
  • eine Projektbeschreibung, welche die Projektbegr├╝ndung und das Projektziel sowie Termine und Meilensteine nennt, aber auch auf eventuelle Risiken eingeht;
  • Angaben zu Aufwand, Budget und Wirtschaftlichkeit durch die Planung von Projektkosten, Ressourceneinsatz und Budgetverf├╝gbarkeit.
Der Projektauftrag
Erfolgskriterien

Erfolgskriterien

Ziel eines guten Projektmanagements ist, dass die Stakeholder das Projektergebnis als Erfolg bewerten. Stakeholder, also Anspruchsgruppen, sind dabei alle Personen, die ein Interesse am Erfolg des Projekts haben. Meist wird die Einhaltung der Planung zu Zeit- und Ressourcenbedarf sowie Ergebnisqualit├Ąt als Erfolg beurteilt.

Wichtig ist die Festlegung, welche Key-Performance-Indicators, kurz KPIs, also Kennzahlen zur Leistungsmessung, zur Beurteilung herangezogen werden sollen. Ein Beispiel: Der KPI Backlog – Arbeitsr├╝ckstand – gibt an, welcher Anteil der abrechenbaren Arbeit noch unvollst├Ąndig ist.

Ziele des Projekts

Die Festlegung klarer Projektziele im Plan ist eine Hauptanforderung an gutes Projektmanagement. F├╝r die Zielfestlegung wird gerne die SMART-Formel genutzt. S steht dabei f├╝r spezifisch, M f├╝r messbar, A f├╝r akzeptiert, R f├╝r realistisch und T f├╝r terminiert. Das bedeutet:

  • Eine Zielbeschreibung darf nicht zu allgemein bleiben.
  • Durch die Nutzung messbarer Erfolgskriterien gelingt auch die Formulierung messbarer Ziele.
  • Hohe Akzeptanz entsteht, wenn die Mitarbeiter den Grund f├╝r ein Ziel kennen und davon ausgehen k├Ânnen, dass sich die Zielverfolgung lohnt.
  • Ziele sollten realistisch und mit den verf├╝gbaren Ressourcen erreichbar sein.
  • Ein Projekt ist mit Zeitpuffern zu planen und mit einer konkreten Gesamtlaufzeit zu versehen.
Ziele des Projekts
Das Risikomanagement

Das Risikomanagement

Jedes Projekt birgt das Risiko, dass der Projektablauf durch unvorhergesehene Entwicklungen oder Vorkommnisse ins Stocken ger├Ąt. Je genauer die Projektplanung durchgef├╝hrt wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass beispielsweise nachtr├Ągliche Erweiterungen notwendig sind. Werden im Plan Chancen und Risiken eines Projekts fr├╝hzeitig identifiziert, kann das Management im Notfall z├╝gig Gegenma├čnahmen ergreifen.

Zu den potenziellen Risiken geh├Âren beispielsweise

  • ein zu knappes Budget,
  • eine zu geringe Mitarbeiterzahl,
  • das ├ťberziehen von Terminen oder
  • unzureichende F├Ąhigkeiten von Mitarbeitenden.

Phase 3: die Projektabwicklung

In Projektmanagementphase 3 wird der Plan in die Tat umgesetzt. Die Projektleitung hat in dieser Phase die Aufgabe, das Team ├╝ber die Meilensteine zum Ziel zu f├╝hren. Im Zuge der Aufgabenverteilung werden die Aufgabenstellungen erl├Ąutert. Danach verl├Ąsst sich die Projektleitung auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter.

Zu Beginn der Abwicklungsphase geht es um

St├Ąndige Aufgaben der Projektleitung sind

  • die Motivation der Teammitglieder,
  • die regelm├Ą├čige Kommunikation mit allen Beteiligten – sowohl in internen Besprechungen als auch durch das Informieren der Stakeholder ├╝ber den Projektfortschritt sowie
  • die in Phase 4 beschriebene Projekt├╝berwachung.

Wurden die Aufgaben von Phase 1 und Phase 2 gewissenhaft erledigt, sollte die Projektdurchf├╝hrung recht reibungslos verlaufen. Eine Software f├╝r Projektmanagement wie ameax Aufgabenmanagement erleichtert nicht nur die Projektorganisation, sondern auch die intensive Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern.

Phase 4: Projekt├╝berwachung und -steuerung

Die ├ťberwachung der Arbeitspakete l├Ąuft parallel zur Projektdurchf├╝hrung ab. Der Projektleiter ist daf├╝r verantwortlich, dass sich das┬áProjekt┬ágem├Ą├č Plan entwickelt.

Folgende permanente Aufgaben geh├Âren in dieser Phase zum T├Ątigkeitsbereich der Projektleitung:

  • Check von potenziellen Risiken und Engp├Ąssen
  • schnelles Reagieren auf Stolpersteine
  • Soll-Ist-Abgleich des Budgets und der Kosten
  • Kontrolle der effektiven Nutzung und Verf├╝gbarkeit von Ressourcen
  • ├ťberwachung der Einhaltung von Fristen
  • Pr├╝fung der Leistungs- und Ergebnisqualit├Ąt

Die ├ťberwachung der KPIs (Key-Performance-Indicators ÔÇô Kennzahlen zur Leistungsmessung) erleichtert die Projektsteuerung. Weicht die Realit├Ąt vom Plan ab, m├╝ssen die Auswirkungen auf das┬áProjekt┬ábewertet, Korrekturen vorgenommen und die Ma├čnahmen ├╝berpr├╝ft werden.

Projekt├╝berwachung und -steuerung sind erfolgreich, wenn die Projektkosten eingehalten und die Ziele nach Plan erreicht werden. Ein professionelles Softwaretool f├╝r Aufgaben- und Projektmanagement vereinfacht die Arbeit deutlich – f├╝r Management, Projektleitung und Team.

Phase 5: der Projektabschluss

In der fünften Phase des Projektmanagements ist es an der Zeit, Bilanz zu ziehen. Was hat gut funktioniert? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche Lehren kann das Management aus dem Projekt ziehen?

Die To-do-Liste sieht wie folgt aus:

  • Beendigung aller Aufgaben
  • Zusammenf├╝hrung und Freigabe der Ergebnisse
  • Erstellung des Projektabschlussberichts
  • Versand der Resultate an die Stakeholder
  • abschlie├čende Bewertung der Einzel- und Teamleistungen
  • Analyse des Projekts, um die gewonnenen Erkenntnisse f├╝r zuk├╝nftige Projekte nutzen zu k├Ânnen
  • Nachbesprechung mit Feedback an das Projektteam

Jeder Projektabschluss bietet die Chance, sich weiter zu verbessern – deshalb sind ehrliche Abschlussbesprechungen mit den Mitarbeitern so wichtig. Wurden die Ziele erreicht? Welche Qualit├Ąt haben die Ergebnisse? An welchen Stellen h├Ątte das┬áProjekt┬ábesser laufen k├Ânnen? Mit welchen Stolpersteinen waren Team und Management konfrontiert? Worauf sollte bei der Planung des n├Ąchsten Projekts geachtet werden? Das Feedback durch die Projektleitung und die R├╝ckmeldungen der Teammitglieder liefern wertvolle Optimierungsans├Ątze f├╝r die n├Ąchste Planung.

Sichere Projekterfolge mithilfe von Software f├╝r Projektmanagement

Es ist sinnvoll, den Projektmanagementprozess in Phasen einzuteilen, um die ├ťbersicht zu behalten und einen erfolgreichen Verlauf des Projekts sicherzustellen. Dabei sind die Einzelschritte nicht in Stein gemei├čelt, sondern k├Ânnen den Projekteigenheiten und den Unternehmenszielen angepasst werden. Deshalb ist eine flexible Software wie ameax Aufgabenmanagement zu empfehlen, die den individuellen Gegebenheiten in jeder Phase gerecht wird.

Eine solche Software unterst├╝tzt die Strukturierung von Plan und Aufgaben, sodass die Komplexit├Ąt des Gesamtvorhabens gut handhabbar wird. Die individualisierbaren Software ameax┬áAufgabenmanagement bietet praktische Features f├╝r das Aufgaben- und Projektmanagement. So werden alle Aufgaben ├╝bersichtlich dargestellt und k├Ânnen zu Projekten zusammengefasst werden. Es ist klar ersichtlich, welcher Mitarbeiter an welcher Aufgabe arbeitet. Denn die Teammitglieder sollen zwar optimal ausgelastet, aber nicht ├╝berlastet sein.

Zeit sparen, Qualit├Ąt liefern: Mit ameax Aufgabenmanagement sind typische Projektmanagement-Aufgaben wie Teamorganisation, Aufgabenverteilung im Team, Projekt├╝bergaben und die Verfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit leicht umzusetzen.

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