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Teamarbeit effizient koordinieren

Aufgabenverteilung im Team kann ein herausfordernder Schritt sein. Mit Softwareunterstützung gelingt dies effizienter, was wiederum die Produktivität steigert.

Ein Team in einem Unternehmen effizient mit Arbeit und einzelnen Aufgaben zu versorgen, liegt in der Verantwortung der jeweiligen Führungskraft. Doch gerade in großen Teams mit vielen Mitgliedern und einem breiten Spektrum an Aufgaben kann dies selbst für ein erfahrenes Management zu einem echten Problem werden. Damit die ideale Verteilung der gesamten Arbeit im Team dennoch gelingt, ist ein klares und computergestütztes Vorgehen ratsam. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie die Verteilung der Aufgaben in Ihrem Unternehmen auf ein neues Level heben.

Aufgabenverteilung im Team

Festlegung der Zuständigkeiten eines effizienten Teams

Damit jede Aufgabe innerhalb eines betrieblichen Ablaufs erledigt werden kann, müssen Arbeitspakete auf die einzelnen Mitarbeiter aufgeteilt werden. Hierbei ist der Chef gefragt, der die Arbeiten einschätzen und anschließend verteilen kann. Damit die Aufgaben nicht wahllos bei den einzelnen Arbeitnehmern untergebracht werden, sollten die Kompetenzen der Mitglieder im Team in den Entscheidungsprozess einfließen. Dies nimmt zwar Zeit in Anspruch, wird Sie jedoch dem Ziel einer homogenen Gruppe mit klar definierten Rollen näherbringen. Bei der Verteilung einer jeden Aufgabe auf die Arbeitnehmer sollte im Idealfall strukturiert in drei Schritten vorgegangen werden.

Erster Schritt: Aufgaben auflisten

Bevor überhaupt mit der Aufgabenverteilung begonnen werden kann, sollte sich der Chef der Gruppe einen Überblick verschaffen und die gesamte Arbeit detailliert erfassen. Jede Aufgabe, deren Verantwortung im Team liegt, muss berücksichtigt werden. Dabei kann die gesamte Arbeit des Teams einfließen oder es wird nur ein einzelnes Projekt betrachtet. Je nach Branche oder Arbeitsweise innerhalb des Unternehmens können beide Vorgehensweisen am Ende zum Ziel führen. Wichtig ist letztendlich die Vollständigkeit aller Aufgabe, sodass keine wichtigen oder nicht ganz so wichtigen Arbeitsschritte in Vergessenheit geraten. Für nicht ausgefüllte Aufgaben wird sich ansonsten der Teamchef verantworten müssen.

Erster Schritt: Aufgaben auflisten

Zweiter Schritt: Aufgaben verteilen

Ist jede Aufgabe erfasst und im Idealfall auf ihre Sinnhaftigkeit für das Unternehmen überprüft, so kann diese auf einen oder mehrere Arbeitnehmer verteilt werden. Meist ist dies bereits in der Vergangenheit geschehen, sodass bei der Zuordnung einfach das zuständige Teammitglied hinter der Aufgabe notiert werden kann. Auf diese Art und Weise lassen sich alle Aufgaben durchgehen und Rollen innerhalb der Gruppe schaffen. Am Ende dieses Prozessschrittes ist jede Aufgabe mit einer verantwortlichen Person versehen. Ist eine Aufgabe offen, so ist Handlungsbedarf vorhanden. Die ermittelten Lücken in der Zuständigkeit müssen auf die Mitglieder im Team verteilt werden. Hierzu sollte eine Aufgabenliste pro Teammitglied helfen, aus der noch nicht ausgeschöpfte Zeitressourcen herausgelesen werden können. In dieser Phase lassen sich einzelne Aufgaben anhand von Fähigkeiten und Kompetenzen auf die Mitarbeiter neu verteilen, sodass das gesamte Team effizienter arbeiten kann. Letztendlich ist der gesamte Arbeitsumfang wieder auf die Aufgabenbeschreibungen der Mitglieder im Team präzisiert.

Dritter Schritt: Feedback einholen

Haben Sie als Chef die Arbeiten dauerhaft oder für die Zeit von einem Projekt verteilt, so sollten Sie dieses Ergebnis nicht als starr und unanfechtbar betrachten. Ganz im Gegenteil wird Ihnen eine offene und ehrliche Kommunikation beim Delegieren helfen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach der Verteilung der Aufgaben, ob jeder mit seiner neuen Rolle leben kann. Herrscht eine offene Kommunikationskultur, in der ein ehrliches Feedback möglich ist, so werden die Arbeitnehmer gerne Auskunft geben. Hiernach lassen sich Verbesserungen und Anpassungen vornehmen, die dem Ziel eines funktionierenden Teams zuträglich sind. Ein Vorgesetzter, der es erlaubt, dass seine Entscheidungen mit fundiertem Feedback hinterfragt werden, wird auf Dauer erfolgreicher sein. Die Zeiten totaler Autorität sind in der modernen Arbeitswelt nur noch selten gefragt und hindern ein Team an einer agilen Arbeitsweise.

Dritter Schritt: Feedback einholen

Rollen in der Gruppe effizienter verteilen

Die Verteilung der Arbeit in einem Team sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden. Entweder wird hierfür ein fixer Zeitpunkt –  beispielsweise einmal pro Jahr – gewählt oder es wird immer dann eine neue Verteilung vorgenommen, wenn ein Projekt beziehungsweise der Projektablauf abgeschlossen ist. Neben diesen standardmäßigen Überprüfungszeitpunkten können unplanmäßige Situationen eine Neuausrichtung oder kleinere Verschiebung von Aufgaben notwendig machen und ein neues Aufgabenmanagement fordern. Dies ist etwa dann der Fall, wenn ein Teammitglied für längere Zeit ausfällt. Beispielsweise bei einer längeren Krankheit, einer Elternzeit oder einem Jahresurlaub. Damit sich eine solche Zeit überbrücken lässt, müssen Rollen neu verteilt werden. Eine gute Führungskraft sollte sich bereits im Vorfeld Gedanken machen und immer einen Plan für einen personellen Engpass haben. Eine andere Situation, die zu einer Umverteilung von Aufgaben führt, kann die Äußerung der Unzufriedenheit durch ein einzelnes Teammitglied sein. Ist ein Mitarbeiter mit seiner Rolle und seinen Aufgaben nicht mehr einverstanden, muss Abhilfe geschaffen werden. Sollte ein Chef nicht auf die Bedürfnisse der Mitglieder im Team reagieren, wird sich schnell Unmut breitmachen. Der unzufriedene Arbeitnehmer kann die gute Zusammenarbeit und Kommunikation im Team stören oder er verlässt das Unternehmen auf Dauer ganz, was noch größere Nachteile mit sich bringt. In einem solchen Fall ist die Neuverteilung einzelner Aufgaben die effektivste Lösung. Ist die Gruppe homogen und ist jedes Teammitglied mit seiner Rolle zufrieden, so lassen sich die Arbeiten im Team viel effizienter gestalten. Die Teamleistung wird sich verbessern, wenn alle Mitglieder des Teams sich wohlfühlen. Auf Dauer lässt sich so die Produktion steigern und dem Unternehmensziel der Gewinnmaximierung näher kommen.

Tipps für ein effektives Management

Eine Führungskraft sollte führen. Da viele Mitglieder vom unteren Management jedoch bis zum Hals im Tagesgeschäft stecken, ist dies nicht immer gegeben. Delegieren ist hier als Lösung der Probleme zu nennen. Der Chef einer Gruppe ist nicht für die Ausführung einzelner Arbeitspakete verantwortlich. Vielmehr sollte er Routineaufgaben wie Reportings, Checks oder Lösungen von Einzelfällen abgeben. Die operativen Aufgaben sollten nur einen Bruchteil der eigentlichen Arbeit ausmachen oder im Idealfall ganz wegfallen. Erst wenn eine Abteilungs- oder Gruppenleitung Zeit für sich selbst hat, kann sie sich um die wirklich dringenden Themen im Unternehmen kümmern. Sie kann Prozesse durchleuchten, das Business voranbringen oder fundierte Entscheidungen treffen. Allen voran steht jedoch das Delegieren im eigenen Team. Damit die Aufgabenverteilung vollumfänglich gelingt, sollte im Unternehmen auf den Einsatz einer Software zurückgegriffen werden. Das Delegieren fällt den Führungskräften mit Computerunterstützung deutlich leichter. Spezielle Tools wie beispielsweise „ameax Aufgaben und Projekte“ helfen bei der Verteilung von Arbeitspaketen auf die einzelnen Teammitglieder. Durch die Software gehen keine Prozessschritte verloren und es ist eine deutlich bessere Planung möglich. Die zeitlichen Ressourcen der Arbeitnehmer können visualisiert und überwacht werden. So wird schnell deutlich, welches Teammitglied ausgelastet ist und bei wem noch Potenziale existieren. Auch Synergien oder Kompetenzen der Mitarbeiter können in die Entscheidungen einfließen und vom Programm dargestellt werden. Insbesondere für die Gestaltung von Projekten ist eine Software wie „ameax Aufgaben und Projekte“ eine deutliche Arbeitserleichterung. Jedes Projekt ist durch den Faktor Zeit begrenzt. Damit das Ziel vom Projekt erreicht wird, lassen sich über eine Software Arbeitspakete, Meilensteine oder Ressourcen festlegen und planen. Ein Projektablaufplan hilft beim Erreichen der Ziele und sorgt für eine saubere Verteilung der Aufgaben im Team.

Tipps für ein effektives Management

Fazit: Individuelle Stärken der Arbeitnehmer einbeziehen

Ein Team hat im betrieblichen Ablauf die Aufgabe, jede Arbeit zu erledigen, die in ihrem Verantwortungsbereich liegt. Hierbei sind Sie als Führungskraft gefordert, die den Mitgliedern in ihrem Team die anstehenden Arbeitspakete anvertraut. Dabei ist es ratsam, dass Sie auf die Fähigkeiten der Arbeitnehmer Rücksicht nehmen. Zum einen wird der Betrieb hierdurch einen Produktionsfortschritt erleben und zum anderen ist ein kompetenter Mitarbeiter deutlich zufriedener mit der ihm zugeteilten Arbeit als jemand, der eine Aufgabe durchführen muss, die ihn vor zu große Herausforderungen stellt. Bei der Verteilung der Aufgaben und Rollen sollten Sie als Vorgesetzter immer auch das Feedback Ihres Teams erlauben und fördern. Außerdem ist es ratsam, gerade bei größeren Projekten strukturiert mit einer Software zu arbeiten, die Sie bei der Ressourcenplanung unterstützt und Fehler verhindert.

Mit der Software ameax Aufgaben und Projekte gelingt es Ihnen zügig und komfortabel, Ihre Aufgaben im Team sinnvoll zu verteilen. So arbeiten alle Teammitglieder und das gesamte Unternehmen optimal zusammen.

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