Faktura und Fakturierung: Rechnungen schreiben – und noch viel mehr
Faktura wird im allgemeinen Sprachgebrauch als Synonym für Rechnung genutzt. Genau genommen handelt es sich dabei aber um einen Begriff, der neben der klassischen Rechnung auch die Quittung und den Eigenbeleg sowie Gutschriften und Lastschriften umfasst. Faktura leitet sich aus dem Lateinischen ab – “factura” bedeutet so viel wie “Bearbeitung” oder sinngemäß auch “Rechnung”.
Mit dem Begriff der Fakturierung ist nicht nur die Stellung der Rechnung gemeint. Die Fakturierung umfasst alle Vorgänge, die bei der Erbringung einer Leistung oder der Warenlieferung an Kunden im Rechnungswesen anfallen. Es geht also um sämtliche Prozesse rund um die gesetzeskonforme, korrekte Ausstellung und Verbuchung jeder Art von Beleg.
Im Einzelnen wird unter dem Begriff der Fakturierung das Erstellen der Rechnung selbst sowie das Verbuchen von Geschäftsfällen verstanden. Auch Vorgänge wie Gutschriften, Stornierungen und Rechnungskorrekturen gehören dazu, ebenso wie das Schreiben von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen bei ausbleibender Zahlung.
Die Fakturierung umfasst somit drei Bausteine:
1. das Erstellen der Faktura mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben
2. die korrekte Verbuchung aller Belege
3. das Mahnwesen
Bei der Fakturierung wird außerdem zwischen der Vorfakturierung und der Nachfakturierung unterschieden. Bei einer Vorfakturierung erhält der Kunde die Rechnung schon vor erfolgter Lieferung oder Leistung. Beispiele sind die Vorkasse in Onlineshopping und Versandhandel oder Prepaid-Vertragsmodelle. Hier erhält der Verkäufer einen Kundenkredit – der Kunde trägt das Risiko. Bei einer Nachfakturierung geht die Rechnung erst nach Leistungserbringung oder Lieferung an den Kunden. Der Verkäufer trägt das Risiko der ausbleibenden oder verzögerten Zahlung.
Rechnung und Eigenbeleg: Pflichtangaben und Funktion
Welche Bestandteile eine Rechnung hat, ist gesetzlich klar geregelt. Um im Eifer der täglichen Arbeit keine Angabe zu vergessen und dem Fehlerteufel keine Chance zu geben, hat sich der Einsatz von einer professionellen Rechnungserstellungssoftware bewährt. Die Software setzt mithilfe der Systemdatenbank einen Großteil der erforderlichen Angaben automatisch in den zu erstellenden Beleg ein.
Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehören:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungsausstellung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- genaue Angabe von Menge und Art des Produktes oder der Leistung
- Netto-Rechnungsbeträge, nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt
- Angabe der Steuern in Prozent und als Betrag
- Brutto-Rechnungsbetrag
- bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
- Hinweis auf vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte
Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen. Eine Kleinbetragsrechnung ist ein vollwertiges Dokument und berechtigt auch zum Vorsteuerabzug.
Hier genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung
- Bruttopreis
- angewendeter Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
In der Buchhaltung gilt: Keine Zahlung oder Buchung erfolgt ohne Rechnung, Quittung oder sonstigen rechtsgültigen Beleg. Der Eigenbeleg stellt steuerrechtlich einen Ersatz für die nicht ausgestellte oder nicht mehr vorhandene Rechnung oder Quittung dar. Er weist also Geschäftsvorfälle nach, für die kein Fremdbeleg vorliegt. Auf einem Eigenbeleg muss angegeben werden, welcher Betrag wofür, wann und an wen gezahlt wurde. Auch der Grund für die Erstellung des Eigenbelegs sowie Name und Unterschrift der ausstellenden Person dürfen nicht fehlen.
Ein Beleg kann zum Beispiel durch Brand, Überschwemmung oder Diebstahl verloren gehen. Auch bei der Nutzung von Automaten, die keinen Beleg und keine Quittung erstellen, oder bei der Zahlung von Trinkgeld fehlt der Fremdbeleg. Ist ein Beleg abhandengekommen, sollte zunächst ein Duplikat der Rechnung vom Rechnungsaussteller angefordert werden. Ist dies nicht möglich, dient der Eigenbeleg als Notlösung.
Das leistet eine Faktura Software
Hier ein vergessenes Datum, dort ein Fehler bei der Vergabe der Rechnungsnummer – Nutzern einer guten Faktura Software können solche Nachlässigkeiten nicht passieren. Und eine fehlerfreie Fakturierung ist für Unternehmen überlebensnotwendig – sichert sie doch den zügigen Geldzufluss.
Durchdachte Software-Funktionen ermöglichen die lückenlose Abwicklung der Fakturierung. So können Nutzer mit dem ameax Faktura System.
- Angebote erstellen,
- auf Basis der Angebote die Auftragsbestätigungen formulieren,
- Belege wie Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften in die Buchhaltung einbinden,
- Rechnungen schreiben,
- Abschlagsrechnung erstellen,
- offene Posten im Blick behalten,
- Mahnungen schreiben,
- Preise verwalten,
- einen Beleg an den Kunden verschicken und
- per Exportfunktion die Daten der Finanzbuchhaltung an den Steuerberater senden.
Dank Anbindungen zum E-Mail-Programm ist ein reibungsloser Datenaustausch in allen Prozessen gewährleistet. In der Praxis besonders geschätzt werden der gut erreichbare Support und das Angebot einer kostenlosen Testphase.
Eine Fakturierungssoftware wie ameax Faktura gewährleistet somit, dass alle Prozesse von der Angebotserstellung über die Rechnung und die Verbuchung bis hin zum Mahnwesen fehlerfrei, komfortabel und zügig ablaufen. Ob Belegnummer, Datumsangabe, fortlaufende Rechnungsnummer oder GoBD-Konformität: Mit diesem Faktura System lassen sich alle Gesetzesvorgaben zu Inhalten, zur elektronischen Belegerfassung und zur revisionssicheren Belegarchivierung zuverlässig erfüllen.
Faktura Software – ein Must-have für den reibungslosen Geschäftsbetrieb
Eine Fakturierungssoftware wie ameax Faktura bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile:
1. Einsparung von Arbeit und Zeit:
- Einmal eingepflegte Daten der Kunden können in jedes neue Dokument eingefügt werden.
- Jede angelegte Ware und Dienstleistung lässt sich per Klick in Rechnungen oder andere Dokumente integrieren.
- Viele Prozesse können bei Bedarf automatisch ablaufen.
- Rechtssicherheit:
- Die Angebots- und Rechnungsvorlagen einer guten Fakturierungssoftware beinhalten alle vorgeschriebenen Angaben.
- Die Datenfelder von Dokumenten und Belegen werden so weit wie möglich automatisch ausgefüllt.
- Die Software vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern.
- Datensicherheit und revisionssichere Archivierung sind gewährleistet.
- Beschleunigung der Geschäftsprozesse:
- Jede Art von Beleg, ob Rechnung, Auftrag, Lieferschein oder Angebot, ist leicht aus bereits vorhandenen Dokumenten zu erzeugen.
- Die Erfassung von Zahlungseingängen und der Versand von Zahlungserinnerungen sorgt für permanente Übersicht und beschleunigt die Durchsetzung einer bestehenden Forderung.
Die Software ameax Faktura ist unter anderem in der Buchhaltung vielseitig einsetzbar. Die Erstellung und der Versand von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen gelingen ebenso mit wenigen Klicks wie die Lagerbestands- und Aboverwaltung oder Provisionsabrechnung. Auf die DSGVO-konforme, also der Datenschutz-Grundverordnung entsprechende, Cloud-Lösung mit Rechenzentrum in Deutschland ist immer Verlass.
Hier einige Beispielanwendungen, die ameax Faktura optimal abwickelt:
- direkte Anbindung von Onlineshops an ameax Faktura für einen automatischen Rechnungsversand und alle weiteren Fakturierungsschritte
- automatische Übergabe einer überfälligen Forderung an ein Inkasso-Büro direkt aus dem System
- Aboverwaltung mit wiederkehrenden Rechnungen, Auswertungen und Forecasts
- Warnung des Systems, sobald der Lagerbestand eine kritische Grenze erreicht
- automatisierte Abrechnungen und tagesaktuelle Auswertungen von Provisionen; Berechnung dynamischer Provisionen
- Festlegung von individuellen Preis-Berechnungsformeln
- Bildung von Preisgruppen für besondere Kundensegmente wie zum Beispiel Großkunden oder Wiederverkäufer
- Kombinierbar mit einem Modul für Verkaufschancen
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