Das Berichtswesen im Vertrieb - ein unverzichtbares Marketing Tool
Controlling (Planung und Steuerung) ohne Kennzahlen? Warum das Berichtswesen im Vertrieb so wichtig ist
Um Projektleitern, Führungskräften und der Geschäftsleitung möglichst viele Informationen über die Abläufe im Betriebswesen zu ermöglichen, kann eine geeignete Software (Verarbeitungsprogramm) entscheidende Vorteile bieten. Sie hilft dabei, dass die verschiedenen Projekte des Unternehmens besser gesteuert werden können. Daher findet sich das Reporting (Berichtserstattung), das auch als Berichtswesen im Vertrieb bekannt ist, in nahezu allen Unternehmen. Vom Einzelunternehmer bis zum Großkonzern – mit einer übersichtlichen Darstellung der Kennzahlen, zum Beispiel mit der ameax AkquiseManager CRM-Software, ist stets für den optimalen Überblick über die Abläufe im Betrieb gesorgt. Regelmäßig erstellte systematische Berichte ermöglichen es, bessere geschäftliche Entscheidungen zu fällen. Das Berichtswesen im Vertrieb sorgt für die nötige Transparenz, um wichtige Zahlen und Vorgänge im Blick zu behalten. Je detaillierter und übersichtlicher die Informationen sind, desto besser können relevante Entscheidungen gefällt und Sales (Verkäufe) optimiert werden.
Wie kann ein effizientes Berichtswesen im Vertrieb den Verkaufserfolg steigern?
Kleine Betriebe greifen zur Erstellung von Kennzahlen oft auf einfache Lösungen, wie zum Beispiel einem Programm zur Tabellenkalkulation zu. Ab einer gewissen Größe des Unternehmens reichen diese Daten bei weitem nicht mehr aus. Es sind geeignetere Reports (Berichte) gefragt. Mit einer professionellen Software wie der ameax AkquiseManager CRM-Software für das Berichtswesen im Vertrieb werden die notwendigen Sachverhalte klar aufgeschlüsselt. Wichtig ist, dass die Software sich gemäß den Vorstellungen der Nutzer modifizieren lässt. Sie sollte außerdem Entwicklungen aus der Vergangenheit aktuellen Ereignissen gegenüberstellen. Eventuelle Abweichungen sind ebenso relevant wie mögliche notwendige Steuerungsmaßnahmen. Darüber hinaus sollte das Berichtswesen im Vertrieb Informationen über die Entwicklung in einem zuvor gewählten Zeitfenster aufzeigen. Je fokussierter die zur Verfügung stehenden Aussagen sind, desto leichter lassen sich daraus wünschenswerte Strategien entwickeln, mit denen Manager unmittelbar auf Chancen und Risiken reagieren können.
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Wir erklären, wobei es beim Reporting bzw. Berichtswesen im Vertrieb geht und welche Relevanz die Berichte für den Vertrieb haben.
Welche Arten von Berichten im Vertrieb gibt es?
Wie können die gewonnenen Erkenntnisse Entscheidungen auf Führungsebene unterstützen?
Welche Vorteile bieten turnusmäßige Verkaufsberichte und Kennzahlen?
Wie kann Reporting die langfristige Planung und Strategieentwicklung supporten?
Welche Daten werden benötigt, und wie kann man sie mit geeigneten Techniken und Tools eruieren?
Wie können die durch das Reporting (Berichtserstattung) ermittelten Daten interpretiert werden?
Wie sollte der Bericht strukturiert sein?
Wie können die Ergebnisse kommuniziert werden?
Wie kann das Berichtswesen im Vertrieb automatisiert werden?
Welche Unterstützung bieten CRM-Systeme?
Was bietet die ameax CRM Software für das Reporting?
Grundlagen des Berichtswesens im Vertrieb
Das Berichtswesen im Vertrieb ist für das Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle der unterschiedlichen Unternehmensbereiche) unverzichtbar. Es gewährt den für den Vertrieb Verantwortlichen und dem Management die notwendigen Einblicke in alle aktuellen und relevanten Informationen und Kennzahlen rund um den Vertrieb. Somit spielt das Betriebswesen im Vertrieb eine wesentliche Rolle, um den Erfolg im Vertrieb durch das Ergreifen geeigneter Maßnahmen zu optimieren. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software ist für ein effizientes, erfolgsorientiertes Berichtswesen Im Vertrieb gesorgt.
Definition und Bedeutung
Das Berichtswesen trägt dazu bei, besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen zu können. Hierzu ist eine genaue Analyse von Daten erforderlich. Die erforderlichen Kennzahlen sollten sich dabei stets am jeweiligen Bedarf orientieren. Dies können zum Beispiel technische, rechtliche und steuerrelevante Daten sein. Alle Informationen sollten, wie bei der ameax AkquiseManager CRM-Software, übersichtlich und leicht verständlich zusammengefasst sein und gegebenenfalls wichtige Erklärungen liefern.
Herangezogen werden können hierzu unterschiedliche Kennzahlen. Möglich wäre zum Beispiel der durchschnittliche Umsatz pro Mitarbeiter oder die Anzahl der Kundengespräche. Interessant kann vor allem auch der Überblick über den Gewinn und die Kosten sein. Wie hoch ist der Anteil neuer Kunden? Wie viel Umsatz wird in den einzelnen Kundengruppen erzielt? Die Art der Kennzahlen kann sehr vielfältig sein. Und auch die Reports (Berichte) können unterschiedlichen Anforderungen genügen. Vom Standardbericht, der in Inhalt, Form und Erscheinungszeitraum einem festgelegten Standard folgt über den Bedarfsbericht, der immer dann benötigt wird, wenn die Informationen des Standardberichtes nicht ausreichen bis hin zum Abweichungsbericht, bei dem Key Performance Indicators (Leistungsindikatoren mit Schlüsselfunktion), kurz KPIs genannt, herangezogen werden, um wichtige Informationen über den Leistungsstand des Unternehmens zu erhalten.
Ziele für das Berichtswesen im Vertrieb
Zu nennen sind hier die Informationsbereitstellung, die Performance-Überwachung und die Entscheidungsunterstützung. Mit der Bereitstellung von Informationen erhalten die Mitarbeiter auf Entscheidungsebene wichtige Kennzahlen über die Produkte, die Kunden, den Vertrieb, den Markt und die dort vertretenen Mitbewerber. Ihre Analyse legt den derzeitigen Stand und eventuelle Entwicklungen im Vertrieb offen. Die Leistung im Vertrieb kann anhand zuvor definierter Ziele mit den Kennzahlen gemessen und bewertet werden. So können Stärken und Schwächen erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Dank der fundierten Daten hilft das Berichtswesen im Vertrieb dabei, strategische und operative Entscheidungen zu fällen und neue Ziele zu definieren. Wie wirkt sich die Entwicklung auf die Zukunft aus und wie kann man den Trend positiv beeinflussen? Antworten auf Fragen wie diese können mithilfe des Berichtswesens im Vertrieb gefunden und effizient umgesetzt werden. Schwachstellen und Fehlentwicklungen können frühzeitig erkannt, Stärken ausgebaut werden.
Wie bereits angesprochen gibt es verschieden Arten von Berichten. Dies bezieht sich nicht nur auf die Form, sondern auch auf die Inhalte. Diese richten sich nach dem jeweiligen Informationsbedarf. Der Vertriebsbericht konzentriert sich unter anderem auf die wichtigsten Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Kosten und Marktanteile. Er wird turnusmäßig erstellt. Dies kann wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich sein. Der Vertriebsplanungsbericht beschäftigt sich mit den geplanten Zielen und Strategien. Er kann zum Beispiel für ein Produkt, einen Marktbereich oder eine Region erstellt werden. Bei einem Vertriebsanalysebericht handelt es sich um einen detaillierten Bericht, der die Kennzahlen des Vertriebs nicht nur darstellt, sondern auch interpretiert.
Tägliche oder wöchentliche Verkaufsberichte
Tägliche oder wöchentliche Berichte liefern einen idealen Überblick über die Abläufe im Vertrieb. Die kontinuierlich erfassten Kennzahlen und deren Auswertung erlauben eine schnelle und wirkungsvolle Reaktion. Probleme können erkannt und Maßnahmen gesteuert werden. Im Bericht enthalten sein sollte ein Titel, der eine Übersicht über die zu erwartenden Inhalte bietet. Die Kennzahlen sollten relevant und vergleichbar sein. Ideal sind Tabellen, Grafiken oder Diagramme. Die Aktivitäten sollten ebenfalls aufgezeigt werden. Möglich sind hier zum Beispiel aussagekräftige Listen. Zum Abschluss des Berichtes sollten Ziele und Empfehlungen für weitere Handlungsweisen erfolgen. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software lassen sich die Anforderungen für das Berichtswesen im Vertrieb optimal erfüllen.
Die tägliche oder wöchentliche Erstellung der Verkaufsberichte bietet viele Vorteile für das Marketing. Abweichungen und deren Ursachen sowie Erfolgsfaktoren und Verbesserungspotenziale können zeitnah erkannt werden. Korrektur- und Optimierungsmaßnahmen können hierdurch schnell und effizient umgesetzt werden. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software stehen jederzeit alle erforderlichen Daten zur Verfügung.
Monatliche oder jährliche Verkaufsberichte
Hier werden die Ergebnisse des Vertriebs im monatlichen oder jährlichen Turnus erfasst. Diese Daten dienen vor allem der Konzeption von langfristigen Planungen und Strategien. Die Analyse der Sales und der Vertriebsleistung erfolgt über einen längeren Zeitraum und spiegelt somit eine längere Entwicklung. Tendenzen können so besser erkannt werden. Zur Erstellung effektiver Vertriebsberichte sind Tools (Werkzeuge) wie die ameax AkquiseManager CRM-Software eine hilfreiche Unterstützung, auf die man nicht verzichten sollte. Nur wer seine Kennzahlen im Blick hat und stets über ein Maximum an Informationen verfügt, wird Probleme und deren Ursachen rechtzeitig entschlüsseln können. Das Gleiche gilt für erfolgversprechende Potenziale. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software lässt sich eine langfristige Planung und Strategieentwicklung einfach und erfolgversprechend umsetzen.
Datensammlung im Berichtswesen Vertrieb
Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software werden die Kennzahlen über die Vertriebsaktivitäten und -ergebnisse aus den unterschiedlichsten Quellen zusammengefasst und analysiert. Anhand dieser Daten kann die Leistung gemessen und verbessert werden. Die relevanten Daten für das Berichtswesen im Vertrieb können dabei je nach Unternehmen, Branche, Markt und Zielgruppe variieren. Kundendaten spiegeln die Merkmale, die Bedürfnisse, die Zufriedenheit und mehr der Kunden. Produktdaten beschreiben unter anderem die Eigenschaften, die Qualität, die Preise und die Rentabilität der Produkte oder Dienstleistungen. Marktdaten befassen sich mit Trends, Chancen und Bedrohungen des Marktes. Bei den Wettbewerbsdaten handelt es sich um Kennzahlen aus dem Bereich der Mitbewerber am Markt. Vertriebsdaten wiederum zeigen Aktivitäten, Ergebnisse, Ziele und Strategien auf.
Die Tools (Werkzeuge) und Techniken zur Datensammlung können je nach Art der Daten, deren Menge und der gewünschten Verarbeitung breit gefächert sein. Eingesetzt werden zum Beispiel Datenbanken, die die Daten speichern und organisieren. Mit einer Datenanalyse werden die Daten ausgewertet und interpretiert. Mit dem Datenreporting (Datenbericht) werden die Daten klar, prägnant und verständlich präsentiert. Mit CRM Systemen wie der ameax AkquiseManager CRM-Software lassen sich Daten übersichtlich darstellen. Hilfreich können auch ERP-Systeme und Quellen wie z. B. Webseiten oder Branchenberichte sein.
Datenanalyse im Berichtswesen
Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und eine Realisierung der strategischen Ziele im jeweiligen Unternehmen zu erreichen, ist eine Interpretation der aus dem Berichtswesen ersichtlichen Daten erforderlich. Sie müssen in einen entsprechenden Kontext gesetzt werden, damit Schlussfolgerungen und Empfehlungen für weitere Strategien abgeleitet werden können. Dies gelingt mithilfe geeigneter Analysetechniken. Zu nennen wären hier die deskriptive Analyse, die explorative Analyse, die prädiktive Analyse und die präskriptive Analyse. Hieraus ergeben sich Erkenntnisse darüber, was die Daten aussagen und welche Bedeutung dies für den Vertrieb hat. Im Anschluss sollten sich die Ergebnisse in einer Handlungsempfehlung spiegeln.
Für eine möglichst klare Darstellung werden Visualisierungsmethoden eingesetzt, die informieren, überzeugen und Handlung initiieren sollen. Hierfür eignen sich zum Beispiel Tabellen, Grafiken oder Diagramme. Wichtige Daten sollten hervorgehoben, weniger wichtige Daten ausgeblendet werden. Somit wird eine eventuell eher verwirrende Komplexität vermieden und eine Konzentration auf das Wesentliche ermöglicht. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software werden die Daten konsistent und vergleichbar aufbereitet. Muster und Trends werden aufgezeigt. Mithilfe einer ansprechenden Visualisierung wird die Entscheidungsfindung deutlich vereinfacht.
Berichterstattung
Das Vertriebsreporting erlaubt es, die aus der Datenanalyse gewonnenen Erkenntnisse ansprechend zu präsentieren und kommunizieren. Eine wichtige Grundlage ist hierbei die Strukturierung des Berichts. Die Inhalte werden in einer zuvor festgelegten Reihenfolge unter Berücksichtigung wichtiger Aspekte aufbereitet. Für welche Zielgruppe wird der Bericht erstellt? Welches Ziel soll mit dem Bericht erreicht werden? Die Daten, Ergebnisse und Schlussfolgerungen sollten relevant, aussagekräftig und konsistent sein. Sie sollten in einer logischen und nachvollziehbaren Reihenfolge präsentiert werden, um eine Kommunikation der Ergebnisse zu vereinfachen. Als Format dienen Texte, Tabellen und mehr. Mögliche Kanäle sind z. B. Meetings, Websites oder E-Mails. Um eine ansprechende Visualisierung zu erstellen, sie zu übermitteln und die Berichte kontinuierlich zu aktualisieren, empfiehlt sich eine entsprechende Technologie im Berichtswesen.
Durch den Einsatz geeigneter Hardware und Software wird das Berichtswesen im Vertrieb deutlich vereinfacht und erfolgt zudem automatisiert. Für das Controlling bieten sich dank der elektronischen Tools (Werkzeuge) eine Vielzahl von Möglichkeiten, Daten und mehr zu visualisieren. Mit Softwarelösungen wie der ameax AkquiseManager CRM-Software bieten sich für alle Bereiche im Unternehmen Vorteile. Sei es im Marketing, im Vertrieb oder den Human Resources (Personalwesen) – das Berichtswesen im Vertrieb liefert mit einer geeigneten Software schnell und zuverlässig wertvolle Erkenntnisse, die den Erfolg des Unternehmens optimieren können. Die vielseitige ameax AkquiseManager CRM-Software bietet maximalen Support (Unterstützung) – ein Vorteil, den erfolgsorientierte Unternehmen zu schätzen wissen.
Die Ziele des Vertiebs
Umsatzsteigerung
CRM-Systeme für das Berichtswesen im Vertrieb
CRM-Systeme für das Berichtswesen im Vertrieb sind eine wertvolle Unterstützung, um Daten aller Art zu verwalten und zu pflegen. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software verfügen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen über ein Tool (Werkzeug), das effiziente Lösungen anbietet. Gerade im Bereich der Daten von Kunden und den Kundenbeziehungen sollte man nichts dem Zufall überlassen. Die ameax AkquiseManager CRM-Software lässt sich mühelos in das Betriebswesen integrieren. Alle Vertriebsaktivitäten und die hieraus abzuleitenden Ergebnisse werden erfasst. Anschließend können sie mit der Software analysiert und ansprechend präsentiert werden.
Die Intergration der ameax AkquiseManager CRM-Software mit dem Betriebswesen und die damit verbundenen Vorteile
Für die Integration der ameax AkquiseManager CRM-Software mit dem Betriebswesen werden von der Software-Daten aus vielen verschiedenen Quellen eruiert. Das Exportieren in Power Point, Excel. PDF und andere Formate lässt sich problemlos durchführen. Die Automatisierung turnusmäßig erstellter Berichte gelingt dank vorgefertigter Vorlagen und weiteren hilfreichen Extras perfekt, sodass das Controlling deutlich erleichtert wird. Die ameax AkquiseManager CRM-Software wählt relevante KPIs, die Key Performance Indicators (Schlüsselindikatoren) und darüber hinaus die jeweils am besten geeigneten Formate aus. Maximale Verständlichkeit der Berichte in kürzester Zeit und Best Practices im Berichtswesen sind mit der ameax AkquiseManager CRM-Software selbstverständlich.
Mit effizientem Vertriebsreporting stets auf dem aktuellen Stand - mit der flexibel anpassbaren CRM-Software von ameax
Für Manager, Geschäftsführung und Co. sind aktuelle Informationen das A & O für den Erfolg des Unternehmens. Hierzu sind eine regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung des Berichtswesens unerlässlich. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software ist sichergestellt, dass alle Daten kontinuierlich synchronisiert werden. Die Berichte können individuell angepasst werden. Inhalte, Formate und Struktur der Berichte lassen sich anhand der Bedürfnisse und Wünsche der jeweiligen Zielgruppe ausrichten. Darüber hinaus stehen zahlreiche Filter zur Verfügung, sodass das Gruppieren und Sortieren von dem Zeitraum, der Region, der Produkte und mehr problemlos möglich ist. Selbstverständlich können die Berichte jederzeit überprüft, kommentiert, bewertet und validiert werden. Mit der ameax AkquiseManager CRM-Software ist für eine optimale Datenqualität garantiert, die dem Berichtswesen im Vertrieb ein Maximum an Genauigkeit verleiht.
Support und mehr - perfekte Unterstützung durch die Schulung des Vertriebsteams
Ein gutes CRM-System zeichnet sich dadurch aus, dass es die Schulung des Vertriebsteams unterstützt. Hierzu gehören eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, eine umfassende Dokumentation, eine FAQ-Bereich, ein Tutorial-Video, ein Online-Hilfe-System und vieles mehr. Um das Vertriebsteam effizient zu schulen und damit die Vertriebsleistung zu optimieren, ist es unverzichtbar aufzuzeigen, wie man Berichte mit der CRM-Software erstellt, sie interpretiert, sie visualisiert und kommuniziert.
Lassen auch Sie sich von den vielen Funktionen und den Vorteilen für Ihr Unternehmen der ameax AkquiseManager CRM-Software überzeugen und genießen Sie maximalen Support!
