Sammelrechnung
Zwanzig Lieferungen im Monat, eine Rechnung am Ende — automatisch gebündelt, je Kunde sauber getrennt.
Statt jede Lieferung sofort zu berechnen, setzen Sie Belege auf „abrechnungsbereit“. ameax fasst je Kunde alle passenden Belege zu einer Rechnung zusammen — Lieferscheine werden dabei in die Rechnung überführt. Ausgelöst auf Knopfdruck oder automatisch per Zeitplan.
Sie beliefern denselben Kunden mehrmals im Monat — mal drei Kisten, mal eine Palette, jede Lieferung mit ihrem Lieferschein. Am Monatsende zwanzig einzelne Rechnungen zu stellen, ärgert beide Seiten: Sie tippen und verschicken zwanzig Mal, Ihr Kunde bezahlt zwanzig Mal. Alle wären froh über eine Rechnung am Ende — aber die von Hand aus zwanzig Lieferscheinen zusammenzubauen, ist genau die Fleißarbeit, die niemand machen will.
Die Sammelrechnung nimmt sie ab: Sie halten die Belege zurück, ameax fasst sie je Kunde zu einer Rechnung zusammen — auf Knopfdruck oder automatisch.
Was ist eine Sammelrechnung?
Eine Rechnung, die mehrere Lieferungen oder Leistungen eines Zeitraums zusammenfasst — statt jede einzeln zu berechnen. Typisch für Kunden, die regelmäßig beliefert werden und einmal im Monat abrechnen wollen.
Was heißt „abrechnungsbereit"?
Der Status, in dem ein Beleg auf die Sammelrechnung wartet. Statt sofort versendet zu werden, bleibt er abrechnungsbereit liegen, bis der Zusammenführungslauf ihn bündelt.
Viele Lieferungen, eine Rechnung
Das Verfahren dreht die übliche Reihenfolge um: Nicht jede Lieferung wird sofort zur Rechnung, sondern erst gesammelt und dann gebündelt. Dazwischen liegt der Status abrechnungsbereit — der Wartesaal, in dem sich die Belege eines Kunden ansammeln, bis es Zeit ist abzurechnen.
Der Gewinn ist beidseitig: Sie stellen eine Rechnung statt zwanzig, und Ihr Kunde bekommt einen Beleg mit allen Positionen des Zeitraums, den er einmal zahlt. Weniger Rechnungen, weniger Buchungen, weniger Zahlungsvorgänge — bei gleichem Umsatz.
Belege abrechnungsbereit sammeln
Statt einen Beleg zu versenden, setzen Sie ihn auf abrechnungsbereit. Das geht einzeln oder — der Alltag — per Massenaktion für viele Belege auf einmal. Betroffen sind Rechnungen und Lieferscheine; letztere werden beim Bündeln automatisch in die Rechnung überführt.
Auch aus Abos können Belege direkt abrechnungsbereit entstehen — so laufen wiederkehrende Positionen in dieselbe Sammelrechnung wie die einzelnen Lieferungen. Die Belege bleiben liegen und sammeln sich, bis der Zusammenführungslauf sie aufgreift.
Was zusammengehört, kommt zusammen
Beim Bündeln passt ameax auf, dass nur wirklich Zusammengehöriges in einer Rechnung landet. Zusammengefasst werden nur Belege desselben Kunden, die in allen abrechnungsrelevanten Merkmalen übereinstimmen:
- Rechnungsempfänger und Anschrift — geht eine Lieferung an eine andere Adresse oder einen abweichenden Rechnungsempfänger, bleibt sie getrennt.
- Steuertyp, Zahlart und Zahlungsbedingung — was unterschiedlich besteuert oder bezahlt wird, kommt nicht in denselben Beleg.
- Vorlage und Preisanzeige — auch das Layout muss passen.
Weichen diese Merkmale ab, entstehen sauber getrennte Sammelrechnungen — nicht ein Sammelsurium in einem Beleg. Und einzelne Belege, bei denen Bündeln riskant wäre — solche mit einer eigenen Nachricht, einer angehängten Datei oder einer hinterlegten Provision —, bleiben bewusst einzeln stehen, damit nichts untergeht.
Auf Knopfdruck oder automatisch
Wann abgerechnet wird, entscheiden Sie. Den Zusammenführungslauf lösen Sie von Hand aus, wenn es passt — etwa zum Monatsende. Oder Sie lassen ihn automatisch per Zeitplan laufen: Dann bündelt ameax die abrechnungsbereiten Belege regelmäßig von selbst, über alle Mandanten hinweg, ohne dass jemand daran denken muss.
Verzögern, wenn es passen muss
Manchmal soll ein Beleg noch nicht mit. Dafür lässt sich je Beleg eine Verzögerung festlegen — hart bis zu einem Datum (bis dahin wird er nicht abgerechnet) oder weich. Weich verzögerte Belege sind flexibel: Sie werden mitgenommen, sobald ein anderer Beleg derselben Gruppe ohnehin fällig ist — sind aber alle einer Gruppe weich verzögert, wartet ameax noch. So steuern Sie den Rhythmus, ohne jeden Beleg einzeln im Blick behalten zu müssen.
Jede Lieferung einzeln oder gebündelt?
| Frage | Jede Lieferung einzeln | Mit Sammelrechnung |
|---|---|---|
| Rechnungen pro Monat | eine je Lieferung | eine je Kunde |
| Lieferscheine | separat abrechnen | werden in die Rechnung überführt |
| Zusammenfassen | von Hand aus Belegen bauen | automatisch, nach passenden Merkmalen |
| Verschiedene Adressen/Zahlarten | selbst auseinanderhalten | getrennte Sammelrechnungen |
| Auslösung | — | manuell oder per Zeitplan |
| Einzelne Belege zurückhalten | im Kopf behalten | Verzögerung je Beleg |
Kurz gesagt
Wer denselben Kunden oft beliefert, will ihn nicht oft anschreiben. Zwanzig Einzelrechnungen aus zwanzig Lieferscheinen sind Fleißarbeit auf beiden Seiten — und trotzdem macht man sie, weil das Bündeln von Hand noch mehr Arbeit wäre.
Die Sammelrechnung dreht das um: Belege abrechnungsbereit sammeln, ameax fasst je Kunde die passenden zu einer Rechnung zusammen — Lieferscheine inklusive, getrennt nach Adresse und Zahlart, verzögerbar im Einzelfall, ausgelöst auf Knopfdruck oder automatisch. Aus zwanzig Belegen wird einer, ohne dass Sie ihn bauen.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist eine Sammelrechnung?
Eine Rechnung, die mehrere einzelne Lieferungen oder Leistungen eines Zeitraums zusammenfasst. Statt jeden Lieferschein sofort zu berechnen, halten Sie die Belege zurück und lassen ameax sie am Ende — etwa zum Monatsende — je Kunde zu einer Rechnung bündeln.
Wie wird ein Beleg für die Sammelrechnung vorgemerkt?
Über den Status „abrechnungsbereit“. Sie setzen Rechnungen oder Lieferscheine auf diesen Status, statt sie sofort zu versenden — einzeln oder per Massenaktion. Aus Abos können Belege direkt abrechnungsbereit entstehen. Diese Belege sammeln sich, bis der Zusammenführungslauf sie bündelt.
Welche Belege werden zu einer Rechnung zusammengefasst?
Nur Belege desselben Kunden, die in allen abrechnungsrelevanten Merkmalen übereinstimmen: Rechnungsempfänger, Anschrift, Steuertyp, Zahlart, Zahlungsbedingung und Vorlage. Weichen diese ab, entstehen getrennte Sammelrechnungen. Lieferscheine werden beim Bündeln in die Rechnung überführt.
Läuft die Sammelrechnung automatisch?
Auf Wunsch. Sie können den Zusammenführungslauf jederzeit von Hand auslösen oder ihn per Zeitplan automatisch laufen lassen — dann bündelt ameax die abrechnungsbereiten Belege regelmäßig ohne Ihr Zutun, über alle Mandanten hinweg.
Kann ich einzelne Belege gezielt zurückhalten?
Ja. Je Beleg lässt sich eine Verzögerung festlegen — hart bis zu einem Datum oder weich. Weich verzögerte Belege werden mitgenommen, sobald ein anderer Beleg derselben Gruppe fällig ist; sind alle einer Gruppe weich verzögert, wartet ameax noch.
Gibt es Belege, die nicht gebündelt werden?
Ja. Belege mit einer eigenen Nachricht, mit einer angehängten Datei oder mit hinterlegter Provision bleiben in der Regel einzeln, damit nichts verloren geht. So werden nur die Belege zusammengefasst, bei denen das gefahrlos möglich ist.
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