Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt ein CRM?
CRM steht für Customer Relationship Management. Gemeint ist eine Software, in der alle Informationen zu Kunden und Interessenten zusammenlaufen: Kontaktdaten, Ansprechpartner, Gespräche, E-Mails, Angebote und die nächsten Schritte.
Solange eine Person alle Kunden im Kopf hat, reichen Outlook und eine Excel-Liste. Ein CRM lohnt sich, sobald eines davon zutrifft:
- Mehr als eine Person spricht mit denselben Kunden, und keiner weiß genau, was der andere zugesagt hat.
- Angebote werden nicht nachgefasst, weil niemand daran erinnert.
- Die Kundenliste liegt in mehreren Versionen vor, in Excel, im Postfach und auf Zetteln.
- Fällt jemand aus oder geht, gehen Kundenwissen und offene Vorgänge mit.
Gerade kleine Betriebe spüren das früh. Hier hängt der Umsatz an wenigen Kunden und wenigen Köpfen.
Welche Funktionen ein CRM für kleine Unternehmen braucht
Viele CRM-Systeme sind für große Vertriebsabteilungen gebaut. Für einen kleinen Betrieb zählen wenige Funktionen, die dafür im Alltag funktionieren müssen:
| Funktion | Wofür Sie sie brauchen |
|---|---|
| Kunden und Ansprechpartner | Firma, Personen, Telefonnummern und Adressen an einer Stelle, ohne Dubletten |
| Aktivitäten und Verlauf | Jedes Telefonat, jede E-Mail und jeder Termin steht beim Kunden. Wer übernimmt, weiß sofort Bescheid. |
| Wiedervorlagen | Das System erinnert an Rückrufe, Angebote und Nachfassen. Die wichtigste Funktion überhaupt. |
| E-Mail und Kalender | E-Mails landen beim Kunden, Termine im gemeinsamen Kalender |
| Datenimport | Die vorhandene Excel-Liste und Kontakte aus Outlook kommen ohne Abtippen hinein |
| Auswertungen | Wie viele Angebote sind offen, welche Kunden haben sich lange nicht gemeldet? |
Was am Anfang nicht nötig ist: komplexe Marketing-Automatisierung, Lead-Scoring, KI-Prognosen und eigene Programmierung. Solche Funktionen kosten Geld und Einarbeitung, bevor das Team die Grundlagen nutzt. Wichtiger ist, dass das CRM mitwachsen kann, wenn sie später gebraucht werden.
Was kostet ein CRM-System für kleine Unternehmen?
Die Preise für Cloud-CRM werden fast immer monatlich berechnet, nach einem von zwei Modellen:
- Pro Nutzer: Jede Person mit Zugang kostet einen festen Betrag im Monat. Das ist bei ein bis zwei Nutzern günstig und wird mit jedem weiteren Mitarbeiter teurer.
- Paket mit enthaltenen Nutzern: Ein fester Preis für ein Team, weitere Nutzer kosten wenig extra. Das passt zu Betrieben, in denen auch Innendienst, Assistenz oder Geschäftsführung ins CRM schauen sollen.
Viele Anbieter haben kostenlose oder sehr günstige Einstiegstarife. Prüfen Sie dort genau, was fehlt. Typische Grenzen sind die Zahl der Kontakte, die Zahl der Nutzer, die E-Mail-Anbindung und der Export Ihrer Daten.
Neben dem Monatspreis entstehen oft weitere Kosten:
- Einrichtung und Datenübernahme, wenn der Anbieter sie berechnet
- Schulung
- Zusatzmodule, die im Grundpreis fehlen, zum Beispiel Rechnungen oder Telefonie
- lange Mindestlaufzeiten, die einen Wechsel teuer machen
Ein Beispiel: Das ameax AkquiseManager CRM kostet im Paket Business 69 € im Monat bei Jahreslaufzeit, 3 Nutzer inklusive. Jeder weitere Nutzer kostet 6,90 € im Monat, ein Team mit 10 Nutzern zahlt also 117,30 € im Monat. Für Einzelne gibt es das Paket Solo ab 25 € im Monat. Alle Preise sind netto, die aktuellen Pakete stehen auf der Preisseite.
Auswahl: 8 Kriterien für das richtige CRM
- Bedienung: Lassen Sie die Leute testen, die das CRM täglich nutzen sollen, nicht nur die Geschäftsführung. Ein CRM, das keiner pflegt, ist wertlos.
- Datenstandort und Datenschutz: Wo liegen die Kundendaten? Ein Hosting in Deutschland und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO sollten selbstverständlich sein.
- Preis bei Wachstum: Rechnen Sie den Preis für heute und für die doppelte Teamgröße.
- Laufzeit und Kündigung: Monatlich kündbar oder Jahresvertrag? Wie lang ist die Kündigungsfrist?
- Export: Kommen Sie mit allen Daten wieder heraus, als Datei und ohne Zusatzkosten?
- Anbindungen: E-Mail-Postfach, Kalender, Telefonie und Ihre Buchhaltung
- Mehr als Vertrieb: Wenn später Angebote, Rechnungen oder Zeiterfassung dazukommen sollen, ist ein System mit passenden Modulen einfacher als drei Programme mit Schnittstellen.
- Support: Erreichen Sie jemanden, der Deutsch spricht und Ihr Problem löst, nicht nur ein Ticketsystem?
Testen Sie zwei bis drei Systeme mit echten Daten, nicht mit Beispielkunden. Nach einer Woche zeigt sich, welches im Alltag funktioniert.
Typische Fehler bei der Auswahl
- Zu groß kaufen: Ein CRM mit hundert Funktionen, von denen das Team fünf nutzt, kostet trotzdem Geld und Einarbeitung.
- Nur nach dem Einstiegspreis entscheiden: Der Gratis-Tarif ist schnell zu klein, und der nächste Tarif kostet ein Vielfaches.
- Ohne Prozess starten: Klären Sie vorher, wer welche Kunden betreut und wann eine Wiedervorlage gesetzt wird. Sonst landet im CRM dasselbe Durcheinander wie vorher in Excel.
- Die Daten unterschätzen: Dubletten und veraltete Kontakte vor dem Import bereinigen, nicht danach.
Wie die Einführung danach gelingt, von der Excel-Liste bis zur Gewohnheit im Team, beschreibt unser Ratgeber zur CRM-Einführung.
Häufige Fragen
Was kostet ein CRM-System im Monat?
Für kleine Teams liegen Cloud-CRMs meist im Bereich von einigen Euro bis einigen Dutzend Euro pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang. Bei Paketpreisen mit enthaltenen Nutzern zahlt ein Team einen festen Betrag. Bei ameax sind es zum Beispiel 69 € im Monat für 3 Nutzer.
Lohnt sich ein CRM schon für ein bis drei Personen?
Ja, wenn Sie regelmäßig neue Kunden gewinnen, Angebote nachfassen oder viele Ansprechpartner betreuen. Schon eine vergessene Wiedervorlage kann mehr kosten als ein Jahr CRM. Wer nur wenige Stammkunden hat und alles selbst erledigt, kommt auch ohne aus.
Reicht nicht Excel?
Für eine Adressliste ja. Excel erinnert aber nicht an Rückrufe, zeigt keinen Gesprächsverlauf und lässt nicht mehrere Leute gleichzeitig sauber arbeiten. Spätestens wenn das Team wächst, entstehen Kopien und Widersprüche.
Gibt es kostenlose CRM-Systeme?
Ja, als Einstiegstarife vieler Anbieter und als Open-Source-Software. Die Tarife sind meist bei Kontakten, Nutzern oder Funktionen begrenzt. Open Source müssen Sie selbst betreiben, absichern und aktualisieren. Für einen ersten Eindruck reicht das, für den dauerhaften Betrieb lohnt der Blick auf die Gesamtkosten.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Software ist in einem Tag eingerichtet und die Daten importiert. Bis das Team das CRM ganz selbstverständlich nutzt, dauert es einige Wochen. Entscheidend sind klare Regeln, was eingetragen wird.
CRM für kleine Unternehmen mit ameax
Das ameax AkquiseManager CRM ist für kleine und mittlere Betriebe gebaut. Es umfasst Kunden- und Ansprechpartnerverwaltung, Aktivitäten, Wiedervorlagen, E-Mail-Postfach, Terminkalender, Datenimport, Dublettenerkennung und Auswertungen. Es läuft im Browser, gehostet in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.
Wenn mehr dazukommt, wächst ameax mit: Angebote und Rechnungen mit der Faktura, Projektzeiten mit der Projektzeiterfassung, alles mit denselben Kundendaten. Nutzer zählen dabei modulübergreifend nur einmal.
Sie können ameax 30 Tage lang kostenlos testen, mit vollem Funktionsumfang und ohne Zahlungsdaten.