Provisionen

Sobald Vertrieb über Provisionen läuft, entsteht eine Nebenbuchhaltung: Wer hat welchen Auftrag gebracht, welcher Satz galt für welchen Artikel, zählt der Umsatz schon oder erst nach Zahlung, und was passiert bei einer Gutschrift? Meist landet das in einer Excel-Tabelle, die jemand am Monatsende mühsam mit den Rechnungen abgleicht — und über die es regelmäßig Diskussionen gibt, weil eine Stornierung nicht nachgezogen wurde.

Die Provisionen der ameax Faktura holen diese Nebenbuchhaltung in den Beleg. Provision rechnet sich mit jeder Position mit, entsteht automatisch mit der Rechnung, rechnet bei Storno gegen — und am Ende steht die fertige Abrechnung als Gutschrift.

Provision, die sich mitrechnet

Der Kern ist, dass Provision keine nachgelagerte Rechnung ist, sondern eine Eigenschaft der Position. Jeder Artikel trägt seine Provisionsangabe; kommt er auf einen Beleg, rechnet ameax die Provision mit. Aus jeder Position und jedem Empfänger entsteht eine eigene Provisionsbuchung — nachvollziehbar bis auf die einzelne Zeile.

Damit verschwindet die Excel-Nebenbuchhaltung: Es gibt keine zweite Wahrheit mehr, die jemand mit den Rechnungen abgleichen müsste. Die Provision steht dort, wo der Umsatz entsteht, und bewegt sich mit ihm.

Wer bekommt Provision — auf welcher Ebene

Empfänger sind Benutzer des Systems: Ihre Mitarbeiter, Vertreter oder Partner, jeweils als Benutzer angelegt. Wer auf welchem Beleg mitverdient, legen Sie über eine dreistufige Struktur fest:

• Je Kunde. Ein Betreuer bekommt auf alle Belege seines Kunden Provision — einmal hinterlegt, gilt für jeden künftigen Beleg.
• Je Beleg. Am einzelnen Beleg lässt sich die Struktur direkt anpassen — etwa wenn ausnahmsweise jemand anderes beteiligt war.
• Eine Ebene darüber. Zu einem Empfänger kann ein weiterer hinterlegt sein, der mitverdient — so bekommt zum Beispiel eine Teamleitung ihren Anteil an den Abschlüssen des Teams.

Jeder Beteiligte hat seinen eigenen Faktor, der unabhängig auf den Positionsbetrag wirkt. So teilen sich auch mehrere Empfänger einen Beleg, jeder mit seinem Satz.

Prozent, Festbetrag oder Formel

Wie viel Provision ein Artikel bringt, legen Sie je Artikel auf eine von drei Arten fest:

• Prozentual — ein Satz auf den Nettopreis der Position.
• Fester Betrag — ein Betrag pro Stück, unabhängig vom Preis.
• Dynamisch per Formel — der Provisionsbetrag ergibt sich aus einer Formel, etwa aus Nettopreis und Einkaufskosten, um auf die Marge zu provisionieren statt auf den Umsatz.

Darüber hinaus können Sie je Empfänger ein eigenes Berechnungsverfahren als Formel hinterlegen, das auf Positions-, Artikel- und Benutzerdaten zugreift. Auch gestaffelte Sätze bilden Sie so ab — als Wenn-Dann-Formel, die bei höherem Wert einen anderen Satz greifen lässt. Vom einfachen Prozentsatz bis zur margenabhängigen Staffel ist damit vieles möglich, ohne das System zu verlassen.

Wann sie zählt — und was Storno macht

Nicht jede erfasste Provision ist sofort auszahlbar. ameax führt sie durch einen klaren Lebenslauf: Solange der Beleg Entwurf ist, ist die Provision nur geplant. Sobald der Beleg den Entwurf verlässt — in der Regel mit der Rechnungsstellung — wird sie abrechenbar. Auf Wunsch stellen Sie um, dass die Provision erst mit dem Zahlungseingang zählt — dann verdient niemand an einer Rechnung, die noch offen ist.

Und der wichtige Fall, an dem Excel-Lösungen scheitern: die Stornierung. Wird ein Beleg storniert oder eine Gutschrift erstellt, legt ameax eine negative Provisionsbuchung an — die Provision rechnet gegen. Beim Stornieren wählen Sie, ob nur dieser Beleg, der ganze Vorgang oder einzelne Positionen betroffen sind. So bleibt der Provisionsstand ehrlich, ohne dass jemand daran denken muss.

Der Abrechnungslauf: Gutschrift und PDF

Am Monats- oder Quartalsende steht die Auszahlung. Der Abrechnungslauf gruppiert die offenen Provisionen je Empfänger und zeigt die Nettosumme. Vor dem Festschreiben gibt es eine Voransicht als PDF — Sie sehen, was abgerechnet würde, bevor etwas verbindlich wird.

Rechnen Sie ab, erzeugt ameax je Empfänger eine Gutschrift samt PDF-Abrechnung mit allen Positionen. Die abgerechneten Buchungen sind damit als erledigt markiert und tauchen im nächsten Lauf nicht wieder auf. Auf Wunsch verschickt ameax die Abrechnung gleich automatisch per E-Mail an den Empfänger. Übersichtslisten trennen dabei sauber, was noch offen, was abrechnungsbereit und was bereits abgerechnet ist.

In Excel nachhalten oder mitlaufen lassen?

Kurz gesagt

Provision auf Papier oder in Excel ist eine zweite Buchhaltung neben den Rechnungen — und die beiden driften auseinander, sobald eine Stornierung nicht nachgezogen wird. Genau daran entzünden sich die Diskussionen.

Die Provisionen in ameax lassen die zweite Buchhaltung weg: Provision hängt an der Position, rechnet sich mit dem Beleg, zählt ab Rechnung oder Zahlung, rechnet bei Storno gegen — und wird am Ende je Empfänger als Gutschrift mit PDF abgerechnet. Sie legen die Regeln fest, das System hält den Stand.