Projektzeiterfassung: Arbeitszeiten im Blick behalten, Projekte effizient planen und steuern
Projektzeiterfassung: Warum ist sie unverzichtbar?
Die Projektzeiterfassung ist wichtig für die Steigerung der Produktivität. Sie liefert einen Überblick und dient als zuverlässige Basis für Planungen. Sie sorgt für Transparenz und ermöglicht Unternehmen eine effiziente Nutzung ihrer Ressourcen. Auch für eine gute Übersicht im Hinblick auf Leistungen und Schulungsbedarf ist die Zeiterfassung hilfreich.
Im Folgenden erfahren Sie, welche Ziele mit der Erfassung von Projektarbeitszeiten verfolgt werden und welchen Nutzen ein Unternehmen aus den erfassten Daten ziehen kann. Wir zeigen, wie die Zeiterfassung der Projekte am besten gelingt, was Softwaretools zur Projektzeiterfassung leisten können und auf welche Funktionen bei der Auswahl zu achten ist.
Die Projektzeiterfassung ermöglicht es einem Unternehmen, seine Potenziale optimal auszuschöpfen. Durch das Erfassen der Projektzeiten lässt sich genau verfolgen, wie viel Arbeitszeit in einem Projekt anfällt. Die geleisteten Stunden werden in vollem Umfang erfasst. Es gehen keine Zeiten mehr verloren, die abgerechnet werden können. Die systematische Dokumentation der geleisteten Arbeit sorgt auf diese Weise für eine Umsatzsteigerung.
Dank der Erfassung einzelner Tätigkeiten und der dazugehörigen Arbeitszeiten sind die Kontrolle und die Gewährleistung eines reibungslosen Projektablaufs leicht möglich. Für das Projektmanagement ist die Projektzeiterfassung ein echter Gewinn: Nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern auch die Chance, Projektplanung, Projektumsetzung und Projektabrechnung zu optimieren.
Mithilfe der Projektzeiterfassung werden wichtige Informationen zum Ressourceneinsatz gewonnen – und die optimale Ressourcenverwaltung ist für die Rentabilität von Projekten immens wichtig. Die Mitarbeiter können passgenau zum Einsatz kommen – in Bezug auf die benötigten Fähigkeiten und zur richtigen Zeit.
Durch die dokumentierten Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten verbessert sich das Wissen über die Projektabläufe und somit auch die Projektplanung von Mal zu Mal.
Die Vorteile im Bereich der Kostenkontrolle noch einmal im kurzen Überblick:
- effektiver Einsatz der Mitarbeiter und des Materials
- bessere Kontrolle der Kosten
- genauere Budgetplanungen werden möglich
- Vermeidung von Budgetüberschreitungen
- Reduzierung finanzieller Risiken durch die aktive Kontrolle der Projektausgaben
Sinnvoll ist die Projektzeiterfassung überall dort, wo es auf die Erfassung, Auswertung und Abrechnung der Projektzeiten ankommt. Das trifft unter anderem auf die Dienstleistungs- und Beratungsbranche sowie auf die IT-Branche zu. Ebenso auf die Veranstaltungs- und die Baubranche, da es hier bei jedem einzelnen Projekt wichtig ist, den Projektfortschritt, die Kosten sowie den Arbeitsaufwand für einzelnen Aufgaben optimal zu managen. Typische Beispiele, bei denen die Projektzeiterfassung wichtig ist, sind die Softwareentwicklung, das Eventmanagement, Bauprojekte oder auch die Krankenpflege.
Definition, Ziele und Vorteile der Projektzeiterfassung
Bei der Projektzeiterfassung geht es darum, den Arbeitsaufwand für ein Projekt oder für einzelne Aufgaben genau zu erfassen und zu dokumentieren. Der Unterschied zur klassischen Arbeitszeiterfassung: Bei der Projektzeiterfassung werden nicht nur der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende dokumentiert, sondern es wird auch ersichtlich, wie viel Zeit in die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten geflossen ist. Dies ist möglich, weil die eingesetzte Arbeitszeit auf das jeweilige Projekt beziehungsweise sogar auf eine bestimmte Aufgabe des Projektes gebucht wird.
Ziel der Projektzeiterfassung ist es zunächst einmal, die Projektzeiten und somit die Projektkosten durchgängig und möglichst in Echtzeit zu erfassen. So kann bei ungünstigen Entwicklungen schnell gegengesteuert werden. Weitere Ziele sind die Optimierung des Ressourceneinsatzes, der Prozesse, der Abrechnung und der zukünftigen Projektplanung.
Die Vorteile der Projektzeiterfassung:
1. Genaue Überblick über die Projektzeiten:
Der Projektmanager hat die Projektzeiten gut im Auge und immer die Übersicht, ob das Projekt und die einzelnen Aufgaben im Zeitplan liegen. Entspricht der tatsächliche Aufwand dem geplanten Aufwand? Falls nicht, kann er zügig reagieren.
2. Überwachung der Kosten in Echtzeit:
Bei den Projektkosten gibt es dank des guten Überblicks keine bösen Überraschungen. Es lässt sich genau erfassen, wie viel Zeit für welche Aufgaben aufgewendet wurde.
3. Transparenz:
Die Kunden sehen anhand der transparenten Aufstellung der Arbeitszeiten, wie viele Stunden tatsächlich geleistet wurden. Die Zeiterfassung dient als Nachweis für die Abrechnung. Sie ist die Grundlage für die korrekte Berechnung erbrachter Dienstleistungen.
4. Die Projektzeiterfassung hilft bei der Planung zukünftiger Projekte.
Die Projektplanung und die Aufwandsschätzung werden immer einfacher und genauer. Die zunehmende Erfahrung bei der Projektplanung und Projektgestaltung – basierend auf den Soll-Ist-Abgleichen der Projektarbeitszeiten, die als Referenzwerte für zukünftige Projekte dienen – kann sich für ein Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil entwickeln.
Methoden der Projektzeiterfassung: Manuell oder digital?
Grundsätzlich ist zu überlegen, auf welche Art die Projektzeiten zu erfassen sind – ob manuell oder mit einem digitalen Tool. Beides hat Vor- und Nachteile.
Manuelle Projektzeiterfassung
Die manuelle Zeiterfassung erfolgt üblicherweise mit Stundenzetteln oder per Excel-Tabelle. Dabei erfassen die Mitarbeiter selbständig ihre Arbeitszeiten.
Die Vorteile:
- Es gibt kaum Anschaffungskosten.
- Schulungen sind praktisch nicht notwendig.
Die Nachteile der manuellen Arbeitszeiterfassung:
- manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler
- die Angaben lassen sich einfach manipulieren
- hoher Zeitaufwand beim Erfassen
- Korrekturen binden Ressourcen
- eingeschränkte Transparenz und Nachvollziehbarkeit im praktischen Alltag
Digitale Projektzeiterfassung per Software
Digitale Projektzeiterfassung per Software
Die digitale Zeiterfassung erfolgt webbasiert und funktioniert sowohl stationär als auch mobil von unterwegs – über das Smartphone oder Tablet ebenso wie am PC im Homeoffice. Die einfache Zeiterfassung, beispielsweise mit einer Stoppuhrfunktion, gelingt ohne großen Aufwand.
Vorteile:
- Zeitersparnis bei der Projektzeiterfassung
- präzises Erfassen der Projektzeiten – ohne lose Zettel, die verloren gehen können, sowie ohne Nachträge und manuelle Eintragungsfehler
- transparente Dokumentation
- einfachere Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Projektvorgaben durch die digitale Dokumentation der Projektzeiten
- Daten werden direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert
- erleichterte Rechnungsstellung
- vereinfachte Monitoring und Reporting des Projektablaufs
Nachteile:
- Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Implementierung – sie können das Tool als Überwachung auffassen
- Kosten für das Software und für die Schulungen der Mitarbeiter
Wichtig ist, bei der Zeiterfassung der Projekte auf Vertraulichkeit und Datenschutz zu achten. Und im Hinterkopf zu behalten, dass lange Arbeitszeiten nicht zwingend mit hoher Arbeitsqualität gleichzusetzen sind – das gilt sowohl bei der manuellen als auch bei der digitalen Arbeitszeiterfassung. Ein leicht zu bedienendes Tool fördert die Akzeptanz durch die Mitarbeiter, die sonst den zusätzlichen Aufwand scheuen könnten.
Insgesamt bedeutet das: Die digitale Projektzeiterfassung mit ihren automatisierten Prozessen speichert die für eine optimale Projektplanung und Projektabwicklung bedeutsamen Informationen mit wenig Aufwand. Leicht zu erstellende Auswertungen ermöglichen präzisere Planungen und Umsatzsteigerungen.
Funktionen moderner Tools zur Projektzeiterfassung
Eine Software zum Erfassen von Projektzeiten dient dazu, genau festzuhalten, welche Zeit Mitarbeiter oder Teams für ein Projekt aufwenden. Die Tools erleichtern die Abrechnung und die Analyse der Produktivität. Hier ein Überblick zu den wichtigsten Funktionen:
1. Zeiterfassung auf Aufgaben- oder Projektebene
Protokolliert werden die Zeiten und die durchgeführten Tätigkeiten. Die Zeiterfassung erfolgt unkompliziert mit wenigen Klicks. Die Zeiten werden direkt dem entsprechenden Kunden und Projekt zugeordnet. Auswertungen lassen sich automatisch und aus verschiedenen Blickwinkeln erstellen – einfach und schnell. Zu jedem Zeitpunkt ist in Echtzeit zu sehen, wie viel Arbeitszeit bereits ins Projekt geflossen ist.
2. Mobile Erfassung der Projektzeiten
Eine der wichtigsten Entwicklungen in der Arbeitswelt sind die vielfältige Arbeitszeitmodelle. Die Erfassung der Arbeitszeiten – und so auch die projektgebundenen Arbeitszeiten – brauchen ebenfalls passende Lösungen. Daher ist es wichtig, dass das Tool für die Projektzeiterfassung die geleisteten Stunden flexibel und mobil erfassen kann – per Smartphone, per Tablet oder am PC, im Büro, im Homeoffice und unterwegs.
3. Budgetwarnungen
Eine Software zur Projektzeiterfassung ist bestens als Frühwarnsystem für Projektbudgets geeignet. Sofort lässt sich erkennen, wenn der Aufwand für bestimmte Aufgaben oder ein Projekt den geplanten Umfang überschreitet. Dadurch kann man rechtzeitig gegensteuern, Überstunden vermeiden. Bei der Abrechnung gibt es für den Kunden keine bösen Überraschungen, was das Vertrauensverhältnis und die Kundenbindung stärkt. Das Unternehmen vermeidet finanzielle Risiken aus Budgetüberschreitungen, die ohne Zeiterfassung schnell entstehen können.
4. Integration in bestehenden Unternehmenssysteme
Wichtig ist die Anbindung der Arbeitszeiterfassung an das CRM-System, also das Customer-Relationship-Management-System (Kundenbindungssystem), sowie an die Tools der Bereiche Abrechnung und Projektmanagement. Dann lassen sich dank der digitalen Projektzeiterfassung Prozesse automatisieren und die zugehörigen Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen.
5. Teamübersicht und Verantwortlichkeiten
Jeder Mitarbeiter im Projekt erfasst seine geleisteten Arbeitszeiten. Die Übersicht hinsichtlich der Teamsituation und der Verantwortlichkeiten ist immer gewährleistet. Vorgesetzte und Projektmanagement können jederzeit die Projektzeiten einsehen beziehungsweise die Ressourcen bedarfsgerecht anpassen.
Testen Sie einfach verschiedene Tools. Rechnen Sie aber eher nicht damit, dass eine Software mit allen benötigten Funktionen kostenlos erhältlich ist.
5 Gründe für die Projektzeiterfassung in Unternehmen und Projektteams
Es gibt gute Gründe, die Arbeitszeiten projektbezogen zu erfassen. Besonders komfortabel gelingt dies mit einer professionellen Software wie der ameax Projektzeiterfassung. Hier die 5 wichtigsten Gründe, welche für eine Projektzeiterfassung sprechen:
1. Die Projektzeiterfassung schafft Kostentransparenz.
Die Zeiterfassung liefert den Leistungsnachweis. Die Kunden erhalten eine korrekte, faire Rechnung und können den Zeitaufwand anhand der Dokumentation nachvollziehen. Das Unternehmen verfügt durch die lückenlose Aufzeichnung über den Datennachweis und kann die geleistete Arbeit vollumfänglich abrechnen.
2. Die Projektzeiterfassung erleichtert die wirtschaftliche Steuerung der Projekte.
Sie ermöglicht vor allem die effiziente Planung der Ressourcen. Mithilfe der Zeiterfassung können die Arbeitszeitkosten in einem Projekt genau verfolgt werden. Drohende Budgetüberschreitungen sind frühzeitig erkennbar und können durch Gegenmaßnahmen verhindert werden. Das Unternehmen bekommt einen Überblick, wie hoch der Zeitaufwand für einzelne Aufgaben oder Projekte tatsächlich ist. Die Ressourcen lassen sich infolgedessen optimal zuweisen. Die Planung der Abläufe und Ressourcen gelingt in zukünftigen Projekten deutlich zielgenauer, da auf vorherige, gut dokumentierte Erfahrungen zurückgegriffen werden kann.
3. Die Projektzeiterfassung ermöglicht ein klares Erfassen der Teamleistung und die Echtzeitüberwachung der Projektfortschritte.
Durch die Zeiterfassung der Projekte wird auch dokumentiert, wie sich die Arbeitszeit auf die Teams und in den Teams verteilt, wer welche Leistungsanteile erbringt. Produktive Bereiche sind ebenso zu erkennen wie Teams, die zusätzliche Ressourcen brauchen. Der Projektfortschritt ist gut an den erfassten Projektzeiten abzulesen. Engpässe oder Verzögerungen werden ebenso deutlich, was eine zügige Reaktion ermöglicht.
4. Die Projektzeiterfassung der abgeschlossenen Projekte liefert wertvolle Daten für die Optimierung
Vergangene Projekte, bei denen die Projektarbeitszeiten erfasst wurden, sind eine zuverlässige Basis für realistische Zeit- und Ressourcenpläne. Auf dieser Erfahrungsgrundlage lässt sich der Aufwand zukünftiger Vorhaben gut abschätzen, sowie eine noch genauere Kalkulation zukünftiger Angebote erstellen. Wo und wann werden welche Ressourcen benötigt, damit ein Projekt mit all seinen Prozessen effektiv, effizient und erfolgreich verläuft? Es ist auf Basis der dokumentierten Projektzeiten auch besser vorherzusehen, wie viele Kapazitäten der Mitarbeiter größere Projekte binden.
5. Datenbasierte Projektberichte zu erstellen, fällt dank der Projektzeiterfassung deutlich leichter.
Die Identifikation der Stundentreiber hilft dabei, den Projektablauf anstehenden Projekte besser zu planen. Durch die genaue Nachverfolgung der benötigten Zeit kann in Projektberichten der geplante Aufwand leicht mit dem tatsächlichen Aufwand verglichen werden. Auf der Zeiterfassung basierende Analysen im Nachgang eines Projektes geben unter anderem Auskunft darüber,
- bei welchen Aufgaben beziehungsweise Projekten die Zeiten vom Plan abgewichen sind,
- ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung standen,
- welche Aufgaben oder Projekte besonders zeitaufwändig waren,
- welche Projekte dem Unternehmen trotz eines geringen Aufwands viel eingebracht haben.
Dank der Funktionen eines Zeiterfassungstools lassen sich außerdem Zeitdiebe leichter identifizieren. So wird beispielsweise deutlich, welche Verwaltungs- oder Abstimmungsprozesse viel Zeit verschlungen haben.
Ein Tool zur Projektzeiterfassung auswählen: Die wichtigsten Kriterien
Testen Sie einfach einmal, ob kostenlos angebotene Tools zur Zeiterfassung über alle Funktionen verfügen, welche die Mitarbeiter der Projekte im Arbeitsalltag benötigen. Damit ein Tool zur Projektzeiterfassung sein Optimierungspotential voll entfalten kann und einem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bringt, sind bei der Auswahl folgende Kriterien zu beachten:
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienbarkeit erhöht die Akzeptanz der Anwender und reduziert deutlich den Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. Die Zeiterfassung sollte ohne großen Aufwand erfolgen. Übersichtliche Dashboards zur überblicksartigen Darstellung relevanter Informationen erhöhen den Nutzerkomfort.
Mobile Nutzbarkeit aller Funktionen: Die Zeiterfassung funktioniert auch im Außendienst und im Homeoffice.
Zeiterfassung mit Aufgaben- und Projektbezug: Die erfassten Zeiten werden direkt einer konkreten Aufgabe beziehungsweise einem bestimmten Projekt zugeordnet.
Berichte und Auswertungen in Echtzeit: Die stets aktuelle Datenlage sorgt für Transparenz. Ob Stand des Gesamtprojektes, des Budgets oder der Teamzeiten – alle Informationen stehen abgespeichert zum Abruf bereit. Zeitfresser sind leicht zu lokalisieren.
Anbindung an bestehende Systeme: Die Schnittstellen zu anderen genutzten Tools wie beispielsweise dem Kalender und die Integration des Zeiterfassungstools in bestehende Software sollten problemlos funktionieren. Denn das Vermeiden manueller Eingaben vereinfacht und beschleunigt die Arbeitsprozesse. Gleichzeitig wird die Fehlerquote minimiert.
Skalierbarkeit und Preisstruktur: Ein Tool zur Projektzeiterfassung sollte auch bei steigenden Anforderungen wie zunehmender Komplexität und Belastung unverändert leistungsstark bleiben. Größere Datenmengen oder Nutzerzahlen dürfen nicht zu einer Abnahme der Funktionalität führen. Die Preisstruktur sollte zum Unternehmen passen und es ihm ermöglichen, sich flexibel in jede Richtung zu entwickeln. Eine skalierbare Software bietet hierfür die besten Voraussetzungen.
Rechte und Rollenkonzept: Rechte und Verantwortlichkeiten sind im Unternehmen klar strukturiert und definiert. Wichtig ist, dass die Software zur Projektzeiterfassung die Einrichtung der zum Unternehmen passenden Berechtigungskonzepte ermöglicht. Das Berechtigungskonzept bildet ab, welche Datenzugriffe erlaubt sind. Weder darf dabei die Produktivität gehemmt noch die Datensicherheit gefährdet werden. Hinter einem Rollenkonzept steckt die Idee, für alle Nutzer mit gleichen Aufgaben eine Rolle im Unternehmen zu definieren. Die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen werden dann den Rollen zugewiesen, nicht den einzelnen Mitarbeitern.
Datenspeicherung und Hosting-Standort: Die Speicherung der Daten muss der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen. Ideal ist ein Serverstandort in der EU. Denn der Serverstandort bestimmt neben der geografischen Lage auch die Vorschriften und Gesetze, denen der Betreiber unterliegt – wie die Regelungen zur Datensicherheit.
Erfolgsfaktor Projektzeiterfassung: Volle Kontrolle über Zeiten, Budget und Ressourcen
Erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich dadurch aus, dass sie wirtschaftlich agieren. Sie haben die anfallenden Aufgaben, die Kosten, das Budget und die Ressourcen immer im Blick und arbeiten beständig daran, Planung und Prozesse ihrer Projekte weiter zu optimieren.
Tools für die Projektzeiterfassung dokumentieren nicht nur projektbezogen die geleisteten Arbeitszeiten, sondern ermöglichen auch Produktivitäts- und Engpassanalysen. So können Unternehmen Planabweichungen in Projekten zeitnah erkennen und gegensteuern, für zukünftige Projekte lernen und so ihre wirtschaftliche Leistungsfähigkeit steigern. Eine wichtige Voraussetzung für reibungslos funktionierende Prozesse und die optimale Unterstützung der Mitarbeiter ist, dass ein Tool zum Erfassen der Projektzeiten sich gut in die bestehenden Systeme integrieren lässt.
Ein leistungsstarkes Tool zur Projektzeiterfassung ist für eine verbesserte, optimale Planbarkeit zukünftiger Projekte unerlässlich.
ameax Projektzeiterfassung: Jetzt 30 Tage kostenlos testen!