Wartungsverträge, Support-Pauschalen, vorausbezahlte Beratungspakete — in vielen Angeboten sind Stunden bereits enthalten. Der Kunde hat sie bezahlt, bevor die erste Minute gearbeitet wurde. Genau hier entsteht im Alltag der Reibungsverlust: Welche der erfassten Stunden sind schon abgegolten, ab wann wird wieder berechnet, und wie verhindert man, dass inkludierte Zeit versehentlich noch einmal auf der Rechnung landet?
Die Projektzeiterfassung in ameax beantwortet das mit den Inklusivstunden: einem Kontingent, das Sie einmal je Projekt hinterlegen und das beim Erfassen automatisch verrechnet wird — bevor überhaupt etwas fakturierbar wird.
Was sind Inklusivstunden in der Projektzeiterfassung?
Inklusivstunden sind ein Stundenkontingent, das einem Projekt fest zugeordnet ist. Sie legen je Projekt fest, wie viele Stunden bereits abgegolten sind — und optional, bis zu welchem Datum dieses Kontingent gilt. Erfasste Zeiten werden dagegen verrechnet, bevor sie in die Abrechnung gehen. Erst was über das Kontingent hinausläuft, wird zu abrechenbarer Zeit.
Der Unterschied zu einem reinen Stundenzettel ist entscheidend: Ein Stundenzettel zählt, was gearbeitet wurde. Inklusivstunden wissen zusätzlich, was davon der Kunde schon bezahlt hat — und ziehen es automatisch ab.
Wie die Anrechnung funktioniert
Die Verrechnung passiert automatisch, in dem Moment, in dem eine Zeit auf das Projekt gebucht wird. Niemand muss im Kopf mitrechnen, wie viel vom Paket noch übrig ist.
- Solange das Kontingent reicht, wird die gebuchte Zeit als inklusiv angerechnet und ist nicht abrechenbar.
- Läuft eine Buchung über den Rest hinaus, wird sie geteilt: Der noch gedeckte Teil bleibt kostenfrei, nur der Überhang wird abrechenbar.
- Ist der Topf aufgebraucht, wird jede weitere Zeit wieder ganz normal fakturierbar — ohne dass Sie etwas umstellen müssen.
Das Kontingent ist ein fester Topf mit optionalem Ablaufdatum, kein sich selbst auffüllendes Monatsguthaben. Genau das macht es flexibel: Sie bilden damit ebenso ein einmaliges Paket ab — „20 Stunden Beratung, gültig bis Jahresende" — wie das Jahreskontingent eines Wartungsvertrags.
Was auf der Rechnung passiert
Weil die inkludierte Zeit bereits von der abrechenbaren Zeit abgezogen ist, fakturiert ameax von selbst nur den übersteigenden Teil. Sie stellen die Rechnung wie gewohnt aus der Projektabrechnung — das Kontingent ist zu diesem Zeitpunkt schon berücksichtigt.
Auf Wunsch weisen Sie den Abzug auf dem Beleg sogar sichtbar aus: Ein eigener Textbaustein zeigt dem Kunden die inkludierten Stunden als eigene Zeile. So sieht er schwarz auf weiß, dass sein Paket angerechnet wurde — das beugt Rückfragen vor und macht den Wert des Vertrags sichtbar.
Den Verbrauch im Blick behalten
Im Projektüberblick steht der Stand direkt an: verbrauchte gegen gesamte Inklusivstunden, dazu das Datum, bis zu dem das Kontingent gilt. Sie sehen also auf einen Blick, wie viel vom Paket ein Kunde bereits aufgebraucht hat — und wann es Zeit für eine Anschlussvereinbarung wird.
Wofür sich Inklusivstunden eignen
Überall dort, wo Leistung im Voraus verkauft und später erbracht wird:
- Wartungsverträge mit einem festen Stundenanteil pro Laufzeit.
- Support- und Servicepauschalen, in denen eine bestimmte Menge an Betreuung enthalten ist.
- Vorausbezahlte Beratungs- oder Entwicklungspakete, die der Kunde als Kontingent bucht und nach Bedarf abruft.
- Onboarding- oder Einrichtungsbudgets, bei denen eine zugesagte Stundenzahl nicht überschritten werden soll.
In all diesen Fällen ist die Frage nicht „Wie viel wurde gearbeitet?", sondern „Wie viel ist noch drin?". Genau die beantworten Inklusivstunden — und die Abrechnung folgt automatisch.
Aktivieren, einrichten, abrechnen
Inklusivstunden werden in den Einstellungen der Projektzeiterfassung eingeschaltet. Danach tragen Sie je Projekt das Kontingent und optional ein Gültig-bis-Datum ein — den Rest erledigt das System bei jeder Zeitbuchung.
Die Funktion ist Teil des neuen Pro-Tarifs der Projektzeiterfassung, der zusätzlich Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit sowie Zusatzleistungen wie Anfahrt und Fernwartung abdeckt. Einen Überblick über die Stufen finden Sie in der Preisübersicht. Wie die erfassten Zeiten anschließend per Klick zur Rechnung werden — inklusive der für den Kunden hinterlegten Preisgruppen — zeigt die Lösungsseite Projektzeiten per Klick abrechnen.
