Projektzeiten per Klick abrechnen

Am Monatsende liegt der Stundenzettel vor Ihnen: Wer hat wann wie lange an welchem Projekt gearbeitet. Alles erfasst, alles sauber. Und dann beginnt die eigentliche Arbeit — die Zeilen abtippen, die richtige Leistung dem richtigen Artikel zuordnen, den Preis für genau diesen Kunden nachschlagen, alles in ein Rechnungsprogramm übertragen. Aus einer Stunde Projektarbeit wird eine halbe Stunde Fakturaarbeit.

Genau an dieser Übertragung geht Geld verloren — nicht, weil zu wenig gearbeitet wurde, sondern weil zwischen der erfassten Stunde und der geschriebenen Rechnung ein Bruch liegt. ameax schließt diesen Bruch: Werden die Leistungen mit Artikelnummern versehen, wird aus den erfassten Projektzeiten per Klick eine Rechnung — mit den Preisen, die für diesen Kunden gelten.

Die Artikelnummer ist die Kupplung

Zeiterfassung und Rechnungswesen sind in den meisten Betrieben zwei Welten. ameax verbindet sie über ein einziges Feld: die Artikelnummer an der Leistungsart.

Jede Leistungsart trägt neben ihrem Namen zwei Angaben — eine Artikelnummer zur Abrechnung und einen Stundensatz. Beim Abrechnen gleicht ameax die Artikelnummer der Leistung gegen den Artikelstamm ab. Jede gebuchte Zeitzeile findet so ihren Artikel selbst:

• Der Artikeltext wird zum Positionstext — ergänzt um die erfassten Einzelzeiten als Nachweis.
• Einheit und Steuersatz kommen aus dem Artikel, nicht aus einer manuellen Eingabe.
• Die Menge ist die abrechenbare Zeit in Stunden, taggenau aus den Buchungen berechnet.
• Der Preis kommt aus der Preisgruppe des Kunden — dazu gleich mehr.

Das ist der Unterschied zwischen einem Stundenzettel und einer abrechenbaren Leistung: Der Stundenzettel sagt, dass drei Stunden „CAD-Konstruktion" angefallen sind. Die Leistungsart mit Artikelnummer weiß, dass diese drei Stunden über Artikel 4010 laufen, netto berechnet werden, dem Steuersatz X unterliegen — und beim Kunden Müller anders bepreist sind als beim Kunden Meier.

Abrechnen per Klick

In der Zeitliste eines Projekts sitzt der Knopf „Abrechnen". Er öffnet die Abrechnungsansicht: alle noch offenen Zeiten des Projekts, mit Mitarbeiter, Datum, Dauer, Abzügen, abrechenbaren Stunden und einer Umsatzvorschau. Sie wählen die Zeilen aus und entscheiden, wie sie zur Rechnung werden:

1. Automatische Ermittlung über die Artikelnummern. ameax ordnet jede Zeile anhand ihrer Leistungsart dem passenden Artikel zu — mehrere Leistungen ergeben mehrere Positionen, jede mit ihrem eigenen Preis. Der Regelfall.
2. Einzelpositionen über einen Artikel. Jeder Zeiteintrag wird eine eigene Position, alle über denselben Leit-Artikel. So bleibt jeder Tag einzeln auf der Rechnung sichtbar.
3. Sammelposition. Alle gewählten Zeiten werden zu einer einzigen Position zusammengefasst, die Menge ist die Summe der Stunden. Eine Zeile auf der Rechnung, ein Betrag.

Ein Klick später steht der Rechnungsentwurf. Die abgerechneten Zeiten sind mit einem Zeitstempel als erledigt markiert und aus der Abrechnungsliste verschwunden — beim nächsten Abrechnen taucht nur auf, was wirklich noch offen ist. Abgerechnet wird dabei projektweise: Kunde und Geschäftsbereich kommen aus dem Zeitprojekt, sodass die Rechnung an den richtigen Empfänger geht.

Zwei Preise: die Anzeige und die Rechnung

Hier steckt der Punkt, der ein Zeiterfassungs-Tool von einem abrechnungsfähigen System trennt. In ameax gibt es zwei Preise, die man nicht verwechseln darf:

• Der Stundensatz an der Leistungsart dient nur der Umsatzanzeige in der Zeiterfassung. Er füttert die Umsatz-Spalte und die Vorschau, damit Sie schon während des Projekts eine Orientierung haben, was zusammenkommt. Auf die Rechnung wandert er nicht.
• Der Rechnungspreis kommt aus dem Artikelpreis beziehungsweise den Staffelpreisen der Preisgruppe, die beim Kunden hinterlegt ist.

Das ist gewollt und wichtig: Was der Mitarbeiter während der Erfassung als Umsatz sieht, ist eine Orientierung. Was am Ende auf der Rechnung steht, bestimmt allein die Preisgruppe des Kunden — und die kann bei jedem Kunden eine andere sein.

Für die Projektabrechnung heißt das: Sie pflegen die Leistung einmal mit ihrer Artikelnummer. Ob der Kunde Ihren Listenpreis, einen Rahmenvertragspreis oder einen Sonderkonditionen-Satz zahlt, entscheidet seine Preisgruppe — beim Abrechnen greift sie von selbst. Niemand schlägt beim Rechnungschreiben nach, was für diesen Kunden vereinbart war. Zusätzlich kann ein hinterlegter Kundenrabatt je Warengruppe automatisch auf die Positionen wirken.

Was automatisch mitläuft

Zwischen der reinen Stunde und der fertigen Rechnung liegen die Feinheiten, an denen von Hand am meisten schiefgeht. ameax nimmt sie mit:

• Abzüge werden vorher verrechnet. Pausen, Kulanzzeit und ausdrücklich nicht abrechenbare Zeit werden von der Bruttodauer abgezogen — nur die abrechenbare Zeit geht in die Rechnung. Kulanz lässt sich dabei auf Wunsch sogar auf dem Beleg ausweisen, damit der Kunde sieht, was er geschenkt bekommen hat.
• Freistunden greifen zuerst. Hinterlegen Sie einem Projekt ein Inklusiv-Kontingent, wird die verbrauchte Zeit dagegen verrechnet, bevor fakturiert wird. Flatrate- und Wartungskontingente laufen so korrekt in die Abrechnung ein.
• Zuschläge als eigene Positionen. Feiertags- und Wochenendzuschläge werden nach Ihren Regeln berechnet und als eigene Rechnungspositionen ausgewiesen — mit dem Artikelpreis als Basis, nicht mit dem reinen Stundensatz.
• Zusatzleistungen zur Zeit. Anfahrt, Fernwartung, Materialpauschalen lassen sich direkt am Zeiteintrag mitbuchen und erscheinen als eigene Positionen — pauschal oder je angefangener Viertel-, halber oder ganzer Stunde.

Was am Zeiteintrag erfasst wurde, ist am Ende auf der Rechnung — richtig zugeordnet, richtig bepreist, ohne dass jemand es ein zweites Mal anfasst.

Auch andersherum: aus dem Rechnungsentwurf heraus

Nicht immer geht man vom Projekt aus. Manchmal schreiben Sie eine Rechnung und wollen die offenen Zeiten dazuholen. Auch das geht: In einem Rechnungsentwurf zeigt ameax alle noch nicht abgerechneten Projekte des Kunden mit ihren offenen Stunden. Per „Übernehmen" holen Sie ein Projekt nach dem anderen in denselben Beleg — so sammeln Sie mehrere Projekte eines Kunden auf einer Rechnung, statt für jedes einen eigenen Beleg zu erzeugen.

Beide Wege — vom Projekt zur Rechnung und von der Rechnung zu den Zeiten — nutzen dieselbe Logik. Die Preise, die Zuordnung, der Abrechnungsstempel: identisch, egal von welcher Seite Sie kommen.

Stundenzettel und Rechnungsprogramm — oder ein System?

Der Unterschied ist nicht ein Feature, sondern eine fehlende Grenze: Es gibt keinen Übergang zwischen zwei Systemen, weil es nur eines gibt.

Wo die Module ineinandergreifen

Diese Seite beschreibt das Zusammenspiel zweier Module, die einzeln funktionieren — und zusammen den Bruch zwischen Leistung und Rechnung schließen.

Die Projektzeiterfassung liefert die Stunden: Timer, mobile Erfassung, Leistungsarten, Abzüge, Freistunden, den Leistungsnachweis für den Kunden. Die Faktura liefert den Beleg: Artikelstamm, Preisgruppen, Steuersätze, den fertigen Rechnungslauf. Die Artikelnummer an der Leistungsart ist das Scharnier zwischen beiden.

Wer zusätzlich das Aufgabenmanagement einsetzt, hängt an einen Vorgang direkt ein Zeitprojekt — der Servicefall wird also nicht nur bearbeitet, sondern gleich abrechenbar. Und über die Preisgruppen ist die Abrechnung dieselbe, ganz gleich, ob die Stunden aus einem Projekt, einem Ticket oder einem Wartungsvertrag stammen.

Kurz gesagt

Der Verlust in der Projektabrechnung entsteht selten beim Arbeiten und selten beim Rechnen. Er entsteht dazwischen — beim Übertragen der Stunden in die Rechnung, beim Nachschlagen der Kundenpreise, beim Heraussuchen der Zuschläge.

ameax löst das nicht mit einer Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Faktura, sondern indem beides dasselbe System ist. Leistungen mit Artikelnummern versehen, Preisgruppen beim Kunden hinterlegen — und die Projekte sind einen Klick von der Rechnung entfernt, zu den Preisen, die für genau diesen Kunden gelten.