Projektablauf – Definition und Werkzeuge für einen erfolgreichen Ablauf des Projekts
Projekte gehören in einem Unternehmen zum beruflichen Alltag. Viele Aufgaben sind zeitlich begrenzt und finden abteilungsübergreifend statt. Häufig werden solche Abläufe daher zur besseren Durchführung in einem Projekt zusammengefasst. Diese Projekte folgen einem bestimmten Prozess und sollen über einen klar definierten Projektablauf zu einem bestmöglichen Ergebnis führen. Wir schauen uns eine solche Projektdurchführung an und legen ein Augenmerk auf den Einsatz einer Software zur Unterstützung.
Was wird unter dem Projektablauf verstanden?
Ein Projektablauf vom Kick-off bis zum Projektabschluss ist über seine gesamte Dauer in einzelne Projektphasen unterteilt. Diese klare Definition bestand bis ins Jahr 2009 in einer DIN-Norm mit der Nummer 69905:1997. Der Projektablauf für jedes einzelne Projekt ist in die fünf Projektphasen:
- Start
- Planung
- Durchführung
- Steuerung
- Projektabschluss
unterteilt. Dabei ist zu beachten, dass sich der Projektablauf auf die tatsächlichen Aufgaben und Arbeitspakete bezieht, während der Ablaufplan nur den geplanten Ablauf beschreibt und somit eher einer Kalkulation gleichzusetzen ist. Ein Projektablauf versucht also, das Projekt sowie die Projektziele über seine gesamte Dauer begreifbar zu machen und die Durchführung in den einzelnen Projektphasen klar zu strukturieren. Außerdem wird Aufschluss zur Ressourcenplanung, den Ergebnissen, dem Projektleiter sowie den Projektaktivitäten gegeben.
Die Bedeutung des Projektstrukturplans im Projektablauf
Das Projektmanagement sorgt durch das Strukturieren eines Projekts dafür, dass die Ziele definiert und vor allem erreicht werden. Es handelt sich um ein Organigramm für alle Phasen, die durchgeführt und durchlaufen werden. Ein Projekt, welches auf den ersten Blick unübersichtlich und erdrückend erscheint, lässt sich über den Strukturplan managen und visualisieren. Die gesamte Projektdurchführung lässt sich in allen Phasen in kleine Schritte unterteilen. Es ist vom Projekt abhängig, ob sich alle Phasen gemeinsam in einen großen Strukturplan übertragen lassen. Alternativ können Ausschnitte visualisiert und in kleinere Strukturpläne gegossen werden. Damit sich die Darstellung managen lässt, wird mit Arbeitspaketen gearbeitet, die die kleinen Schritte beschreiben. Ein Arbeitspaket ist das kleinste Element im Projektstrukturplan. Es sollte stets den gleichen Anforderungen entsprechen, wofür einige Mindestangaben notwendig sind:
- Ablauf
- Aktivitäten
- Projektleiter
- Ressourcen
- Dauer
- Kick-off
- Endzeitpunkt
Außerdem gehören die sogenannten Meilensteine zu einem Projektstrukturplan. Diese beschreiben kritische Momente in einer Projektplanung und werden dadurch erreicht, dass alle dafür benötigten Arbeitspakete abgeschlossen sind. Durch die Planung von Meilensteinen kann das Projektmanagement die Erreichung der Projektziele sicherstellen. Erst wenn alle Arbeitspakete abgeschlossen wurden, ist der Meilenstein erreicht, sodass sich bei der Projektsteuerung eventuelle Fehler erkennen und ausbessern lassen.
Methoden für einen erfolgreichen Projektablauf
Das Erstellen eines Projektablaufs sollte visuell geschehen, damit die Kommunikation der Projektsteuerung auf dem leichtesten Wege erfolgt. Dem Projektmanagement stehen für die Projektplanung unterschiedliche Methoden zur Verfügung, wobei insbesondere der Gantt-Chart und die Methode der kritischen Pfade, kurz CPM, empfehlenswert sind. Der Gantt-Chart bezieht sich dabei mehr auf die Projektaufgabe, auf die visuelle Darstellung und auf die Kommunikation. Die CPM hingegen legt den Fokus auf die zeitlichen Abläufe. Es kann die Projektphase vom Kick-Off bis zum Projektabschluss berechnen und hierdurch Nadelöhre aufzeigen, was letztendlich die Terminplanung unterstützt.
Gantt-Chart
Der Gantt-Chart ist für die Projektplanung ein optimales Mittel zur Darstellung vom Projektablauf mit Projektphasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen. Der Ablauf einzelner Projektaktivitäten und die gegenseitige Abhängigkeit lassen sich hierdurch visuell darstellen. Der Chart besteht aus einer Zeitachse, in der die einzelnen Aufgaben als Balken dargestellt sind. Hierdurch lässt sich der Fortschritt jederzeit ablesen, was für eine transparente Kommunikation sorgt und bei der Terminplanung hilft. Durch die lineare Ressourcenplanung vom Faktor Zeit stößt der Gantt-Chart jedoch gerade bei komplexen Projekten an seine Grenzen.
Methode der kritischen Pfade
Die Methode der kritischen Pfade ist eine Möglichkeit, mit der die Dauer eines Projektes genau kalkuliert werden kann. Hierzu wird die Abhängigkeit einzelner Aktivitäten zueinander ermittelt. Im nächsten Schritt lassen sich die kritischen Aufgaben bestimmen, welche ohne Puffer und somit genau nach Zeitplan durchgeführt werden müssen. Die Gesamtsumme der Dauer dieser kritischen Projektaufgaben bestimmt im Ergebnis die zeitliche Länge eines Projektes. Die Methode der kritischen Pfade kann in Kombination mit dem Gantt-Chart visuell strukturiert und kommuniziert werden.
Einsatz von Software zur Unterstützung im Projektablauf
Das Projektmanagement kann während der Projektplanung mit der Darstellung eines Projektablaufs schnell an seine Grenzen kommen. Immer dann, wenn ein Projekt sowie seine Ziele komplex sind und aus vielen voneinander abhängigen Arbeitspaketen besteht, wird die Projektsteuerung zu einer komplizierten Planung. Zu viele Projektaufgaben, Phasen, Ziele, Ressourcen, Projektleiter oder Meilensteine müssen strukturiert und in einen Zusammenhang gebracht werden.
Fehler können die Projektplanung beeinflussen und letztendlich die gesamten Projektziele gefährden. Damit die Projektsteuerung gelingt, wird diese durch das Projektmanagement computergestützt durchgeführt. Die Software-Lösung erkennt Fehler in den Ergebnissen, in den Abläufen sowie in den Ressourcen und zeigt diese an. Ein weiterer Vorteil ist das visuelle Erstellen eines Projektstrukturplans durch die Software. Alle Projektaktivitäten über die komplette Dauer des Projektes sind hierbei in einem großen Ablaufplan aufgeführt. Zudem müssen einzelne Vorgänge, Arbeitspakete und Ziele nicht mehr in langen Excellisten geführt werden, da sie sich bequem in der Software speichern und bearbeiten lassen. Dies hilft beim nachträglichen Anpassen von Projektaufgaben oder der Ressourcenplanung. Außerdem ist eine transparente Kommunikation vom Projektmanagement über den Projektleiter bis hin zum Sachbearbeiter der einzelnen Schritte jederzeit möglich. Ist der Projektabschluss erfolgt, so kann das gesamte Projekt mit allen Informationen dank der Software ohne einen weiteren Einsatz von Ressourcen digital archiviert werden.
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