Die Aufgabe Projektmanagement im Detail
Grob zusammengefasst lässt sich sagen, dass der Projektmanager der Koordinator sämtlicher Projekte in Ihrem Unternehmen ist. Je nach Arbeitsweise und Organisation kann der Leiter von einem Team diese Aufgabe für seinen Bereich übernehmen oder es existiert ein übergeordnetes Management, welches bei größeren Projekten die Steuerung durchführt. Die Aufgabe Projektmanagement ist essenziell, da nur ein einzelner Projektmanager den Überblick haben kann und die Verantwortung für das Gelingen von Projekten besitzen sollte. Ohne ein übergeordnetes Management würde keine Aufgabe entstehen, die die Sachbearbeiter auf ihrer Ebene abarbeiten können. Außerdem würde die Einhaltung von Fristen und die Umsetzung von Kundenwünschen ohne eine zentrale Stelle nicht gelingen. Jedes Projekt ist für den Manager in fünf Phasen unterteilt, in denen er jeweils eine andere Rolle einnehmen muss.
1. Start: In der ersten Phase erarbeitet der beauftragte Manager das Ziel vom Projekt. Außerdem steuert er Machbarkeitsanalysen an und errechnet die Wirtschaftlichkeit der anstehenden Aufgabe. Gemeinsam mit einem Plan zu den Ressourcen und dem Budget empfiehlt er der Geschäftsführung die Durchführung oder die Ablehnung der Projekte.
2. Planung: Einen vollumfänglichen Plan zu erstellen, ist für das Projektmanagement bereits Detailarbeit. Es werden Aufgaben in Paketen zusammengefasst, Ressourcen vergeben, Zeitleisten gezeichnet und Projektpläne erstellt.
3. Durchführung: Während der Phase der Durchführung sind das Team und jeder einzelne Sachbearbeiter zum Handeln aufgefordert. Es ist das Ziel, dass alle benötigten Mitarbeiter ins Arbeiten kommen. Die Projektsteuerung kann an dieser Stelle die Ressourcen und die Zeit im Auge behalten.
4. Überwachung: Ähnlich wie bei der Durchführung stehen im Bereich der Überwachung die kontrollierenden Tätigkeiten im Fokus. Sobald Fehler auffallen oder Verbesserungen möglich sind, werden diese vom Projektmanagement umgehend angegangen.
5. Analyse: Aus jedem Projekt lassen sich Rückschlüsse für die Zukunft ziehen. Damit Verbesserungen für anstehende Projekte genutzt werden, ist es eine Tätigkeit vom Projektmanagement, sämtliche abgeschlossenen Arbeiten zu durchleuchten.
Zur Aufgabe Projektmanagement gehört es, dass das Projekt nicht nur gelingt, sondern auch effizient abgearbeitet wird. Der Projektmanager sucht jederzeit nach Verbesserungen in den Prozessen. Jede Arbeit sollte mit dem Ziel durchgeführt werden, dass sich Kosten und Zeit einsparen lassen, um letztendlich den höchstmöglichen Gewinn aus einem Projekt zu ziehen. An dieser Aufgabe wird sich die Führungskraft zum Projektabschluss messen lassen müssen.
Anforderungen an den Projektmanager
Eines vorab: Der Projektmanager ist kein klar definierter Beruf mit einer Ausbildung und einer Stellenbeschreibung. Vielmehr ist es häufig der Leiter von einem Team, der die Aufgabe zusätzlich erhält. Oder aber das Management in einem Unternehmen bestimmt eine Person, alle anfallenden Projekte im Betrieb zu leiten. Zum optimalen Gelingen werden an die Personen bestimmte Anforderungen gestellt, die sich bei der Bearbeitung von Projekten als typisch bezeichnen lassen. In erster Linie ist analytisches Denken gefragt, da bei der Projektsteuerung alle Stricke zusammenlaufen und jederzeit Durchblick herrschen muss. Doch auch die Kommunikationsfähigkeit darf nicht zu kurz kommen, wenn unterschiedliche Abteilungen in Projektbesprechungen auf das gleiche Ziel eingestimmt werden sollen. Darüber hinaus sind Kompetenzen in den Bereichen Flexibilität, Teamfähigkeit, Zeitmanagement, Organisation oder Problemlösungen gefordert. All diese Themenfelder sind Bestandteile verschiedener Studiengänge in den wirtschaftlichen Fachbereichen, sodass Projektmanager häufig eine kaufmännische Ausbildung mit einem anschließenden Studium vorweisen können. Die entsprechenden Fähigkeiten für die Aufgabe Projektmanagement lassen sich jedoch auch nachträglich über Schulungen aneignen. Dies ergibt zahlreiche Möglichkeiten für Quereinsteiger, die in ihrem jeweiligen Bereich bereits ein hohes Fachwissen vorweisen und die restlichen Fähigkeiten nachträglich erlernen. Über Fortbildungen kann jeder Sacharbeiter durch den Einstieg ins Management Karriere machen.
Aufgabenkatalog für das Projektmanagement
Jedes Projekt bringt klassische Aufgaben mit sich, mit denen der Projektleiter wiederkehrend konfrontiert wird. Damit klar wird, was alles hinter der Aufgabe Projektmanagement steht, geben wir einen kleinen Überblick zu den klassischen Tätigkeiten:
– Budget und Qualität vom Projekt im Überblick behalten
– Gesamten Plan für Projekt erstellen
– Deadlines jeder Arbeit überwachen
– Risiken einschätzen und flexibel hierauf reagieren
– Durchführung der Projekte anstoßen
– Dokumentation und Archivierung der vollbrachten Arbeit
– Analyse abgeschlossener Projektarbeiten mit Entwicklung von Potenzialen
– Präsentation der Ergebnisse an das oberste Management
– Kommunikation an das Team und alle Projektbeteiligten
– Abrechnung an den Kunden
Selbstverständlich können die Aufgaben in jedem Unternehmen unterschiedlich ausfallen und auch von der Branche beeinflusst werden. Dennoch bleibt festzuhalten, dass der Beruf des Projektmanagers ein breites Aufgabenfeld mit sich bringt, in dem es viele unterschiedliche Herausforderungen zu bewältigen gilt. Außerdem darf zu keiner Zeit die Kommunikation im Beruf unterschätzt werden. Ein Projektleiter sollte extrovertiert gegenüber den Projektbeteiligten sein und viele Erklärungen leisten. Er ist in jedem Bereich involviert und sollte sich Zeit für jedes Team nehmen. Es kann vorkommen, dass sich ein Termin für Projektbesprechungen an den nächsten Termin anschließt. Gerade in der Phase der Durchführung ist die offene Kommunikation durch das Projektmanagement unerlässlich.
Die potenziellen Verdienstmöglichkeiten
Wie in jedem Beruf kommt es auch bei der Aufgabe Projektmanagement früher oder später zu der Frage der Entlohnung. Da es sich bei der Projektleitung jedoch nicht um einen Ausbildungsberuf oder ein fest definiertes Studium handelt, ist die Spanne für die Verdienstmöglichkeit recht hoch. Außerdem spielt die Tatsache herein, dass die Unternehmen den unterschiedlichsten Branchen angehören und somit bereits aus Tarifgründen ein kaum vergleichbares Gehaltsniveau aufrufen. Die Spanne für das Gehalt lässt sich in etwa zwischen 44.000 EUR und 90.000 EUR Jahresverdienst ziehen. Dabei werden Projektleiter mit einem eigenen Team und Führungsposition mehr verdienen, als wenn es sich um eine Stabstelle im Betrieb handelt. Auch die gesammelten Erfahrungen in der bisherigen Karriere werden eine Rolle bei der Gehaltsfindung spielen. Letztendlich wird es auch auf das Verhandlungsgeschick des Stelleninhabers ankommen, sodass die Gehaltsspanne nur als Annäherung an den tatsächlichen Betrag gesehen werden sollte. Ausreißer nach oben oder nach unten sind weiterhin immer möglich.
Aufgabe Projektmanagement mit Computerunterstützung bewältigen
Die Aufgaben des Projektmanagers werden in der heutigen Zeit stark durch den Einsatz diverser Software vereinfacht. Ohne entsprechende Programme ist es für den menschlichen Verstand kaum zu überblicken, einen kompletten Plan für ein Projekt mit all seinen Zusammenhängen zu erstellen. Die Software für das Projektmanagement gibt jedem Arbeitsschritt das gleiche Aussehen und hilft bei der Einsatzplanung jeglicher Ressourcen wie beispielsweise den Arbeitszeiten. Außerdem hilft die Software bei der Einhaltung von Fristen. Sobald das Programm eine Zeit als kritisch betrachtet, wird das Management automatisch über das Risiko informiert. Des Weiteren können alle Beteiligten den aktuellen Projektstand mit allen Verantwortlichkeiten, Daten und Aufgaben jederzeit und von jedem Ort aus ablesen. Auch die interne Kommunikation lässt sich über Kommentarfunktionen deutlich vereinfachen. Am Ende eines Projektes dient die Software als Archiv zum Abspeichern sämtlicher Dokumente rund um die erledigte Arbeit. Ein Tool, welches die Aufgabe Projektmanagement deutlich vereinfacht, ist die Software ameax Aufgabenmanagement. Testen Sie das Programm völlig kostenlos für die nächsten 30 Tage und lassen sich davon überzeugen, dass sich die Arbeit des Projektleiters revolutionieren lässt.
