Mit Sales CRM den Vertrieb strukturieren und optimieren - für mehr Erfolg bei weniger Aufwand
Ein Sales CRM für die Herausforderungen im modernen Vertrieb
Ein Sales CRM hilft bei der Strukturierung und Optimierung von Vertriebsprozessen. Herzstück des Systems ist die zentrale Datenverwaltung. Zahlreiche Marketing- und Vertriebsfunktionen erleichtern dem Team im Sales die Arbeit, sorgen für Übersicht und Effizienz – von der Akquise über die Kontaktnachverfolgung bis zum Abschluss.
Ein erfolgreicher Vertrieb ist dadurch gekennzeichnet, dass im Sales alle Aktivitäten wie Zahnräder ineinandergreifen. Drei Aspekte bergen dabei besondere Risiken. Im Folgenden erfahren Sie, worin genau die Schwierigkeiten liegen.
1. Unübersichtliche Leads
Bei unübersichtlichen Leads ist es schwierig oder sogar unmöglich, das Leadmanagement effektiv zu gestalten. Ohne genaue, aktuelle Informationen über die Interessenten können Vertrieb und Marketing sie nicht zur richtigen Zeit mit relevanten Inhalten ansprechen.
2. Fehlende Nachverfolgung
Fehlt der Überblick, gelingen auch die Nachverfolgung und die Weiterqualifizierung von Leads nur mangelhaft. Die Gefahr ist groß, dass ein Unternehmen viel Potenzial ungenutzt lässt – potenzielle Käuferkontakte, die Möglichkeit verkürzter Kaufprozesse, eine Verbesserung der Conversion Rate (Umwandlungsrate von Kontakten und Interessenten zu Käufern).
3. Manuelle Prozesse
Manuelle Prozesse im Sales sind langsam und fehleranfällig. Die Übergabe von Abteilung zu Abteilung oder auch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter im Vertrieb gerät leicht ins Stocken – beispielsweise bei krankheits- oder urlaubsbedingten Ausfällen. Sind die Daten zur Kaufhistorie und über Gespräche nicht zentral gespeichert, haben andere Teammitglieder nur eingeschränkte Zugangsmöglichkeiten und können den Kunden kaum eine passende Lösung anbieten.
Die Zauberformel lautet: strukturierte Vertriebsprozesse.
Diese drei Effekte sind schlecht für die Zusammenarbeit im Team und noch schlechter für die Kundenbindung. Dabei lassen sich verpasste Verkaufschancen und eine geringe Effektivität von Vertrieb und Marketing durch den Einsatz eines Sales CRM gut vermeiden. Die Hauptvorteile strukturierter Vertriebsprozesse sind:
- eine höhere Produktivität durch einen sinnvollen Einsatz von Ressourcen,
- die Förderung starker Kundenbeziehungen durch die bessere Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse,
- eine höhere Conversion Rate im Sales infolge von strukturierten Verkaufstaktiken,
- genauerer Umsatzprognosen durch umfassende Daten und Erfahrungen aus den standardisierten Vertriebsprozessen,
- eine leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter,
- zufriedenere Teams, weil strukturierte Prozesse den Überblick und die Arbeitsschritte im Sales erleichtern.
Was ist ein Sales CRM? Definition und Funktionen im Überblick
CRM steht für Customer-Relationship-Management, das Kundenbeziehungsmanagement. Es geht beim CRM darum, sich als Unternehmen auf die Kunden und die Kundenbeziehungen zu konzentrieren. Im Mittelpunkt steht dabei die systematische Prozessgestaltung; Kernbausteine sind Daten und Dokumentationen über die Kunden und über die Beziehung zu ihnen.
Mittlerweile ist mit der Bezeichnung CRM meistens ein CRM-System gemeint. Ein CRM unterstützt das Unternehmen und die Teams dabei, Abläufe optimal zu gestalten und die Rentabilität zu steigern. Die Software hilft Unternehmen bei der Interaktion mit Kunden und Interessenten – bei der Gestaltung von Verkaufsgesprächen, Kundendienstaktivitäten, Marketingaktionen, E-Mails und vielem mehr. Ein CRM-System ist daher für Sales und Marketing ausgesprochen wertvoll. Seine Funktionen vereinfachen die Abläufe – von der Akquise über den Verkauf bis hin zur langfristigen Kundenbindung.
Sales CRM im Vertrieb nutzen – von der Kaltakquise bis hin zu Vertriebsoptimierung
Funktionen für die Akquise: Ein Sales CRM hilft Unternehmen dabei, die Kunden- und Interessentendaten zentral zu verwalten, besonders vielversprechende Leads zu priorisieren und Prozesse durch Automatisierungen zu optimieren.
Funktionen für das Leadmanagement: Das Leadmanagement reicht von der Leadgenerierung bis zur Übergabe an den Vertrieb bei Kaufbereitschaft. Auch das Lead Scoring, also die Beurteilung zur optimalen Priorisierung von Leads, ist wichtig. Die Funktionen des CRM können entscheidend zu steigenden Erfolgen beitragen. Denn mithilfe eines Sales CRM sind die Kundendaten stets und für alle Teammitglieder zugriffsbereit.
Funktionen für das Pipelinemanagement:
Eine Sales-Pipeline (wörtlich: Verkaufsleitung) stellt die Verkaufschancen im Verlauf als visuelles Modell dar – von der Leadgenerierung bis zum Abschluss. Beim Pipelinemanagement geht es um die Organisation, die Überwachung und die Optimierung der Vertriebschancen eines Unternehmens.
In einem Sales CRM werden alle Leads zentral zusammengetragen und sind so für die Teams gut zugänglich. Ein professionelles CRM stellt Tools und Funktionen zur Bewertung von Vertriebschancen und zur Identifikation von Engpässen bereit.
Funktionen für die Angebots- und Auftragsverfolgung:
In einem CRM sind die Kontakthistorien aller Leads und Kunden hinterlegt. So lassen sich selbst kleine Bedürfnisse jedes Einzelnen genauer analysieren. Auf Basis der erfassten Daten kann die Kommunikation mit den Leads sehr zielgerichtet erfolgen.
Funktionen für automatisierte Erinnerungen und Aufgaben:
Funktionen zur Automatisierung sparen Zeit, erleichtern dem Sales die Arbeit und senken die Fehleranfälligkeit des Vertriebsprozesses. Entsprechende Funktionen in einem Sales CRM können beispielsweise die Mitarbeitenden an anstehende Aufgaben erinnern oder automatisch E-Mails an Leads und Kunden versenden, sobald diese eine vordefinierte Vertriebsphase erreicht haben.
Funktionen für Berichte und Forecasts:
Das Erstellen von Berichten inklusive der grafischen Aufbereitung wichtiger Zahlen kostet ohne CRM-System eine Menge Zeit. Mit einem CRM-System stehen komfortable Analyse- und Darstellungsfunktionen dem Vertriebscontrolling zur Verfügung. So werden wichtige Erkenntnisse über den Vertriebsprozess und die Arbeitsabläufe gewonnen. Auch Forecasts, also Vorhersagen, sind für die optimale, zukunftsgerichtete Ausgestaltung von Marketing und Vertrieb unverzichtbar. Hier leistet ein CRM ebenfalls wertvolle Hilfe.
Das Fazit: Der Funktionsumfang eines Sales CRM ist nicht mit herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen vergleichbar. Ein CRM ist deutlich leistungsstärker, komfortabler und vielseitiger einsetzbar. Es reduziert selbst kleine Fehlerquellen im Sales erheblich. Mit einem CRM fällt es den Teams leicht, den Überblick zu behalten und die eigene Arbeitszeit optimal zu nutzen.
Kurz: Excel-Tabellen und isolierte Tools bleiben im Hinblick auf Nutzungsmöglichkeiten, Prozesssicherheit und Bedienkomfort weit hinter einem Sales CRM zurück.
Diese Vorteile bietet ein Sales CRM für Unternehmen
Vertriebsprozesse bieten sowohl Stolperfallen als auch Steigerungschancen. Leads sind zu qualifizieren, Prioritäten zu setzen, Kunden passgenau anzusprechen. Die Ansprüche an die Kommunikation im Sales sind hoch. Es ist den Vorgesetzten zu berichten; Zahlen wollen analysiert und Prozesse optimiert werden. So stehen Vertrieb und Marketing täglich einer Vielzahl von Herausforderungen gegenüber. Es empfiehlt sich die Nutzung eines Sales CRM. Die Software hält den Teams in vielen Situationen den Rücken frei, liefert Informationen, bietet Analysemöglichkeiten, erhöht die Treffgenauigkeit, schafft Zeit für Wesentliches – erhöht also insgesamt die Effektivität von Marketing und Vertrieb. Hier die wichtigsten Vorteile eines Sales CRM für Unternehmen im Überblick:
Bessere Übersicht bei den Kunden und Verkaufschancen
Ein CRM speichert alle Informationen über die Leads und Kunden wie Kontaktdaten, Vorlieben und Verkaufsgespräche zentral. Es ermöglicht dem Sales einen ganzheitlichen und stets aktuellen Blick auf die Kunden und die Prozesse – der Grundstein zur langfristigen Kundenbindung und Kundenzufriedenheit wird hier gelegt. Ist ein Lead fast zum Kauf bereit, ist dies im Sales CRM erkennbar und der Vertrieb kann mit passenden Aktionen agieren, ist optimal handlungsfähig. Verkaufschancen können mithilfe vom CRM-System am besten erkannt und konsequent verfolgt werden.
Kürzere Reaktionszeiten und strukturierte Follow-ups (Nachbetreuung)
Jeder Mitarbeitende des Sales ist dazu in der Lage, effektiv mit einem Interessenten oder Kunden zu kommunizieren – selbst dann, wenn der Haupt-Ansprechpartner im Unternehmen einmal nicht verfügbar ist. Für eine langfristige Kundenbindung sind die dank Sales CRM leicht umsetzbaren, strukturierten Follow-ups entscheidend. Als nächste Schritte des Vertriebsprozesses sorgen automatisierte Erinnerungen und Maßnahmen wie personalisierte E-Mails dafür, dass die Deals mit Kunden näher rücken.
Höhere Abschlussquoten durch systematische Nachverfolgung
Eine systematische Nachverfolgung steigert die Vertriebserfolge von Unternehmen. Gerade im B2B-Bereich, also im Geschäftskundenvertrieb, sind zahlreiche Kontakte notwendig, bevor Deals abgeschlossen werden. Die Preise sind dabei nur ein Kriterium von vielen. Wird das Nachfassen vergessen oder zu lange verschoben, hat sich manch ein potenzieller Kunde in der Zwischenzeit für ein Konkurrenzprodukt entschieden. Ähnlich große Schwierigkeiten entstehen, wenn Vertriebsinformationen über die Kunden in verschiedenen Systemen – in Smartphones, auf Zetteln, in Word- oder PDF-Dokumenten – abgespeichert sind und der Überblick fehlt. Mit einem CRM lassen sich solche Schwierigkeiten im Sales am besten ausschalten.
Transparenz im Team und einfaches Reporting
Die im Sales CRM zentral gespeicherten Daten stellen sicher, dass jedes zugriffsberechtigte Teammitglied auch die aktuellsten Informationen ansehen kann. Mit einem CRM gelingt es problemlos, den Verkaufsprozess für alle transparent zu gestalten. Die Vertriebsmitarbeiter können Hand in Hand arbeiten – ohne Informations- oder Zeitverluste. Das freut auch die Kunden, die ihr Anliegen nicht bei jedem Kontakt von Neuem erläutern müssen.
Außerdem wird das Reporting – die Verarbeitung und Darstellung von Informationen in Berichten – durch die zentrale Erfassung aller wichtigen Daten und die Analysefunktionen eines guten Sales CRM umfassend unterstützt.
Positive Auswirkung auf Kundenbindung und Unternehmenswachstum
Kunden schätzen gut informierte Mitarbeiter, die sich kompetent kümmern können. Im CRM sind alle Informationen zu den Kunden erfasst. Es kommt zu mehreren positiven Effekten: Die reibungslose Kommunikation dank eines leistungsstarken Sales CRM sorgt für ein besseres Kundenerlebnis. Und zufriedene Kunden kaufen häufiger und mehr. Maßgeschneiderte Lösungen sowie kundenorientierte Prozesse in Marketing, Service und Vertrieb fördern die Kundenbindung – und damit das Unternehmenswachstum.
Sales CRM im Alltag: Von Akquise bis Abschluss
Ob Energiebranche oder Gebäudereinigungsunternehmen: Gerade im B2B-Bereich ist die Zeit knapp und die Konkurrenz gnadenlos. Wir stellen im Folgenden an konkreten Beispielen dar, was ein Sales CRM leistet.
Leads per Sales CRM erfassen und priorisieren
Kundendaten können manuell in das CRM eingegeben oder beispielsweise auch aus einem Fließtext ausgelesen werden. Sowohl öffentlich verfügbare Informationen als auch E-Mail-Signaturen liefern ergänzende Daten über die Leads. Das Sales CRM stellt die Informationen übersichtlich in Form von Diagrammen dar. Ein Verkaufschancen-Modul berechnet Wahrscheinlichkeiten für Abschlüsse und Umsatzergebnisse des Sales. Das erleichtert die Priorisierung und ermöglicht es, das Umsatzpotenzial der Leads bestmöglich zu nutzen.
Workflows automatisieren und die Aufgabenverteilung klären
Ein Sales CRM bietet unter anderem die Möglichkeit, regelmäßige Wiedervorlagen einzustellen. Auch die Vorgabe der Priorität und die Verknüpfung mit bereits im System angelegten Aktivitäten vereinfachen die Prozesse in Marketing und Vertrieb deutlich. So kann man beispielsweise im Kundendatensatz
- Kampagnen auswählen,
- den aktuellen Status angeben,
- Ansprechpartner für die Kampagne beim Kunden eintragen,
- den Betreuer der Kampagne im eigenen Unternehmen auswählen und
- das Vertriebspotenzial der Kampagne angeben.
Angebote und Termine nachverfolgen
Termine sind im Kundendatensatz schnell und einfach anzulegen. Mithilfe von E-Mail-Vorlagen lassen sich Leads per Sales CRM effektiver verwalten. Das CRM zeigt auch an, wie lange ein Kundendatensatz inaktiv war. Sowohl die herausgeschickten Angebote als auch die Termine lassen sich – unter anderem per eingestellter Wiedervorlage – zeitgerecht nachverfolgen. Es werden keine notwendigen Aktionen oder Termine mehr vergessen – eine echte Arbeitserleichterung im turbulenten Alltag des Sales!
Kommunikation integrieren
Ohne Sales CRM erfolgt die schriftliche Kommunikation mit den Kunden per Outlook, Excel oder Brief, was unübersichtlich, zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Im CRM sind alle Kundendaten zentral abgespeichert. Das System erinnert automatisch an anstehende Aktionen. E-Mails werden direkt aus der Plattform heraus versendet. Die Gesprächsverläufe mit den Kunden sind im Sales CRM nachvollziehbar dokumentiert und jederzeit abrufbar.
Analysen und Forecasts erstellen
Im Sales CRM gespeicherten Daten dienen als fundierte Grundlage für datenbasierte Entscheidungen in den Bereichen Vertriebsanalyse und Vertriebsoptimierung. Das reine Bauchgefühl, was trügerisch sein kann, hat ausgedient. Die zentral zusammengeführten und gespeicherten Daten ermöglichen die Erstellung verschiedenster Statistiken per Mausklick. Die Kombination aus Historie und aktuellem Stand liefert die besten Entscheidungsgrundlagen für Optimierungen und für die weiteren Planungen im Sales.
Das richtige Sales CRM für Ihr Unternehmen wächst mit
Die Auswahl an Tools ist groß. Hier erfahren Sie mehr über die wichtigsten Auswahlkriterien – gerade für KMUs, kleine und mittleren Unternehmen. Viele bevorzugen eine Plattform, die mit einer Cloud (Datenwolke, geräteunabhängigen Computerressource) arbeitet.
Benutzerdefinierte Felder, Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten - je nach Branche:
Wichtig sind individualisierbare Eingabemasken und Zusatzfelder, mit denen ein CRM genau auf den Bedarf im Unternehmen zugeschnitten werden kann. Denn jede Branche hat ihre speziellen Bedürfnisse und Eigenheiten. Sogar von Abteilung zu Abteilung unterscheiden sich die Anforderungen – für Vertrieb oder Marketing sind beispielsweise andere Informationen interessant als für die Produktion.
Skalierbarkeit, damit das Sales CRM mit dem Unternehmen mitwachsen kann:
Ein Unternehmen unterliegen immer wieder Veränderungsprozessen. Das ausgewählte CRM muss skalierbar sein, also zunehmende Datenmengen, mehr Benutzer und zusätzliche Funktionen bewältigen können. Sehr flexibel sind modular aufgebaute CRM-Systeme, die mit einer Cloud arbeiten. Hier kann die Software je nach Bedarf mit Bausteinen erweitert und angepasst werden. Ein Beispiel ist die Produktfamilie der ameax AkquiseManager CRM-Software.
Integration in bestehende Systeme und Tools:
Häufig nutzen Unternehmen bereits verschiedene Tools für die Bereiche Buchhaltung und Marketing. Sollen diese Tools weiterhin genutzt werden, ist bei der Auswahl vom CRM-System auf die Kompatibilität und stabile Integration zu achten. Auch das Telefonsystem muss sich gut einbinden lassen. Dies alles funktioniert mit einem einheitlichen CRM am besten.
Datenschutz und Sicherheit:
In einem Sales CRM werden hochsensible Kundendaten verwaltet. Sie sind sicher zu speichern und vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Die Privatsphäre der Kunden ist ein rechtlich geschütztes Gut. Unsere Empfehlung: Achten Sie bei der Auswahl Ihres CRM-Systems auf Zertifizierungen des CRM in den Bereichen Datensicherheit, Informationssicherheit und Qualitätsmanagement. Positiv sind auch Server in Deutschland.
Insgesamt gilt: Das CRM-System mit seiner zentralen Datenverwaltung stellt die benötigte stabile Struktur bereit, welche die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht und beschleunigt. Gerade im Sales ist dies der entscheidende Erfolgsfaktor:
Von der Akquise über das Marketing bis hin zur Kundenbetreuung und zum Service kommt es darauf an, bei jedem Kontakt zügig, möglichst fehlerfrei, stets auf dem neuesten Stand und kundenzugewandt agieren zu können.
Ein Sales CRM einführen: Die Erfolgsfaktoren
Um ein Sales CRM erfolgreich einzuführen, beachten Sie am besten die nachfolgend dargestellten Aspekte.
1. Beziehen Sie die Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess ein.
Die Motivation und die Qualifikation der Teams sind entscheidend, wenn es um die effiziente Nutzung eines Sales CRM geht. Die Teams in Marketing und Sales wissen, an welchen Stellen im Prozess es bisher gehakt hat. Sie sollten die Möglichkeit bekommen, ihre Erfahrungen bei der Auswahl eines CRM aktiv einzubringen.
2. Analysieren Sie die bestehenden Vertriebsprozesse, um sie anschließend und regelmäßig zu optimieren.
Ziel einer Vertriebsanalyse ist es, die Schwachstellen im Vertriebsprozess aufzuzeigen. Effiziente innerbetriebliche Prozesse führen auch zu mehr Kundenzufriedenheit, da der Vertrieb zügiger und passgenauer arbeiten kann. Man muss sich die Stärken und Schwächen der eigenen Produkte, die Kundenbedürfnisse, den Wettbewerb, die eigenen Vertriebsformen und die Preise genau ansehen. Ein Sales CRM ist dabei mit seinen Daten und Funktionen eine wertvolle Stütze.
3. Legen Sie klare Ziele und Kennzahlen fest.
Bei der Einführung eines Systems für CRM definieren Sie zunächst einmal, was das Sales CRM leisten soll, zum Beispiel im Hinblick auf Kundenbindung und Umsatzsteigerung. Die Vertriebsziele sind wichtige Kennzahlen für ein Unternehmen. Vor allem die quantitativen Vertriebsziele wie beispielsweise Umsatz, Anzahl der Neukunden und Auslastung sind gut messbar und aus dem Sales CRM ablesbar. Das Vertriebscontrolling kann dank CRM die festgelegten Ziele und Kennzahlen im Sales regelmäßig erheben und neu bewerten.
4. Sales CRM liefert wichtige Datengrundlagen für eine Vertriebsanalyse und Vertriebsoptimierung.
Im CRM werden kontinuierlich wichtige Informationen über das Kundenverhalten und die Verkaufsprozesse gesammelt. Mit diesen Daten lassen sich Schwachstellen des Sales aufdecken und Strategien optimieren. Sowohl die Entscheidungsfindung als auch die Vorhersage von Umsätzen erfolgen datenbasiert. Sie sind mit Sales CRM deutlich realistischer als ohne.
5. Führen Sie Schulungen für das CRM durch und sichern Sie die Akzeptanz im Team.
Schulungen für das Team erleichtern sowohl den Einstieg ins Sales CRM als auch die tägliche Nutzung. Nur gut geschulte Mitarbeitende können das Potenzial eines professionellen CRM voll ausschöpfen und optimal zur Steigerung der Erfolge von Marketing und Vertrieb nutzen. Zusätzlich helfen Materialien wie Handbücher bei der Nutzung des Sales CRM.
Fazit: Mehr Struktur, Umsatz und Wachstum dank Sales CRM
Ein Sales CRM bietet Unternehmen Flexibilität und Sicherheit zugleich. Wichtig ist, bei der Auswahl des richtigen Sales CRM auf die Skalierbarkeit, auf die Integrationsmöglichkeit bestehender Tools und auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten. Die Preise sind nicht alles: Das CRM sollte sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen. Funktionen zur Kontaktverwaltung, zum Versand und zur Nachverfolgung von E-Mails, zur Automatisierung von Prozessen und zur Erstellung von Berichten sind essenziell. Weitere vom Unternehmen benötigte Funktionen wie zum Beispiel die Fakturierung, die Verkaufschancenbewertung und die Projektzeiterfassung sollten als Erweiterungsoptionen erhältlich sein. Dann kann ein Sales CRM seine positive Wirkung auf den Vertriebserfolg und das Unternehmenswachstum auch langfristig voll entfalten.
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