Berechnungsformeln
Länge mal Breite, Anzahl mal Preis: Die Belegposition rechnet selbst, statt dass jemand den Taschenrechner zückt.
Legen Sie einmal fest, wie sich Menge und Preis einer Position ergeben — aus Maßen, Stückzahlen oder Nutzerzahlen. Im Beleg tragen Sie nur noch die Werte ein, ameax rechnet Menge und Einzelpreis aus. Für Handwerk (Fläche aus Maßen) genauso wie für laufende Kosten (Anzahl Lizenzen mal Preis).
Ein Bodenleger steht im Rohbau und misst den Raum aus. Zurück im Büro tippt jemand die Maße in den Taschenrechner: Länge mal Breite ergibt die Quadratmeter, Quadratmeter mal Quadratmeterpreis ergibt die Position. Jedes Angebot dieselbe Rechnung von Hand — und jeder Zahlendreher landet ungeprüft auf der Rechnung. Genauso beim Software-Abo: Anzahl Lizenzen mal Preis, jeden Monat neu, jedes Mal zu Fuß.
Das sind zwei Gesichter derselben Aufgabe: Aus ein paar Eingabewerten wird eine Menge oder ein Preis. Die Berechnungsformeln der ameax Faktura nehmen genau diese Rechnung ab — nicht im Kopf, nicht im Taschenrechner, sondern direkt in der Belegposition.
Was ist eine Berechnungsformel?
Eine hinterlegte Rechenregel, die in einer Belegposition aus Eingabewerten die Menge und/oder den Einzelpreis ausrechnet. Sie definieren die Formel einmal in den Einstellungen und ordnen sie einem Artikel zu. Im Beleg erscheinen nur noch die Eingabefelder — Menge und Preis der Position ergeben sich daraus automatisch.
Was ist ein Parameter?
Jeder Wert, den eine Formel braucht, ist ein Parameter: „Länge“, „Breite“, „Anzahl“. Ein Parameter hat einen Typ (ganze Zahl, Dezimalzahl oder Text) und optional eine Rolle — er kann die Menge der Position stellen, den Preis oder einen Staffelpreis. Über diese Rolle greift die Formel in die Faktura ein.
Eine Formel, ein paar Eingabefelder
Eine Berechnungsformel besteht aus zwei Teilen, die bewusst getrennt sind: der Rechenregel und ihren Parametern. Die Regel schreiben Sie als kurzen Ausdruck, zum Beispiel return [laenge] * [breite];. Alles in eckigen Klammern ist ein Parameter — beim Speichern zieht ameax diese Platzhalter automatisch heraus und legt für jeden ein Eingabefeld an.
Danach verfeinern Sie jeden Parameter:
- Typ — ganze Zahl, Dezimalzahl oder Text. Eine Fläche ist eine Dezimalzahl, eine Stückzahl eine ganze Zahl.
- Rolle — soll das Ergebnis die Menge der Position setzen, den Preis, oder soll ein Parameter den Staffelpreis aus dem Artikel ziehen?
- Standardwert — ein fester Vorschlag oder ein Platzhalter aus dem Artikel, etwa der hinterlegte Artikelpreis. Der Sachbearbeiter kann ihn im Beleg überschreiben.
In der Formel selbst sind Grundrechenarten, Klammern, Auf- und Abrunden sowie Wenn-Dann-Bedingungen erlaubt, dazu einige Umwandlungsfunktionen für Zahlen, Datum und Text. Beim Speichern prüft ameax den Ausdruck und lehnt Ungültiges ab. Es ist bewusst keine freie Programmiersprache: keine Schleifen, keine Datenbankzugriffe — nur geprüfte Rechenbausteine. So kann eine Formel nichts anrichten, aber alles Kaufmännische rechnen.
Gerechnet wird in der Belegposition
Die Formel verknüpfen Sie mit einem Artikel — je Artikel eine Mengenformel und/oder eine Preisformel. Von da an trägt der Artikel seine Rechenlogik mit sich: Ziehen Sie ihn in ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung, erscheinen an der Position genau die Eingabefelder der Formel.
- Werte eintragen. Der Sachbearbeiter füllt die Felder der Position — die gemessene Länge, die Stückzahl, die Anzahl Nutzer.
- Menge rechnen. Steht eine Mengenformel am Artikel, setzt sie die Menge der Position. Aus Länge und Breite werden die Quadratmeter.
- Preis rechnen. Anschließend läuft die Preisformel und setzt den Einzelpreis — sie kann auf die eben berechnete Menge zugreifen.
Was ein Sachbearbeiter an der Position ändern darf, steuert ein eigenes Recht — und ob er dabei auch an die Preisfelder darf, ein zweites. So kann der Innendienst Mengen erfassen, ohne an den Kalkulationspreisen zu drehen. Braucht eine Position einmal keine Formel, lässt sie sich mit einem Häkchen wieder ablösen.
Handwerk: aus Maßen wird die Menge
Der häufigste Fall im Handwerk: Sie verkaufen nach Fläche, Länge oder Stück, aber gemessen wird auf der Baustelle. Eine Mengenformel macht aus den Maßen die abzurechnende Menge.
- Boden- und Fliesenleger. Formel
return [laenge] * [breite];als Mengenformel am Artikel „Bodenbelag verlegen“. Im Beleg zwei Zahlen eintragen — die Quadratmeter stehen als Menge, multipliziert mit dem Quadratmeterpreis ergibt sich der Positionspreis. - Maler und Trockenbau. Wandfläche als Umfang mal Höhe, abzüglich Fenster und Türen:
return [umfang] * [hoehe] - [abzug];. Die Abzüge sind ein eigenes Eingabefeld. - Werbetechnik. Folien- oder Schildfläche aus Höhe mal Breite mal Stückzahl — eine Position, drei Felder.
- Zaun-, Rollladen- und Markisenbau. Laufende Meter oder Höhe mal Breite je Element, ohne dass jemand den Quadratmeterpreis im Kopf hochrechnet.
Der Gewinn ist nicht nur Tempo. Weil die Rechnung immer dieselbe hinterlegte Formel ist, entstehen keine stillen Rechenfehler mehr — und jeder im Team kalkuliert eine Fläche gleich, egal ob Meister oder Azubi.
Laufende Kosten: Anzahl mal Preis
Das zweite Gesicht sind fortlaufende Kosten, bei denen sich nur eine Zahl ändert: die Menge. Ein IT-Dienstleister rechnet Software-Lizenzen ab — Anzahl Lizenzen mal Preis je Lizenz ergibt den Monatsbetrag. Eine Preisformel erledigt die Multiplikation; auf der Position tragen Sie die aktuelle Lizenzzahl ein, der Betrag rechnet sich.
Damit daraus jeden Monat eine Rechnung wird, spielt die Formel mit den wiederkehrenden Rechnungen zusammen: Die Berechnungsformel liefert den Betrag, das Abo-Modul die monatliche Wiederholung. Ändert sich die Lizenzzahl zum nächsten Monat, tragen Sie die neue Zahl ein — der Monatsbetrag passt sich an, ohne dass jemand die Position neu kalkuliert.
Dasselbe Muster trägt viele Verträge: Anzahl Geräte mal Wartungspauschale, Anzahl Nutzer mal Grundgebühr, gereinigte Quadratmeter mal Preis. Ein Vertrag, eine Formel — und die Abrechnung folgt der tatsächlichen Menge statt einer Pauschale, die niemand mehr anfasst.
Staffelpreise ziehen automatisch mit
Oft hängt der Preis an der Menge: mehr Lizenzen, günstiger je Stück. Für solche Fälle gibt es die Parameter-Rolle Staffelpreis. Ein Preisfeld mit dieser Rolle zieht nicht einen festen Wert, sondern den zur eingegebenen Menge passenden Staffelpreis des Artikels.
Erhöht der Sachbearbeiter die Menge auf der Position, wechselt das Preisfeld selbst auf die günstigere Staffel — ohne Nachschlagen in der Preisliste. Und wenn Sie im Einzelfall einen ausgehandelten Sonderpreis eintragen, hält ein Häkchen ihn fest, damit die nächste Mengenänderung ihn nicht wieder überschreibt. So bleibt die Formel bequem und der Ausnahmefall trotzdem möglich.
Taschenrechner oder Beleg?
| Frage | Von Hand kalkuliert | Mit Berechnungsformel |
|---|---|---|
| Wo wird gerechnet? | Taschenrechner, Notizzettel, Excel | direkt in der Belegposition |
| Fläche aus Maßen | jedes Mal neu multipliziert | Länge und Breite eintragen, fertig |
| Rechenfehler | fallen erst beim Kunden auf | dieselbe geprüfte Formel für alle |
| Wer darf kalkulieren? | wer die Preisliste kennt | Mengen erfassen ohne Zugriff auf Preise |
| Staffelpreis nach Menge | in der Liste nachschlagen | zieht automatisch mit der Menge |
| Monatsbetrag bei geänderter Anzahl | Position neu rechnen | neue Zahl eintragen, Betrag passt sich an |
Kurz gesagt
Ob Quadratmeter aus zwei Maßen oder Monatsbetrag aus Anzahl mal Preis — es ist immer dieselbe Handbewegung, die heute im Taschenrechner passiert und morgen ungeprüft auf der Rechnung steht. Die Berechnungsformeln holen diese Rechnung in den Beleg: einmal als Regel hinterlegt, im Beleg nur noch Werte eintragen, Menge und Preis der Position rechnen sich selbst.
Das spart nicht nur Tippen. Es macht die Kalkulation nachvollziehbar und gleich für jeden im Team, verbindet sich mit Staffelpreisen und wiederkehrenden Rechnungen — und nimmt dem Angebot die stille Fehlerquelle, die niemand sucht, weil sie im Kopf passiert.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist eine Berechnungsformel in der Faktura?
Eine hinterlegte Rechenregel, die in der Belegposition aus Eingabewerten die Menge und/oder den Einzelpreis ausrechnet — zum Beispiel Länge mal Breite für die Quadratmeter oder Anzahl mal Preis für einen Betrag. Sie legen die Formel einmal in den Einstellungen an und ordnen sie einem Artikel zu. Im Beleg tragen Sie nur noch die Werte ein, Menge und Preis der Position ergeben sich automatisch.
Muss der Sachbearbeiter die Formel im Beleg selbst schreiben?
Nein. Die Formel legt einmal ein Administrator in den Einstellungen an. Im Beleg erscheinen nur die Eingabefelder der Formel — etwa „Länge“ und „Breite“ —, die der Sachbearbeiter ausfüllt. Ob er die Werte überhaupt ändern darf und ob er dabei auch an Preisfelder darf, steuert ein eigenes Recht.
Können Sie ein Beispiel aus dem Handwerk nennen?
Ein Bodenleger legt eine Formel „Fläche = Länge mal Breite“ als Mengenformel an und verknüpft sie mit dem Artikel „Bodenbelag verlegen“. Im Angebot trägt er die im Rohbau gemessenen Maße ein; ameax rechnet daraus die Quadratmeter als Menge und multipliziert sie mit dem Quadratmeterpreis zum Positionspreis. Dieselbe Logik trägt Maler (Wandfläche abzüglich Fenster), Werbetechniker (Folienfläche) oder Zaunbauer (laufende Meter).
Wie berechne ich laufende Kosten wie Anzahl Lizenzen mal Preis?
Sie legen eine Preisformel an, die die Anzahl mit dem Einzelpreis multipliziert. Auf der Position tragen Sie die aktuelle Anzahl ein, der Betrag rechnet sich. Damit daraus jeden Monat eine Rechnung wird, kombinieren Sie die Formel mit den wiederkehrenden Rechnungen des Abo-Moduls: Die Formel liefert den Betrag, das Abo-Modul die monatliche Wiederholung. Ändert sich die Lizenzzahl, tragen Sie die neue Zahl ein und der Monatsbetrag passt sich an.
Kann die Formel den Staffelpreis eines Artikels berücksichtigen?
Ja. Ein Preis-Parameter mit der Rolle „Staffelpreis“ zieht automatisch den zur eingegebenen Menge passenden Staffelpreis des Artikels. Erhöht der Sachbearbeiter die Menge, wechselt das Preisfeld auf die günstigere Staffel. Ein manuell eingetragener Preis lässt sich per Häkchen festhalten, damit die Formel ihn nicht überschreibt.
Was kann in einer Formel stehen — und was nicht?
Grundrechenarten, Klammern, Auf- und Abrunden sowie Wenn-Dann-Bedingungen und einige Umwandlungsfunktionen für Zahlen, Datum und Text. Beim Speichern prüft ameax die Formel und weist Ungültiges ab. Es ist bewusst keine freie Programmiersprache: keine Schleifen, keine Datenbankzugriffe, keine beliebigen Funktionen — nur die geprüften Rechenbausteine.
Ist die Funktion in jeder Faktura enthalten?
Die Berechnungsformeln gehören zur Faktura-Basis, sind aber ein Schalter, der aktiviert werden muss. Ist er aus, erscheinen weder die Einstellungsseite noch die Formelfelder am Artikel und an der Position. Gesamtpreis-Artikel lassen sich nicht mit einer Formel versehen, Bundle-Artikel nicht mit einer Mengenformel.
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