Die fünf Projektmanagement Phasen
Ein Projekt stellt für Sie als Unternehmer in der heutigen Arbeitswelt keine Besonderheit mehr da und dennoch ist jede Bearbeitung eine Herausforderung und jeder Abschluss ein Erfolg. Projekte haben im beruflichen Alltag den Vorteil, dass sie plan- und skalierbar sind. Durch klare Strukturen ist das Projektmanagement umsetzbar und Ihr Team in der Lage, die geforderten Aufgaben zu erledigen. Zu einem klaren Vorgehen gehört immer auch die Unterteilung von jedem Projekt in klar definierte Phasen. Vorgegeben sind hierfür fünf unterschiedliche Projektmanagement Phasen, die Sie für ein besseres Gelingen Ihrer Projekte unbedingt einhalten sollten. Es muss zu jederzeit feststehen, in welcher Phase Ihr Team aktuell arbeitet. Die fünf Phasen im Überblick:
- Start
- Planung
- Durchführung
- Steuerung
- Abschluss
Damit deutlich wird, welche Arbeit in welchem Teil vom Prozess erledigt werden sollte, werfen wir einen detaillierten Blick auf alle Projektmanagement Phasen. Im Anschluss schauen wir darauf, wie eine Software dabei hilft, den Überblick zu keiner Zeit zu verlieren.
1. Phase: Start
Der erste Abschnitt der Projektmanagement Phasen beginnt unmittelbar nachdem sich das Management im Unternehmen für ein Projekt entschieden hat. Der Startschuss ist gefallen und der ausgewählte Projektleiter beginnt mit der Arbeit, indem er grundlegende Bedingungen auslotet. Hierzu wird geprüft, wer an dem Projekt mitarbeiten muss und wen es betrifft. Gemeinsam mit den betroffenen Personen werden der Wert, die Machbarkeit und der Nutzen für das Unternehmen bestimmt. Der Businesscase (Geschäftsfall) rückt mehr in den Vordergrund, sodass erste Kosten-Nutzen-Analysen und Projektbeschreibungen angestellt werden. Besonders wichtig ist es zudem, die Ziele festzulegen und eine Kalkulation zu den benötigten Mitteln zu vollziehen. Außerdem ist eine grobe Planung der Zeit notwendig, damit ein Datum für das Projektende genannt werden kann. Zuletzt wird bereits festgelegt, welche Bereiche im Betrieb mitarbeiten und wo einzelne Aufgaben durchgeführt werden. Spricht am Ende dieser Planung nichts gegen den Wert oder die Realisierbarkeit des Projektes, ist es am Management, die finale Freigabe für den zweiten Abschnitt der Projektmanagement Phasen zu geben. Gegen eine Durchführung können an dieser Stelle beispielsweise zu hohe Kosten, mangelnde Ressourcen oder eine unrealisierbare Anforderung seitens der Kunden sprechen.
2. Phase: Planung
Für das Management ist der Zeitraum der Planung die aufwendigste Aufgabe unter den Projektmanagement Phasen. Dieser Prozessschritt beinhaltet die komplette Ausgestaltung vom Projekt. Am Ende steht ein Plan, der sämtliche Einflussfaktoren zu Ressourcen, Zeiten, Mitarbeitern, Auslastungen, Meilensteinen oder weiteren individuellen Größen beinhaltet. Der Projektleiter hat bei der Erarbeitung eine herausfordernde Aufgabe, die jedoch für den Erfolg vom Projekt unabdingbar ist. Zwar neigen viele Unternehmen bereits zu einem agilen Projektmanagement, jedoch kommt niemand ganz ohne einen Plan aus. Zu dieser Phase gehören gleich mehrere Unterbereiche, die es zu bearbeiten gilt.
Der Projektauftrag
Der Projektauftrag ist bereits der Kern einer jeder Projektplanung. Über den Auftrag geraten alle Beteiligten in den Durchführungsprozess und somit in die tatsächliche Arbeit. Der Auftrag vom Projekt umfasst den gesamten Arbeitsumfang vom Start bis zum Abschluss und unterteilt ihn in einen zu bearbeitenden Projektstrukturplan. Dieser Strukturplan wiederum ist mit einzelnen Arbeitspaketen ausgestaltet, die einem gleichen Muster folgen. Eine verantwortliche Person ist bestimmt, die benötigten Ressourcen sind vorgeplant und die Deadline (Frist) wurde festgelegt. Zahlreiche Arbeitspakete führen zu Projektmeilensteinen, an denen eine Justierung vorgenommen werden kann. Damit ein solcher übergeordneter Projektauftrag geschrieben werden kann, muss das Projektmanagement zu Beginn der Phase alle benötigten Ressourcen in Form von Materialien, Arbeitskräften und Maschinen zusammentragen und mit dem Bedarf abgleichen. Nur wenn die Mittel vorhanden sind, können die Arbeiten fristgerecht durchgeführt werden und Ergebnisse liefern. Der Projektauftrag wird zumeist grafisch dargestellt, sodass sich Abhängigkeiten einzelner Prozessschritte direkt ablesen lassen. Neben dem Projektstrukturplan beziehungsweise dem Projektablaufplan sollte eine generelle Projektbeschreibung erstellt werden.
Folgende Informationen sind hilfreich für einen ausreichenden Überblick:
- Projektstart
- Projektende
- Auftraggeber
- Auftragnehmer
- Projektleiter
- Beteiligte Abteilungen
- Projektziel
- Terminziel
- Meilensteine
- Risiken
- Personalaufwand
- Materialkosten
- Sonstige Kosten
- Budget
- Bewilligungsdatum vom Management
Bei all diesen Aufgaben sollte das Projektmanagement auf die Hilfe eine Software setzen. Da gerade bei komplizierten Projekten unzählige Faktoren und Zusammenhänge einfließen müssen, kann bei der manuellen Bearbeitung schnell ein Fehler passieren. Ein Projektmanagementsystem überwacht kritische Abläufe und automatisiert die Bearbeitung.
Die Erfolgskriterien
Damit das gesamte Unternehmen hinter einem Projekt steht, sollten die Erfolgskriterien und die Ziele sehr bald kommuniziert werden. Erreichbare und fest definierte KPIs (Key Performance Indicators; Schlüsselkennzahlen) helfen dabei, dass ein Team ein Ziel hat und dieses mit einer ausreichenden Motivation erreichen will. In diesem Zusammenhang sollte immer auch festgelegt werden, wer die Verantwortung für das gesamte Projekt und einzelne Unterprojekte übernimmt. Nur durch klare Verantwortlichkeiten entsteht ein gesunder Druck, der bei der Erreichung vom übergeordneten Ziel hilft. Das Ziel selbst sollte gemäß der SMART-Methode aufgestellt werden. Hierbei handelt es sich um eine Methode, ein Ziel so greifbar wie möglich zu machen, sodass dieses für Motivation sorgt.
SMART steht dabei als Akronym für die folgenden Eigenschaften, die jedes Ziel besitzen sollte:
S = spezifisch
M = messbar
A = akzeptiert
R = realistisch
T = terminiert
Das Risikomanagement
Zu jeder guten Planung gehört immer auch das Bedenken von möglichen Gefahren und Risiken, sodass im Notfall eine schnelle Reaktion möglich ist. Während der Projektmanagement Phasen ist die Betrachtung der Risiken per Definition bereits in der Planung vorgesehen. Alle Risikofaktoren, die zu Verzögerungen oder gar zum Scheitern des Projektes führen können, gilt es zu identifizieren. Im Idealfall wird im Anschluss für jedes entdeckte Risiko eine alternative Lösung gesucht.
3. Phase: Durchführung
Wie der Name vermuten lässt, wird in diesem Abschnitt der Projektmanagement Phasen mit den eigentlichen Arbeiten begonnen. Die bisherigen Planungen werden somit in die Tat umgesetzt. In dieser Phase kann sich das Management jedoch keinesfalls zurücklehnen, da alle Ergebnisse davon abhängig sind, ob die vorab geplanten Mittel zur Verfügung stehen. Während der Phase der Durchführung muss das Projektmanagement somit stetig einen Soll-Ist-Abgleich durchführen und dabei Deadlines und Risiken im Auge behalten. Außerdem ist es wichtig, dass das durchführende Team am Ball bleibt und jede zugeordnete Aufgabe motiviert bearbeitet. Während der Phase der Durchführung achten die Verantwortlichen der Arbeitspakete darauf, dass alle Arbeiten erledigt werden und die einzelnen Mitarbeiter mit den Aufgaben vertraut sind.
4. Phase: Überwachung
Die Projektmanagement Phasen drei und vier – also die Durchführung und die Überwachung – sind eng miteinander verstrickt. Während das Team an der Durchführung arbeitet, ist das Projektmanagement mit der Überwachung der Aufgaben beschäftigt. Hierbei geht es darum, dass der Soll-Ist-Abgleich durchgeführt wird und das hieraus Konsequenzen gezogen werden. Nur das Management hat während der einzelnen Phasen den Überblick und kann im Bedarfsfall nachsteuern. Die wichtigsten Aufgaben während der Überwachung sind die Einhaltung der Fristen und der Kosten. Wird das Projekt in der geplanten Zeit fertig, kommt es zu keinen Beschwerden durch beispielsweise den Kunden. Werden die vorab kalkulierten Kosten eingehalten, trägt das Projekt zum Erfolg des Unternehmens bei. In dieser Projektphase entdeckte Probleme und Risiken müssen direkt behoben werden, weshalb das Management stets im Kontakt mit den einzelnen Mitarbeitern oder dem ausführenden Team steht. Die Überwachung kann in größeren Unternehmen von der Abteilung Controlling durchgeführt werden, falls diese mehr Auswertungsmöglichkeiten besitzt als der Leiter vom Projekt. Die erledigten Prozesse und Arbeitsschritte sollten dokumentiert und dauerhaft optimiert werden. Besonders der erbrachte Erfolg zu den festgelegten Meilensteinen muss kritisch hinterfragt und überwacht werden.
5. Phase: Abschluss
Alle Projektmanagement Phasen arbeiten auf den letzten Teilbereich hin – den Abschluss vom Projekt. Ist der gesamte Plan abgearbeitet und alle Arbeiten vollendet, werden die Ergebnisse an den Kunden übergeben. Im Unternehmen erfolgen die Abrechnung aller Tätigkeiten und die Archivierung vom Projektstrukturplan sowie jedem anderen Plan, der im Zusammenhang mit dem Projekt steht. Viel wichtiger ist in dieser Phase jedoch das Resümee. Das Projektmanagement prüft den Erfolg hinsichtlich aller Ziele, die gesteckt wurden. Aus Fehler wird für die Zukunft gelernt und aus Erfahrungen ergibt sich der Grundstein für das nächste Projekt, welches wieder in allen fünf Phasen mit einem detaillierten Plan abgehandelt werden kann.
Unterstützung durch Projektmanagement Software einholen
Die Bearbeitung aller Projektmanagement Phasen ist mit viel Aufwand verbunden. Jeder Plan kann mit Fehlern behaftet sein und immer dann, wenn es um Faktoren wie Zeit, Geld oder Vorräte geht, kann es zu kritischen Situationen kommen. Eine Projektmanagement Software hilft dem Management in allen Phasen bei der Planung, Durchführung und Überwachung der Projekte. Durch einen übersichtlichen Plan ist das Management schneller in der Lage, über die Durchführung einzelner Projekte zu entscheiden. Noch wichtiger ist die Unterstützung durch ein Tool in der Projektphase der Planung. Ein Plan für Projekte kann eine ungeahnte Größe annehmen, die sich manuell kaum visualisieren lässt. Eine Software hat hier den Vorteil, dass der Projektplan unendlich ist und jederzeit individuell abgeändert werden kann. Außerdem wird die Aufgabe der Zeitplanung deutlich vereinfacht, da klare Fristen festgelegt werden und Erinnerungsfunktionen integriert sind. Während der Projektphasen der Durchführung und der Überwachung übernimmt die Software die Aufgabe der automatischen Mahnung. Immer dann, wenn Arbeitspakete vor dem Abschluss stehen oder die Zeit bereits überschritten ist, erfolgen Erinnerungen an das durchführende Team. Sind alle Projektmanagement Phasen abgeschlossen, so kann die Software als Archivierungstool genutzt werden. Alle Dokumente, Kalkulationen und sonstige Formulare werden digital hinter dem Projekt gespeichert. Dies spart Zeit bei Rückfragen vom Kunden und bei ähnlichen Projekten in der Zukunft. Jeder Plan kann bei Bedarf schnell aufgerufen und wiederverwendet werden.
Projektmanagement Software von ameax nutzen
Die Implementierung einer Software unterstützt nicht nur das Management in allen Phasen der Projekte. Sie wird zusätzlich die tägliche Zusammenarbeit im Berufsalltag verändern. Alle Mitglieder im Team können zu jeder Zeit von jedem Ort der Welt aus auf den Projektplan zugreifen. Die Kommunikation ist deutlich vereinfacht und läuft vollständig ohne Verzögerungen ab. Ein Verschieben von Arbeitspaketen ist in Echtzeit möglich und das Ziel des Abbaus administrativer Tätigkeiten kommt hierdurch einen Schritt näher. All die Vorteile eines Projektmanagement Tools in jeder Phase von Projekten bringt die Software “Aufgabenmanagement” von ameax mit sich. Dieses Tool liefert einen unschätzbaren Mehrwert während der Projektbearbeitung in allen fünf Phasen. Ameax stellt seine Software “Aufgabenmanagement” für 30 Tage kostenfrei zur Verfügung, wodurch in dieser Zeit das Tool ausgiebig getestet werden kann. Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile der Software und bringen Sie Ihre Projektbearbeitung in allen fünf Phasen auf ein neues Level.
