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Die f├╝nf Projektmanagement Phasen

Ein Projekt stellt f├╝r Sie als Unternehmer in der heutigen Arbeitswelt keine Besonderheit mehr da und dennoch ist jede Bearbeitung eine Herausforderung und jeder Abschluss ein Erfolg. Projekte haben im beruflichen Alltag den Vorteil, dass sie plan- und skalierbar sind. Durch klare Strukturen ist das Projektmanagement umsetzbar und Ihr Team in der Lage, die geforderten Aufgaben zu erledigen. Zu einem klaren Vorgehen geh├Ârt immer auch die Unterteilung von jedem Projekt in klar definierte Phasen. Vorgegeben sind hierf├╝r f├╝nf unterschiedliche Projektmanagement Phasen, die Sie f├╝r ein besseres Gelingen Ihrer Projekte unbedingt einhalten sollten. Es muss zu jederzeit feststehen, in welcher Phase Ihr Team aktuell arbeitet. Die f├╝nf Phasen im ├ťberblick:

  1. Start
  2. Planung
  3. Durchf├╝hrung
  4. Steuerung
  5. Abschluss

Damit deutlich wird, welche Arbeit in welchem Teil vom Prozess erledigt werden sollte, werfen wir einen detaillierten Blick auf alle Projektmanagement Phasen. Im Anschluss schauen wir darauf, wie eine Software dabei hilft, den ├ťberblick zu keiner Zeit zu verlieren.

Die f├╝nf Projektmanagement Phasen

1. Phase: Start

Der erste Abschnitt der Projektmanagement Phasen beginnt unmittelbar nachdem sich das Management im Unternehmen f├╝r ein Projekt entschieden hat. Der Startschuss ist gefallen und der ausgew├Ąhlte Projektleiter beginnt mit der Arbeit, indem er grundlegende Bedingungen auslotet. Hierzu wird gepr├╝ft, wer an dem Projekt mitarbeiten muss und wen es betrifft. Gemeinsam mit den betroffenen Personen werden der Wert, die Machbarkeit und der Nutzen f├╝r das Unternehmen bestimmt. Der Businesscase (Gesch├Ąftsfall) r├╝ckt mehr in den Vordergrund, sodass erste Kosten-Nutzen-Analysen und Projektbeschreibungen angestellt werden. Besonders wichtig ist es zudem, die Ziele festzulegen und eine Kalkulation zu den ben├Âtigten Mitteln zu vollziehen. Au├čerdem ist eine grobe Planung der Zeit notwendig, damit ein Datum f├╝r das Projektende genannt werden kann. Zuletzt wird bereits festgelegt, welche Bereiche im Betrieb mitarbeiten und wo einzelne Aufgaben durchgef├╝hrt werden. Spricht am Ende dieser Planung nichts gegen den Wert oder die Realisierbarkeit des Projektes, ist es am Management, die finale Freigabe f├╝r den zweiten Abschnitt der Projektmanagement Phasen zu geben. Gegen eine Durchf├╝hrung k├Ânnen an dieser Stelle beispielsweise zu hohe Kosten, mangelnde Ressourcen oder eine unrealisierbare Anforderung seitens der Kunden sprechen.

2. Phase: Planung

F├╝r das Management ist der Zeitraum der Planung die aufwendigste Aufgabe unter den Projektmanagement Phasen. Dieser Prozessschritt beinhaltet die komplette Ausgestaltung vom Projekt. Am Ende steht ein Plan, der s├Ąmtliche Einflussfaktoren zu Ressourcen, Zeiten, Mitarbeitern, Auslastungen, Meilensteinen oder weiteren individuellen Gr├Â├čen beinhaltet. Der Projektleiter hat bei der Erarbeitung eine herausfordernde Aufgabe, die jedoch f├╝r den Erfolg vom Projekt unabdingbar ist. Zwar neigen viele Unternehmen bereits zu einem agilen Projektmanagement, jedoch kommt niemand ganz ohne einen Plan aus. Zu dieser Phase geh├Âren gleich mehrere Unterbereiche, die es zu bearbeiten gilt.

Der Projektauftrag

Der Projektauftrag ist bereits der Kern einer jeder Projektplanung. ├ťber den Auftrag geraten alle Beteiligten in den Durchf├╝hrungsprozess und somit in die tats├Ąchliche Arbeit. Der Auftrag vom Projekt umfasst den gesamten Arbeitsumfang vom Start bis zum Abschluss und unterteilt ihn in einen zu bearbeitenden Projektstrukturplan. Dieser Strukturplan wiederum ist mit einzelnen Arbeitspaketen ausgestaltet, die einem gleichen Muster folgen. Eine verantwortliche Person ist bestimmt, die ben├Âtigten Ressourcen sind vorgeplant und die Deadline (Frist) wurde festgelegt. Zahlreiche Arbeitspakete f├╝hren zu Projektmeilensteinen, an denen eine Justierung vorgenommen werden kann. Damit ein solcher ├╝bergeordneter Projektauftrag geschrieben werden kann, muss das Projektmanagement zu Beginn der Phase alle ben├Âtigten Ressourcen in Form von Materialien, Arbeitskr├Ąften und Maschinen zusammentragen und mit dem Bedarf abgleichen. Nur wenn die Mittel vorhanden sind, k├Ânnen die Arbeiten fristgerecht durchgef├╝hrt werden und Ergebnisse liefern. Der Projektauftrag wird zumeist grafisch dargestellt, sodass sich Abh├Ąngigkeiten einzelner Prozessschritte direkt ablesen lassen. Neben dem Projektstrukturplan beziehungsweise dem Projektablaufplan sollte eine generelle Projektbeschreibung erstellt werden.┬á

Der Projektauftrag

Folgende Informationen sind hilfreich f├╝r einen ausreichenden ├ťberblick:

  • Projektstart
  • Projektende
  • Auftraggeber
  • Auftragnehmer
  • Projektleiter
  • Beteiligte Abteilungen
  • Projektziel
  • Terminziel
  • Meilensteine
  • Risiken
  • Personalaufwand
  • Materialkosten
  • Sonstige Kosten
  • Budget
  • Bewilligungsdatum vom Management

Bei all diesen Aufgaben sollte das Projektmanagement auf die Hilfe eine Software setzen. Da gerade bei komplizierten Projekten unz├Ąhlige Faktoren und Zusammenh├Ąnge einflie├čen m├╝ssen, kann bei der manuellen Bearbeitung schnell ein Fehler passieren. Ein Projektmanagementsystem ├╝berwacht kritische Abl├Ąufe und automatisiert die Bearbeitung.

Die Erfolgskriterien

Damit das gesamte Unternehmen hinter einem Projekt steht, sollten die Erfolgskriterien und die Ziele sehr bald kommuniziert werden. Erreichbare und fest definierte KPIs (Key Performance Indicators; Schl├╝sselkennzahlen) helfen dabei, dass ein Team ein Ziel hat und dieses mit einer ausreichenden Motivation erreichen will. In diesem Zusammenhang sollte immer auch festgelegt werden, wer die Verantwortung f├╝r das gesamte Projekt und einzelne Unterprojekte ├╝bernimmt. Nur durch klare Verantwortlichkeiten entsteht ein gesunder Druck, der bei der Erreichung vom ├╝bergeordneten Ziel hilft. Das Ziel selbst sollte gem├Ą├č der SMART-Methode aufgestellt werden. Hierbei handelt es sich um eine Methode, ein Ziel so greifbar wie m├Âglich zu machen, sodass dieses f├╝r Motivation sorgt.

SMART steht dabei als Akronym f├╝r die folgenden Eigenschaften, die jedes Ziel besitzen sollte:

S = spezifisch

M = messbar

A = akzeptiert

R = realistisch

T = terminiert

Das Risikomanagement

Zu jeder guten Planung geh├Ârt immer auch das Bedenken von m├Âglichen Gefahren und Risiken, sodass im Notfall eine schnelle Reaktion m├Âglich ist. W├Ąhrend der Projektmanagement Phasen ist die Betrachtung der Risiken per Definition bereits in der Planung vorgesehen. Alle Risikofaktoren, die zu Verz├Âgerungen oder gar zum Scheitern des Projektes f├╝hren k├Ânnen, gilt es zu identifizieren. Im Idealfall wird im Anschluss f├╝r jedes entdeckte Risiko eine alternative L├Âsung gesucht.

Das Risikomanagement

3. Phase: Durchf├╝hrung

Wie der Name vermuten l├Ąsst, wird in diesem Abschnitt der Projektmanagement Phasen mit den eigentlichen Arbeiten begonnen. Die bisherigen Planungen werden somit in die Tat umgesetzt. In dieser Phase kann sich das Management jedoch keinesfalls zur├╝cklehnen, da alle Ergebnisse davon abh├Ąngig sind, ob die vorab geplanten Mittel zur Verf├╝gung stehen. W├Ąhrend der Phase der Durchf├╝hrung muss das Projektmanagement somit stetig einen Soll-Ist-Abgleich durchf├╝hren und dabei Deadlines und Risiken im Auge behalten. Au├čerdem ist es wichtig, dass das durchf├╝hrende Team am Ball bleibt und jede zugeordnete Aufgabe motiviert bearbeitet. W├Ąhrend der Phase der Durchf├╝hrung achten die Verantwortlichen der Arbeitspakete darauf, dass alle Arbeiten erledigt werden und die einzelnen Mitarbeiter mit den Aufgaben vertraut sind.

4. Phase: ├ťberwachung

Die Projektmanagement Phasen drei und vier – also die Durchf├╝hrung und die ├ťberwachung – sind eng miteinander verstrickt. W├Ąhrend das Team an der Durchf├╝hrung arbeitet, ist das Projektmanagement mit der ├ťberwachung der Aufgaben besch├Ąftigt. Hierbei geht es darum, dass der Soll-Ist-Abgleich durchgef├╝hrt wird und das hieraus Konsequenzen gezogen werden. Nur das Management hat w├Ąhrend der einzelnen Phasen den ├ťberblick und kann im Bedarfsfall nachsteuern. Die wichtigsten Aufgaben w├Ąhrend der ├ťberwachung sind die Einhaltung der Fristen und der Kosten. Wird das Projekt in der geplanten Zeit fertig, kommt es zu keinen Beschwerden durch beispielsweise den Kunden. Werden die vorab kalkulierten Kosten eingehalten, tr├Ągt das Projekt zum Erfolg des Unternehmens bei. In dieser Projektphase entdeckte Probleme und Risiken m├╝ssen direkt behoben werden, weshalb das Management stets im Kontakt mit den einzelnen Mitarbeitern oder dem ausf├╝hrenden Team steht. Die ├ťberwachung kann in gr├Â├čeren Unternehmen von der Abteilung Controlling durchgef├╝hrt werden, falls diese mehr Auswertungsm├Âglichkeiten besitzt als der Leiter vom Projekt. Die erledigten Prozesse und Arbeitsschritte sollten dokumentiert und dauerhaft optimiert werden. Besonders der erbrachte Erfolg zu den festgelegten Meilensteinen muss kritisch hinterfragt und ├╝berwacht werden.

5. Phase: Abschluss

Alle Projektmanagement Phasen arbeiten auf den letzten Teilbereich hin – den Abschluss vom Projekt. Ist der gesamte Plan abgearbeitet und alle Arbeiten vollendet, werden die Ergebnisse an den Kunden ├╝bergeben. Im Unternehmen erfolgen die Abrechnung aller T├Ątigkeiten und die Archivierung vom Projektstrukturplan sowie jedem anderen Plan, der im Zusammenhang mit dem Projekt steht. Viel wichtiger ist in dieser Phase jedoch das Res├╝mee. Das Projektmanagement pr├╝ft den Erfolg hinsichtlich aller Ziele, die gesteckt wurden. Aus Fehler wird f├╝r die Zukunft gelernt und aus Erfahrungen ergibt sich der Grundstein f├╝r das n├Ąchste Projekt, welches wieder in allen f├╝nf Phasen mit einem detaillierten Plan abgehandelt werden kann.

Unterst├╝tzung durch Projektmanagement Software einholen

Die Bearbeitung aller Projektmanagement Phasen ist mit viel Aufwand verbunden. Jeder Plan kann mit Fehlern behaftet sein und immer dann, wenn es um Faktoren wie Zeit, Geld oder Vorr├Ąte geht, kann es zu kritischen Situationen kommen. Eine Projektmanagement Software hilft dem Management in allen Phasen bei der Planung, Durchf├╝hrung und ├ťberwachung der Projekte. Durch einen ├╝bersichtlichen Plan ist das Management schneller in der Lage, ├╝ber die Durchf├╝hrung einzelner Projekte zu entscheiden. Noch wichtiger ist die Unterst├╝tzung durch ein Tool in der Projektphase der Planung. Ein Plan f├╝r Projekte kann eine ungeahnte Gr├Â├če annehmen, die sich manuell kaum visualisieren l├Ąsst. Eine Software hat hier den Vorteil, dass der Projektplan unendlich ist und jederzeit individuell abge├Ąndert werden kann. Au├čerdem wird die Aufgabe der Zeitplanung deutlich vereinfacht, da klare Fristen festgelegt werden und Erinnerungsfunktionen integriert sind. W├Ąhrend der Projektphasen der Durchf├╝hrung und der ├ťberwachung ├╝bernimmt die Software die Aufgabe der automatischen Mahnung. Immer dann, wenn Arbeitspakete vor dem Abschluss stehen oder die Zeit bereits ├╝berschritten ist, erfolgen Erinnerungen an das durchf├╝hrende Team. Sind alle Projektmanagement Phasen abgeschlossen, so kann die Software als Archivierungstool genutzt werden. Alle Dokumente, Kalkulationen und sonstige Formulare werden digital hinter dem Projekt gespeichert. Dies spart Zeit bei R├╝ckfragen vom Kunden und bei ├Ąhnlichen Projekten in der Zukunft. Jeder Plan kann bei Bedarf schnell aufgerufen und wiederverwendet werden.

Unterst├╝tzung durch Projektmanagement Software einholen

Projektmanagement Software von ameax nutzen

Die Implementierung einer Software unterst├╝tzt nicht nur das Management in allen Phasen der Projekte. Sie wird zus├Ątzlich die t├Ągliche Zusammenarbeit im Berufsalltag ver├Ąndern. Alle Mitglieder im Team k├Ânnen zu jeder Zeit von jedem Ort der Welt aus auf den Projektplan zugreifen. Die Kommunikation ist deutlich vereinfacht und l├Ąuft vollst├Ąndig ohne Verz├Âgerungen ab. Ein Verschieben von Arbeitspaketen ist in Echtzeit m├Âglich und das Ziel des Abbaus administrativer T├Ątigkeiten kommt hierdurch einen Schritt n├Ąher. All die Vorteile eines Projektmanagement Tools in jeder Phase von Projekten bringt die Software “Aufgabenmanagement” von ameax mit sich. Dieses Tool liefert einen unsch├Ątzbaren Mehrwert w├Ąhrend der Projektbearbeitung in allen f├╝nf Phasen. Ameax stellt seine Software “Aufgabenmanagement” f├╝r 30 Tage kostenfrei zur Verf├╝gung, wodurch in dieser Zeit das Tool ausgiebig getestet werden kann. Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile der Software und bringen Sie Ihre Projektbearbeitung in allen f├╝nf Phasen auf ein neues Level.