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Jedes Projekt souverÀn im Griff: Projekterfolge sichern mit Projektmanagement Software

Die richtige Projektmanagement Software kann entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Schon bei der Projektplanung profitieren die Projektbeteiligten von der Transparenz und Übersicht, die ein leistungsfĂ€higes Tool bietet. Alle Prozesse im Projekt bis hin zur Abschlussdokumentation können von einer Projektmanagement Software unterstĂŒtzt werden. Aber wie lassen sich Ressourceneinsatz, Arbeitseffizienz und Kommunikation konkret optimieren? Wie gelingen das Management der Risiken und die Kostenkontrolle ohne großen Aufwand? Im Folgenden erfahren Sie, welche Funktionen einer Projektmanagement Software Ihnen die Projektarbeit erleichtern.

Jedes Projekt souverÀn im Griff: Projekterfolge sichern mit Projektmanagement Software

Projektmanagement Software: Definition und Einsatzbereiche

Eine Projektmanagement Software dient dazu, alle Schritte im Projektmanagement von der Planung ĂŒber die DurchfĂŒhrung bis hin zur Abrechnung und Kontrolle zu unterstĂŒtzen. Genutzt wird sie vor allem von der Projektleitung und den Mitgliedern des Projektteams, aber auch vom ĂŒbergeordneten Management.

 

Eine professionelle Projektmanagement Software optimiert Planung, Koordination und Monitoring im Projekt. Verantwortliche und Teams sind in Echtzeit auf dem Laufenden und können ihre TĂ€tigkeiten termingerecht abschließen. Die Software stellt dabei alle Informationen und Aufgaben ortsunabhĂ€ngig zur VerfĂŒgung – die Arbeit am Projekt geht schneller voran.

Projektmanagement Software kann folgende Aufgabenbereiche des Projektmanagements abdecken:

  • Projektplanung mit Zeit- und Terminplanung sowie grafischen Darstellungen
  • Aufgabenmanagement
  • Ressourcenplanung und Ressourcenverwaltung
  • Dokumentenmanagement, Projektdokumentation und Erstellung von Berichten
  • Management von QualitĂ€t und Risiken
  • Erstellung von Trendanalysen und Prognosen
  • Erleichterung der Kommunikation
Projektmanagement Software: Definition und Einsatzbereiche

Eine effektive Projektmanagement Software bildet diese Aufgabenbereiche digital ab und automatisiert sie so weit wie möglich. Aber: Nicht jede Projektmanagement Software bietet eine Gesamtlösung. Tools mit Teillösungen sind weit verbreitet, aber fĂŒr das Management von Projekten nicht unproblematisch. Oft mĂŒssen Abstriche bei EffektivitĂ€t und Überblick gemacht werden, beispielsweise infolge von ProzessbrĂŒchen an der Schnittstelle von Software zu Software. Daher ist eine komplette Lösung fĂŒr das Management der Projekte zu bevorzugen.

Benötige ich eine Projektmanagement Software?

Kurz vorweg: Projektmanagement Software hilft dabei, ein Projekt zu planen, es zu steuern, Stolperfallen zu umgehen und im Projekt stets den Überblick zu behalten. Welche Fristen sind einzuhalten? Wer ist fĂŒr welche Aufgabe zustĂ€ndig? Wie lange dauert die Bearbeitung einer Aufgabe? Bewegen sich die Kosten im geplanten Rahmen? Das sind nur einige der wichtigsten Informationen, die fĂŒr ein effektives Projektmanagement fortlaufend benötigt werden. In einem grĂ¶ĂŸeren Team und bei komplexeren Projekten ist diese Datenflut ohne Projektmanagement Software kaum zu handhaben. Dabei bieten die Informationen die Chance, Prozesse im Projekt zeitnah anzupassen. Es ist also ratsam, eine stetige Auswertung von Daten aus dem Projekt fĂŒr die Steigerung des Projekterfolgs zu nutzen.

 

FĂŒr jedes Projekt gilt: Auch beim geschickten Einsatz aller verfĂŒgbaren Ressourcen tun sich im Projektverlauf Optimierungsmöglichkeiten auf. Dieses Potenzial wird mithilfe einer Projektmanagement Software erkennbar. Die zentral im System gespeicherten Daten vereinfachen und beschleunigen die Erstellung verschiedenster Auswertungen. So liefert die Software klare Hinweise auf EngpĂ€sse und Verbesserungspotenzial. Mitarbeiter und FĂŒhrungskrĂ€fte sparen durch gutes Management Zeit – und damit Geld.

 

Je komplexer das Projekt ist und je grĂ¶ĂŸer das Team wird, desto umfangreicher gestaltet sich die zentrale Projektmanagementaufgabe, den Überblick zu behalten. Der Aufwand fĂŒr Management und Kommunikation wĂ€chst auch mit der Anzahl der Stakeholder, also der Zahl an Anspruchsgruppen und Anspruchsberechtigten. Hier bei der Software weiter mit Einzel- und Teillösungen arbeiten zu wollen, ist wenig erfolgversprechend. Eine digitale Gesamtlösung in Form einer professionellen Projektmanagement Software muss her. Welche Anforderungen eine Projektmanagement Software dabei im Detail zu erfĂŒllen hat, hĂ€ngt vor allem vom individuellen Bedarf der User und Unternehmen ab.

Das leistet eine Projektmanagement Software

Gutes Projektmanagement ist eine Herausforderung fĂŒr jeden Beteiligten. In allen Phasen eines Projekts erleichtert eine gute Projektmanagement Software der Projektleitung und dem Team das Aufgaben- und Projektmanagement. Schon bei der Projektplanung spielt die Überwachung von Kosten, Terminen und Renditen per Software Tool eine zentrale Rolle. Im Projektverlauf werden dann mithilfe einer professionellen Projektmanagement Software sowohl das Aufgabenmanagement als auch das Management von Dokumenten und Ressourcen gut handhabbar.

Klare ZustĂ€ndigkeiten, ein einfacher Zugriff auf Dokumente, Informationen in Echtzeit, schnelle Korrekturen bei EngpĂ€ssen, eine optimale Arbeitsauslastung: Diese zentralen Erfolgsfaktoren fĂŒr ein Projekt können erst durch eine leistungsfĂ€hige Projektmanagement Software optimal realisiert werden. Hier nun die Vorteile einer Software fĂŒr Projektmanagement im Einzelnen.

1. Belastbare Projektplanung als Basis fĂŒr den Projekterfolg

1. Belastbare Projektplanung als Basis fĂŒr den Projekterfolg

Zuerst werden in der Software die allgemeinen Projektdaten fĂŒr die Projektverwaltung hinterlegt. Dazu gehören unter anderem die genaue Projektbezeichnung, die Projektbeteiligten sowie der zeitliche Rahmen.

 

Im klassischen Projektmanagement wird ein Projekt meist mithilfe eines Projektstrukturplans in Teilelemente aufgegliedert und visuell dargestellt. SpĂ€testens bei der laufenden Aktualisierung ist eine gute Projektmanagement Software unverzichtbar. Gleiches gilt fĂŒr die Planung von Meilensteinen, die spĂ€ter im Projekt der Beurteilung des Projektstatus dienen. Aber auch im agilen Projektmanagement leistet Projektmanagement Software gute Dienste.

2. Transparenz und Datenschutz im Projekt

Alle Projektbeteiligten können den aktuellen Stand schnell erfassen. Projektstatus, anstehende Aufgaben und Termine sowie die ZustĂ€ndigkeiten sind im System hinterlegt. PlĂ€ne, Auswertungen und Trends können von der Software auch grafisch dargestellt werden. Mit der Funktion der programminternen Suche ist jede Information schnell zu finden. Die Zugriffsrechte sind individuell festlegbar, was die Übersichtlichkeit fĂŒr jeden Einzelnen erhöht und sensible Daten schĂŒtzt.

3. Systematische Aufgabenverwaltung per Projektmanagement Software

Welche Funktionen genau fĂŒr die Aufgabenverwaltung zur VerfĂŒgung stehen, hĂ€ngt von der jeweiligen Projektmanagement Software ab. Oft können zu jeder Aufgabe neben der personellen ZustĂ€ndigkeit und den Terminen auch Dokumente, Grafiken, Links und Kommentare in der Software hinterlegt werden. Bei der grafischen Darstellung reichen die Möglichkeiten von der einfachen Funktion des Kalenders und Checklisten bis hin zu Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen.

Hier eine Auswahl von Funktionen, die beim erfolgreichen Management der Aufgaben helfen:

  • zentraler Kalender
  • Aufgaben-Checkliste
  • Darstellung von Meilensteinen der Projekte
  • Darstellung eines Projektstrukturplans im Tool
  • Dashboards fĂŒr individuelle Arbeitsplatz-Ansichten
  • Funktion zur Erfassung und zum Management der Arbeitsbelastung, um die Verteilung von Aufgaben optimieren zu können
  • Vorlagen fĂŒr wiederkehrende AblĂ€ufe und Aufgaben
  • zentrale Verwaltung aller Daten des Projekts in der Software

4. LĂŒckenloses Dokumentenmanagement

Dank Projektmanagement Software sind alle Dokumente zentral gespeichert; hÀufig in einer Cloud. Die Zeit zahlreicher parallel existierender Kopien mit unterschiedlichem Bearbeitungsstand ist vorbei. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten ist klar geregelt, wer in der Software Dokumente anschauen, Àndern oder lediglich mit Anmerkungen versehen darf.

Das Management von Dokumenten ist auch fĂŒr zukĂŒnftige Projekte von großer Bedeutung. Denn eng mit der Datenspeicherung und Archivierung ist das Wissensmanagement verknĂŒpft: Nur durch den Wissenstransfer von Projekt zu Projekt lassen sich Lerneffekte nutzen. Auch eine Funktion zur Versionierung, also zur Erfassung von DateiverĂ€nderungen im Tool mit Datum, Grund und zustĂ€ndiger Person, ist fĂŒr eine lĂŒckenlose Nachvollziehbarkeit der Projekte hilfreich. Durchdachte Suchfunktionen helfen beim schnellen Auffinden von Dokumenten.

Folgende Funktionen sind also fĂŒr das Management von Dokumenten im Projekt besonders wichtig:

  • zentrale Speicherung, zum Beispiel in einer Cloud
  • automatische Synchronisierung
  • Verwaltung und Management der Zugriffsrechte
  • umfassende Archivierung der Dokumente
  • nutzerfreundliche Suchfunktionen der Software
4. LĂŒckenloses Dokumentenmanagement

5. Flexibles Ressourcenmanagement

Beim Management von Ressourcen geht es darum, deren Einsatz zu planen und zu terminieren. Zu den Ressourcen eines Projekts zÀhlen beispielsweise Mitarbeiter, Finanzmittel, Software, RÀume, Werkzeuge, Maschinen und Materialien.

 

Um die KapazitĂ€ten der Mitarbeiter optimal nutzen zu können, ist es wichtig, den Auslastungsgrad von Einzelpersonen, Team und Abteilungen zu kennen. FĂŒr das Projektmanagement spielen auch die Grundlasten aus dem TagesgeschĂ€ft, der Restaufwand aus Ă€lteren Projekten sowie AusfĂ€lle durch Urlaub oder Krankheit eine Rolle.

 

Die Mitarbeiter bekommen ihre Aufgaben entsprechend ihrer Qualifikation und VerfĂŒgbarkeit zugewiesen. Ändern sich die VerfĂŒgbarkeiten oder die Aufgabenlast, mĂŒssen Management und Projektleitung kurzfristig reagieren und umsteuern. Kann mit der Projektmanagement Software auch ein Forecast (eine Vorhersage) erstellt werden, sind Überlastungssituationen rechtzeitig zu erkennen.

 

Wichtige UnterstĂŒtzung fĂŒr Management und Team bietet Software, bei der

  • jedem Vorgang aus der Terminplanung die benötigten Ressourcen zugeordnet werden können und
  • die Auslastung einer Ressource direkt angezeigt wird.

Hilfreich ist es, wenn zusÀtzlich Personalmanagement-Funktionen in der Projektmanagement Software enthalten sind, um die Rollen im Projekt mit besonders fÀhigen Mitarbeitern besetzen zu können.

6. Klare Strukturen und ZustÀndigkeiten im Projekt

Sind die ZustĂ€ndigkeiten und Prozesse im Tool gespeichert, organisiert die Projektmanagement Software einen Großteil der AblĂ€ufe. Rollen, Aufgaben, Fristen, Termine und Meilensteine werden ebenfalls hinterlegt und sind damit fĂŒr das Team klar ersichtlich. Das verhindert eine Verschwendung von Ressourcen, die sonst schnell durch Kompetenzgerangel, TerminĂŒberschneidungen oder ausufernde AbstimmungsgesprĂ€che im Projekt entsteht.

6. Klare Strukturen und ZustÀndigkeiten im Projekt

7. AussagefÀhiges Controlling dank Projektmanagement Software

Im Controlling wird die Einhaltung von Zielen, Kosten und Terminen eines Projekts ĂŒberwacht. Dies ist meist Aufgabe der Projektleitung. Durch das Controlling soll sichergestellt werden, dass die ProjektdurchfĂŒhrung nach Plan verlĂ€uft und das Projektziel zĂŒgig, effizient und unter Einhaltung der QualitĂ€tsvorgaben erreicht wird.

Im Mittelpunkt des Interesses steht das Management von Zeit und Kosten. Im Falle von Verzögerungen oder ungeplant steigenden Kosten hilft die Projektmanagement Software bei der Ursachenermittlung. Fehlerquellen werden mit guter Software schnell gefunden und das Management kann zeitnah gegensteuern, sodass sich grĂ¶ĂŸere Abweichungen vom Plan verhindern lassen.

Ein funktionierendes Projektcontrolling ist hĂ€ndisch kaum umsetzbar, da Aktualisierungen und Neuberechnungen regelmĂ€ĂŸig notwendig sind. Daher ist fĂŒr den aktuellen Überblick im Projekt die Nutzung einer Projektmanagement Software zu empfehlen. Schon bei der Projektplanung wird mit ihrer Hilfe der Aufwand strukturiert erfasst. Die Daten dienen als Grundlage fĂŒr die nachfolgenden Soll-Ist-Abgleiche. Im Projektverlauf sind es dann vor allem Informationen ĂŒber den Bearbeitungsstand jeder Aufgabe, die erfassten Arbeitszeiten und die Erreichung der Meilensteine, anhand derer Kontrollen erfolgen. Üblicherweise werden im Projektmanagement Kennzahlen genutzt, die sowohl den Fortschritt im Projekt anzeigen als auch Prognosen ermöglichen.

Wichtig fĂŒr das Controlling ist, dass ein Projektmanagement Software

  • Funktionen fĂŒr die Erstellung eines Kosten- und Budgetplans bietet sowie
  • Statusinformationen zu geleisteter Arbeit, angefallenen Kosten und zum Erledigungsgrad erfasst, die Soll-Ist-Vergleiche ermöglichen.

Eventuell beinhaltet die Software auch Funktionen fĂŒr Controllingverfahren wie die Trendanalyse. Eine Exportfunktion fĂŒr Reports erleichtert die Kommunikation – auch mit externen Stakeholdern.

7. AussagefÀhiges Controlling dank Projektmanagement Software

8. Reibungslose Teamarbeit und Kommunikation

Eine Projektmanagement Software hĂ€lt alle relevanten Daten und Informationen zentral bereit und bietet eine Plattform, um miteinander zu kommunizieren. So lĂ€sst sich vermeiden, dass Informationen verloren gehen, die Dokumentation LĂŒcken aufweist oder das Team sich die benötigten Daten mĂŒhsam zusammensuchen muss. Die Kommunikationswege sind durch die Software vorstrukturiert und ohne fehleranfĂ€llige Übergabepunkte gestaltet.

Mithilfe einer Projektmanagement Software können Projektleitung und Team in Echtzeit kommunizieren. Chats und Kommentarfunktionen sind effektive Kommunikationsmittel. Alle Informationen und die Kommunikation werden zentral im System festgehalten, sodass weder Daten noch Termine, Fristen oder Aufgabenschritte in Vergessenheit geraten können. Automatisierte Prozesse verringern deutlich der Aufwand fĂŒr Abstimmung und Administration.

Hilfreiche Funktionen der Software sind neben den bereits erwÀhnten Chats und Kommentarmöglichkeiten auch

  • Push-Benachrichtigungen,
  • Message-Boards,
  • virtuelle Boards fĂŒr die Darstellung von Prozessen und Aufgaben, die das Team fĂŒr die tĂ€gliche Übersicht nutzen kann,
  • Notizen, mit denen unter anderem Fragen und Ergebnisse hinterlegbar sind, was die Kommunikation vereinfacht,
  • ein Mailversand direkt aus dem System,
  • Office-Schnittstellen und
  • Schnittstellen zur Dokumentation von telefonischen Kontakten.

Manche Tools fĂŒr Projektmanagement beinhalten auch die Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten.

9. FrĂŒhwarnsystem

9. FrĂŒhwarnsystem

Auch die beste Projektplanung kann nicht verhindern, dass es im Projekt durch interne oder externe VerĂ€nderungen zu Störungen oder Verzögerungen kommt. Probleme fallen durch die zentral per Projektmanagement Software erfassten Daten frĂŒhzeitig auf, sodass ein schnelles Gegensteuern möglich ist. Mit einer Projektmanagement Software lassen sich außerdem potenzielle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit recht gut prognostizieren. So können die Nutzer frĂŒhzeitig Maßnahmen zur Risikominderung treffen und Risiken im Idealfall gleich ganz durch das Projektmanagement eliminiert werden. Das Ergebnis: Kosten und Zeit bleiben im Plan.

10. Mit Dashboards immer auf dem neuesten Stand

Projektmanagement Software sorgt mithilfe von Dashboards dafĂŒr, dass jeder am Projekt Arbeitende immer genau weiß, welche Aufgaben er bis wann fertigzustellen hat. Durch die Vermeidung von Doppelarbeiten steigt die Effizienz von Projektleitung und Team. Dashboards sind – wörtlich ĂŒbersetzt – Armaturenbretter, in diesem Zusammenhang aber grafische BenutzeroberflĂ€chen zur Visualisierung von Daten.

 

Individuelle Dashboards ermöglichen im Projektmanagement einen schnellen Überblick. Sie geben stets aktuelle Auskunft zum Projekt – beispielsweise ĂŒber den ErfĂŒllungsgrad bei Rechnungen, ĂŒber Termine oder ĂŒber anstehenden FĂ€lligkeiten in der Produktion. Jeder Mitarbeiter kann auf seinem eigenen Dashboard seine Aufgaben im Projekt sehen. Tag fĂŒr Tag ist dank Software auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben aktuell zu erledigen und noch offen sind – inklusive der jeweiligen Deadline. Das Team ĂŒberblickt somit zu jeder Zeit die eigenen Aufgaben. Gleichzeitig ist das Projektmanagement immer ĂŒber den Projektfortschritt im Bilde.

11. Sicherung der WettbewerbsfÀhigkeit durch Projektmanagement Software

Hohe Erwartungen der Kunden und Innovationsdruck gehört zum GeschĂ€ftsalltag – neue Ergebnisse und Erkenntnisse sichern Unternehmen den grĂ¶ĂŸtmöglichen Wettbewerbsvorsprung. Gleichzeitig mĂŒssen die Preise attraktiv fĂŒr die Kunden gestaltet sein, um aus der Masse an Anbietern hervorzustechen.

 

Da Projektmanagement Software das Optimierungspotenzial in Projekten aufzeigt, können steuernde und verbessernde Maßnahmen schnell umgesetzt werden. Durch Zeiteinsparungen im Projekt bei gleichzeitiger Termintreue lassen sich die Kosten so gering wie möglich halten.

12. Dezentrales Arbeiten

Von einer zentralen Plattform fĂŒr Projektmanagement profitieren Unternehmen mit mehreren Standorten ebenso wie Mitarbeiter in Homeoffice oder Außendienst und dezentral agierende Projektteams. Neue Informationen, Prozessfortschritte und Ergebnisse sind sofort fĂŒr die zugriffsberechtigten Nutzer der Software ersichtlich; gleichzeitig kann auch der Aufwand fĂŒr die Erledigung von Projektaufgaben erfasst werden. Das reduziert den Kommunikationsaufwand durch RĂŒcksprachen und spart Zeit.

Darum: Projektmanagement Software nutzen, um Potenziale auszuschöpfen

Die Vorteile einer konsequenten Nutzung professioneller Projektmanagement Software sind vielfÀltig:

  • Alle relevanten Informationen zum Projekt sind zentral gespeichert und dort fĂŒr Management und Mitarbeiter jederzeit auffind- und abrufbar.
  • Struktur und Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert – Doppelarbeiten werden vermieden.
  • Ein geringerer Abstimmungsaufwand fördert die reibungslose Zusammenarbeit.
  • Die PrioritĂ€ten sind klar festgelegt.
  • Automatisierte Ablaufroutinen und Prozesse erhöhen das Arbeitstempo und senken die Fehlerquote.
  • Identifizierung und Kontrolle von Risiken werden erleichtert.

Das Ergebnis:

  • Transparenz fĂŒr alle am Projekt Beteiligten
  • Termine werden eingehalten
  • optimaler Ressourceneinsatz
  • Zeitersparnis und höhere Effizienz

Im Blickpunkt: Dashboards fĂŒr die tĂ€gliche Arbeit am Projekt

Moderne Dashboards zĂ€hlen in Unternehmen zu den unverzichtbaren Werkzeugen fĂŒr eine erfolgreiche Projektsteuerung. Um Zwischenergebnisse auf einen Blick liefern zu können, reduzieren Dashboards die DatenkomplexitĂ€t. Das Tool sollte flexibel auf die konkreten BedĂŒrfnisse der Nutzer und Unternehmen anpassbar sein.

Auf Dashboards könne alle Zugriffsberechtigten im Team die aktuellen Projektdaten in Echtzeit ansehen. Anhand des Dashboards wird mit wenigen Klicks deutlich, welche Arbeiten gerade laufen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen und ob sie voraussichtlich termingerecht fertiggestellt werden.

Interessante Dashboard-Funktionen sind zum Beispiel

  • Dashboard-Vorlagen fĂŒr einen beschleunigten Erstellungsprozess,
  • eine Auswahl an verschiedenen Chart-Typen,
  • einfĂŒgbare Texte sowie Bilder und Symbole,
  • benutzerdefinierte Felder zur Berechnung von Daten aus unterschiedlichen Quellen,
  • Filtermöglichkeiten,
  • die Vergabemöglichkeit von Zugriffs- und Analyserechten,
  • ein gerĂ€te- und standortunabhĂ€ngiger Zugriff fĂŒr Nutzer und
  • ein mobiler Modus fĂŒr die korrekte Dashboard-Darstellung auf dem Smartphone.

Nicht nur Management und Projektleitung behalten per Dashboard leicht den Überblick, sondern auch jeder einzelne Nutzer mit seiner individuell konfigurierten Dashboard-Version. So kann sich der User in seinem persönlichen Dashboard der ameax-Unternehmenssoftware Reiter fĂŒr alle Themenbereiche anlegen, die er selbst fĂŒr einen optimalen Überblick benötigt. Struktur und Inhalte der Reiter sind ebenfalls individuell gestaltbar. Von der InformationsĂŒbersicht aus ist direkt der dazugehörige Bereich im System ansteuerbar. Die VerfĂŒgbarkeit fĂŒr andere Mitglieder im Team ist im Tool ĂŒber die Vergabe von Zugriffsrechten genau festzulegen.

FĂŒr sein persönliches Projektmanagement erhĂ€lt der User ĂŒber den Standardreiter „Benachrichtigungen“ und ĂŒber eine morgendliche E-Mail tagesaktuell eine Zusammenfassung aller wichtigen Fakten. Dazu gehören beispielsweise Wiedervorlagen oder neu angelegte Kunden.

Im Blickpunkt: Dashboards fĂŒr die tĂ€gliche Arbeit am Projekt

Erfolgsbeschleuniger: Projektmanagement Software

Bei grĂ¶ĂŸeren Teams und Projekten mit komplexen Aufgabenstellungen ist der Planungs-, Koordinierungs- und Steuerungsaufwand groß. Um Struktur in die AblĂ€ufe zu bringen und Zeit zu sparen, ist die Nutzung einer professionellen Projektmanagement Software sinnvoll und hilfreich. Dabei gilt: keine Scheu vor neuen Tools. Der Einsatz einer Projektmanagement Software lohnt sich schon nach kurzer Zeit. Der schnelle Einstieg gelingt dank der intuitiven Bedienbarkeit qualitativ hochwertiger Tools – die leichte Erlernbarkeit ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer geeigneten Projektmanagement Software. Wenige Klicks fĂŒhren zum Ziel, die Navigation der Software ist weitgehend selbsterklĂ€rend, die Funktion Drag-and-Drop beschleunigt die Arbeit am Projekt.

Fast immer lohnt es sich, nach einer umfassenden Lösung fĂŒr das komplette Management von Projekt und Aufgaben Ausschau zu halten, um einen Flickenteppich an Einzellösungen zu vermeiden. Zur groben Orientierung: Ein solches Tool umfasst Funktionen fĂŒr die Projektmanagement-Aufgabenbereiche Planung, Ressourcenverwaltung, Aufgabenmanagement und Dokumentenmanagement sowie fĂŒr die effektive Kommunikation aller am Projekt Beteiligten.

FĂŒr die Arbeit an den eigenen Aufgaben und fĂŒr eine unkomplizierte Zusammenarbeit im Team ist bei der Auswahl einer geeigneten Projektmanagement Software besonders auf die FunktionalitĂ€t und FlexibilitĂ€t der gemeinsamen Arbeitsbereiche und Dashboards zu achten: Dort werden Notizen und Dateien weitergegeben. Alle am Projekt Beteiligten brauchen fĂŒr ihre Arbeit einen zentralen Ort fĂŒr wichtige Informationen. Diese mĂŒssen veröffentlicht und organisiert werden, sich aber auch gut wiederfinden lassen. Wichtig fĂŒr die optimale Zusammenarbeit und EntscheidungsunterstĂŒtzung sind auch Messaging-Funktionen, Feedback-Möglichkeiten und Chats.

Mit ameax Aufgaben und Projekte gelingen Organisation und Management komplexer Projekte sowie die Koordination des Teams einfach und zeitsparend. Profitieren Sie von den Funktionen fĂŒr Aufgabenverteilung und Aufgabendelegation, vom Überblick zur Entwicklung des Projekts und von individuell implementierbaren Prozessen. So können Sie mit der Software ameax Aufgaben und Projekte

  • detaillierte Projektbeschreibungen anlegen,
  • Zugriffsrechte vergeben,
  • VorgĂ€nge definieren und die dafĂŒr verantwortlichen Mitarbeiter festlegen,
  • Zeitvorgaben einstellen sowie
  • eigene Prozesse und Ablaufschemata festlegen.

Die Projektleitung ist immer ĂŒber die Fortschritte im Projekt informiert und kann sehen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

FĂŒr ein effektives Projektmanagement sind auch vermeintliche Kleinigkeiten wichtig. Deshalb ist bei der ameax-Software nicht nur der aktuelle Status von VorgĂ€ngen sofort zu erkennen, sondern bei StatusĂ€nderungen kann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen. Per Kommentarfunktion lĂ€uft die Kommunikation im Team schnell und reibungslos. Dank der lĂŒckenlosen Protokollierung ist jede Arbeit am Projekt auch im Nachhinein nachvollziehbar.

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