Vorgangstypen & Status
Support, Reklamation, Freigabe: Jede Art von Vorgang bekommt ihr eigenes Kürzel, ihre eigenen Status und ihre eigene Nummernfolge.
Ein Vorgangstyp ist eine Vorlage für eine Art von Arbeit, mit eigenem Kürzel, eigenem Nummernkreis, eigenen Status und eigenen Prozess-Buttons. So bildet ameax Ihren Ablauf ab, statt Sie in ein festes Status-Schema zu zwingen.
Ein Supportticket, eine Reklamation und eine interne Urlaubsfreigabe haben nichts gemeinsam, außer dass sie alle „ein Vorgang" sind. Sie durchlaufen andere Schritte, brauchen andere Status und gehören anderen Menschen. Ein Werkzeug, das alle drei in dasselbe „offen / erledigt" presst, passt auf keinen davon.
In ameax definieren Sie deshalb eigene Vorgangstypen, jeder mit seinen eigenen Status und seiner eigenen Nummernfolge. Das Schema folgt Ihrem Ablauf, nicht umgekehrt.
Was ist ein Vorgangstyp?
Eine Vorlage für eine Art von Arbeit: Supportticket, Reklamation, Freigabe. Sie trägt ein Kürzel, eine eigene Nummernfolge, eigene Status und eigene Prozess-Buttons.
Was ist ein Status?
Eine Stufe im Ablauf eines Vorgangstyps, mit frei wählbarem Namen und Farbe, hinterlegt mit einer von fünf Funktionen, an der das System erkennt, ob der Vorgang läuft oder erledigt ist.
Ein Typ je Art von Arbeit
Sie legen so viele Vorgangstypen an, wie Ihr Betrieb Arten von Vorgängen kennt. Jeder Typ ist eine eigene kleine Welt: eigene Status, eigene Prozess-Buttons, eigene Farbe. So sieht ein Supportfall anders aus und läuft anders als eine Reklamation, und niemand muss sich durch Status quälen, die für seine Arbeit keine Bedeutung haben.
Kürzel und eigener Nummernkreis
Jeder Vorgangstyp bekommt ein Kürzel aus bis zu drei Großbuchstaben — SUP für Support, REK für Reklamation. Daraus entsteht die Vorgangsnummer mit einer eigenen, fortlaufenden Zählung je Typ: SUP-1, SUP-2, SUP-3 … und parallel REK-1, REK-2. Weil die Kürzel über alle Typen eindeutig sind, überschneidet sich keine Nummer.
Das Kürzel wird beim Anlegen festgelegt und bleibt danach fest. So bleibt jede einmal vergebene Vorgangsnummer für immer eindeutig und zuordenbar.
Status frei definieren
Die Status eines Vorgangstyps bestimmen Sie selbst. Je Status legen Sie fest:
- Name — „Wartet auf Ersatzteil", „Bei der Werkstatt", „Freigegeben".
- Farbe — für den schnellen Blick auf Liste und Stapel.
- Reihenfolge — in der die Status im Ablauf stehen.
- Vorauswahl — welcher Status bei einem neuen Vorgang gesetzt ist.
- Hilfetext — eine kurze Erklärung, was dieser Status bedeutet.
Fünf Funktionen hinter dem Status
Damit das System weiß, ob ein Vorgang noch läuft oder fertig ist, ordnen Sie jeden Status einer von fünf Funktionen zu:
- Offen — wartet auf Bearbeitung.
- In Arbeit — wird gerade bearbeitet.
- Geplant — terminiert, aber noch nicht dran.
- Rückmeldung erforderlich — wartet auf eine Antwort.
- Abgeschlossen — erledigt.
Der Name bleibt Ihrer, die Funktion sorgt dafür, dass ein „Abgeschlossen"-Status den Vorgang auch wirklich vom Stapel nimmt und aus offenen Listen verschwinden lässt. Jeder Vorgangstyp braucht mindestens einen offenen und einen abgeschlossenen Status.
In mehreren Sprachen
Arbeiten Kollegen oder Standorte in unterschiedlichen Sprachen, pflegen Sie den Namen des Vorgangstyps, die Status-Titel und die Titel der Prozess-Buttons mehrsprachig. Jeder sieht den Ablauf in seiner Sprache, dahinter liegt derselbe Vorgang.
Festes Schema oder eigenes
| Festes „offen / erledigt" | Eigene Vorgangstypen | |
|---|---|---|
| Status | für alle gleich | je Typ passend |
| Nummern | ein Topf | eigene Folge je Typ |
| Abläufe | einer für alles | eigene Prozess-Buttons je Typ |
| Auswertung | grob | je Funktionstyp sauber getrennt |
Eigene Vorgangstypen sind das Fundament, auf dem Prozess-Buttons, Konverter und Ticketsystem aufsetzen. Wer seinen Ablauf einmal als Typ mit passenden Status abbildet, bekommt den Rest fast geschenkt.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist ein Vorgangstyp?
Eine Vorlage für eine bestimmte Art von Vorgang, etwa Supportticket, Reklamation oder interne Freigabe. Jeder Vorgangstyp hat ein eigenes Kürzel, eine eigene fortlaufende Nummernfolge, eigene Status und eigene Prozess-Buttons.
Wie werden Vorgangsnummern vergeben?
Jeder Vorgangstyp zählt eigenständig hoch. Aus dem Kürzel und der laufenden Nummer entsteht die Vorgangsnummer, zum Beispiel SUP-1, SUP-2, SUP-3 für einen Support-Typ mit dem Kürzel SUP. Die Kürzel sind über alle Typen eindeutig, sodass sich Nummern nie überschneiden.
Kann ich eigene Status anlegen?
Ja. Je Vorgangstyp legen Sie beliebig viele Status mit eigenem Namen, eigener Farbe, Reihenfolge und einem optionalen Hilfetext an. Einen Status bestimmen Sie als Vorauswahl bei der Anlage.
Was ist ein Status-Funktionstyp?
Jeder Status wird einer von fünf festen Funktionen zugeordnet: offen, in Arbeit, geplant, Rückmeldung erforderlich oder abgeschlossen. Daran erkennt das System, ob ein Vorgang noch läuft oder erledigt ist. Der Name des Status ist frei, die Funktion dahinter sorgt für die richtige Auswertung.
Sind die Status mehrsprachig?
Der Name des Vorgangstyps, die Status-Titel und die Titel der Prozess-Buttons lassen sich in mehreren Sprachen pflegen, sofern die Mehrsprachigkeit aktiviert ist.
Sehen Sie es
an Ihren Zahlen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen live, wie das in Ihrer Praxis aussieht — kostenlos, ohne Verpflichtung, ohne Vertriebsdruck.