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Projektablauf ÔÇô Definition und Werkzeuge f├╝r einen erfolgreichen Ablauf des Projekts

Projektablauf ÔÇô Definition und Werkzeuge f├╝r einen erfolgreichen Ablauf des Projekts

Projekte geh├Âren in einem Unternehmen zum beruflichen Alltag. Viele Aufgaben sind zeitlich begrenzt und finden abteilungs├╝bergreifend statt. H├Ąufig werden solche Abl├Ąufe daher zur besseren Durchf├╝hrung in einem Projekt zusammengefasst. Diese Projekte folgen einem bestimmten Prozess und sollen ├╝ber einen klar definierten Projektablauf zu einem bestm├Âglichen Ergebnis f├╝hren. Wir schauen uns eine solche Projektdurchf├╝hrung an und legen ein Augenmerk auf den Einsatz einer Software zur Unterst├╝tzung.

Was wird unter dem Projektablauf verstanden?

Ein Projektablauf vom Kick-off bis zum Projektabschluss ist ├╝ber seine gesamte Dauer in einzelne Projektphasen unterteilt. Diese klare Definition bestand bis ins Jahr 2009 in einer DIN-Norm mit der Nummer 69905:1997. Der Projektablauf f├╝r jedes einzelne Projekt ist in die f├╝nf Projektphasen:

  • Start
  • Planung
  • Durchf├╝hrung
  • Steuerung
  • Projektabschluss

unterteilt. Dabei ist zu beachten, dass sich der Projektablauf auf die tats├Ąchlichen Aufgaben und Arbeitspakete bezieht, w├Ąhrend der Ablaufplan nur den geplanten Ablauf beschreibt und somit eher einer Kalkulation gleichzusetzen ist. Ein Projektablauf versucht also, das Projekt sowie die Projektziele ├╝ber seine gesamte Dauer begreifbar zu machen und die Durchf├╝hrung in den einzelnen Projektphasen klar zu strukturieren. Au├čerdem wird Aufschluss zur Ressourcenplanung, den Ergebnissen, dem Projektleiter sowie den Projektaktivit├Ąten gegeben.

Die Bedeutung des Projektstrukturplans im Projektablauf

Das Projektmanagement sorgt durch das Strukturieren eines Projekts daf├╝r, dass die Ziele definiert und vor allem erreicht werden. Es handelt sich um ein Organigramm f├╝r alle Phasen, die durchgef├╝hrt und durchlaufen werden. Ein Projekt, welches auf den ersten Blick un├╝bersichtlich und erdr├╝ckend erscheint, l├Ąsst sich ├╝ber den Strukturplan managen und visualisieren. Die gesamte Projektdurchf├╝hrung l├Ąsst sich in allen Phasen in kleine Schritte unterteilen. Es ist vom Projekt abh├Ąngig, ob sich alle Phasen gemeinsam in einen gro├čen Strukturplan ├╝bertragen lassen. Alternativ k├Ânnen Ausschnitte visualisiert und in kleinere Strukturpl├Ąne gegossen werden. Damit sich die Darstellung managen l├Ąsst, wird mit Arbeitspaketen gearbeitet, die die kleinen Schritte beschreiben. Ein Arbeitspaket ist das kleinste Element im Projektstrukturplan. Es sollte stets den gleichen Anforderungen entsprechen, wof├╝r einige Mindestangaben notwendig sind:

  • Ablauf
  • Aktivit├Ąten
  • Projektleiter
  • Ressourcen
  • Dauer
  • Kick-off
  • Endzeitpunkt

Au├čerdem geh├Âren die sogenannten Meilensteine zu einem Projektstrukturplan. Diese beschreiben kritische Momente in einer Projektplanung und werden dadurch erreicht, dass alle daf├╝r ben├Âtigten Arbeitspakete abgeschlossen sind. Durch die Planung von Meilensteinen kann das Projektmanagement die Erreichung der Projektziele sicherstellen. Erst wenn alle Arbeitspakete abgeschlossen wurden, ist der Meilenstein erreicht, sodass sich bei der Projektsteuerung eventuelle Fehler erkennen und ausbessern lassen.

Methoden f├╝r einen erfolgreichen Projektablauf

Das Erstellen eines Projektablaufs sollte visuell geschehen, damit die Kommunikation der Projektsteuerung auf dem leichtesten Wege erfolgt. Dem Projektmanagement stehen f├╝r die Projektplanung unterschiedliche Methoden zur Verf├╝gung, wobei insbesondere der Gantt-Chart und die Methode der kritischen Pfade, kurz CPM, empfehlenswert sind. Der Gantt-Chart bezieht sich dabei mehr auf die Projektaufgabe, auf die visuelle Darstellung und auf die Kommunikation. Die CPM hingegen legt den Fokus auf die zeitlichen Abl├Ąufe. Es kann die Projektphase vom Kick-Off bis zum Projektabschluss berechnen und hierdurch Nadel├Âhre aufzeigen, was letztendlich die Terminplanung unterst├╝tzt.

Gantt-Chart

Der Gantt-Chart ist f├╝r die Projektplanung ein optimales Mittel zur Darstellung vom Projektablauf mit Projektphasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen. Der Ablauf einzelner Projektaktivit├Ąten und die gegenseitige Abh├Ąngigkeit lassen sich hierdurch visuell darstellen. Der Chart besteht aus einer Zeitachse, in der die einzelnen Aufgaben als Balken dargestellt sind. Hierdurch l├Ąsst sich der Fortschritt jederzeit ablesen, was f├╝r eine transparente Kommunikation sorgt und bei der Terminplanung hilft. Durch die lineare Ressourcenplanung vom Faktor Zeit st├Â├čt der Gantt-Chart jedoch gerade bei komplexen Projekten an seine Grenzen.

Gantt-Chart
Methode der kritischen Pfade

Methode der kritischen Pfade

Die Methode der kritischen Pfade ist eine M├Âglichkeit, mit der die Dauer eines Projektes genau kalkuliert werden kann. Hierzu wird die Abh├Ąngigkeit einzelner Aktivit├Ąten zueinander ermittelt. Im n├Ąchsten Schritt lassen sich die kritischen Aufgaben bestimmen, welche ohne Puffer und somit genau nach Zeitplan durchgef├╝hrt werden m├╝ssen. Die Gesamtsumme der Dauer dieser kritischen Projektaufgaben bestimmt im Ergebnis die zeitliche L├Ąnge eines Projektes. Die Methode der kritischen Pfade kann in Kombination mit dem Gantt-Chart visuell strukturiert und kommuniziert werden.

Einsatz von Software zur Unterst├╝tzung im Projektablauf

Das Projektmanagement kann w├Ąhrend der Projektplanung mit der Darstellung eines Projektablaufs schnell an seine Grenzen kommen. Immer dann, wenn ein Projekt sowie seine Ziele komplex sind und aus vielen voneinander abh├Ąngigen Arbeitspaketen besteht, wird die Projektsteuerung zu einer komplizierten Planung. Zu viele Projektaufgaben, Phasen, Ziele, Ressourcen, Projektleiter oder Meilensteine m├╝ssen strukturiert und in einen Zusammenhang gebracht werden.

Fehler k├Ânnen die Projektplanung beeinflussen und letztendlich die gesamten Projektziele gef├Ąhrden. Damit die Projektsteuerung gelingt, wird diese durch das Projektmanagement computergest├╝tzt durchgef├╝hrt. Die Software-L├Âsung erkennt Fehler in den Ergebnissen, in den Abl├Ąufen sowie in den Ressourcen und zeigt diese an. Ein weiterer Vorteil ist das visuelle Erstellen eines Projektstrukturplans durch die Software. Alle Projektaktivit├Ąten ├╝ber die komplette Dauer des Projektes sind hierbei in einem gro├čen Ablaufplan aufgef├╝hrt. Zudem m├╝ssen einzelne Vorg├Ąnge, Arbeitspakete und Ziele nicht mehr in langen Excellisten gef├╝hrt werden, da sie sich bequem in der Software speichern und bearbeiten lassen. Dies hilft beim nachtr├Ąglichen Anpassen von Projektaufgaben oder der Ressourcenplanung. Au├čerdem ist eine transparente Kommunikation vom Projektmanagement ├╝ber den Projektleiter bis hin zum Sachbearbeiter der einzelnen Schritte jederzeit m├Âglich. Ist der Projektabschluss erfolgt, so kann das gesamte Projekt mit allen Informationen dank der Software ohne einen weiteren Einsatz von Ressourcen digital archiviert werden.

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