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Aufgaben verteilen, um die Effektivität der Projektarbeit zu erhöhen

Aufgabenverteilung, um die Effektivität der Projektarbeit zu erhöhen

Projekte können in der Regel nicht von einer Person allein abgewickelt werden. Spätestens wenn mehrere Projekte gleichzeitig anstehen, die Aufgaben Spezialkenntnisse erfordern oder die Präsenz an mehreren Orten gleichzeitig unumgänglich ist, muss das Management die Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen. Die kluge Aufgabenverteilung spielt dabei eine zentrale Rolle für die Zusammenarbeit im Team – und auch für den Projekterfolg.

Eine sinnvolle Aufgabendelegation und die Förderung der Zusammenarbeit im Team sind Qualitätsmerkmale guter Führungskompetenz. Selbstdisziplin, Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter und die Befähigung, andere für die erfolgreiche Übernahme neuer Aufgaben anzuleiten, zeichnen ein gutes Management aus. Die Stärken, Fachkenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter gezielt zu nutzen, sorgt auch für höhere Effektivität und mehr Erfolg im Business. Aber nicht jede Aufgabe eignet sich dafür, diese abgeben zu können. Um Aufgaben sinnvoll an untergeordnete Mitarbeiter zu delegieren, ist einiges an Wissen über die Aufgaben selbst, über die Fähigkeiten der Projektmitarbeiter und über die eigenen Qualifikationen als Führungskraft notwendig. Sind diese Punkte gegeben, ist die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams oftmals förderlich für die Zusammenarbeit im Team, da diese sich gegenseitig unterstützen. Das Management bekommt so einen guten Einblick in die Rollen und die Verantwortung der Mitarbeiter.

Wenn es an die Aufgabenverteilung im Team geht, ist ein schrittweises Vorgehen zu empfehlen, damit die Ressourcen effizient eingesetzt werden:

  1. Das Projektziel bestimmen: Was soll erreicht werden?
  2. Tools und Materialien bereitstellen: Womit soll gearbeitet werden?
  3. Aufgaben definieren und Fristen festlegen: Welche Aufgabe ist bis wann zu erledigen?
  4. Ressourcen verteilen: Wer übernimmt die einzelnen Aufgaben? Werden neue Rollen definiert? Welche zeitlichen und finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?

Sind die Rollen und die Verantwortung im Team klar verteilt, spielt sich die Zusammenarbeit schnell ein, und alle arbeiten Hand in Hand. Dies wirkt sich positiv auf ihr Business aus.

Welche Aufgaben gut zu delegieren sind