Belege weiterführen
Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung — per Klick, ohne Abtippen, mit lückenloser Spur.
Jeder Folgebeleg entsteht aus dem vorigen: Angebot, Auftrag, Kommissionierung, Lieferschein, Rechnung. Die Positionen werden übernommen, nichts wird abgetippt, und jeder Beleg zeigt, woraus er entstanden ist — eine lückenlose Kette vom ersten Angebot bis zur Rechnung.
Ein Vorgang zieht sich durch mehrere Belege: Sie schreiben ein Angebot, der Kunde nimmt an, Sie bestätigen den Auftrag, packen die Ware mit einem Lieferschein und schreiben am Ende die Rechnung. Fünf Belege, aber immer dieselben Positionen. Wer sie jedes Mal neu erfasst, tippt viermal ab, was schon dasteht — und mit jedem Abtippen schleicht sich ein Zahlendreher ein, der weiter hinten in der Kette niemandem mehr auffällt.
Mit Belege weiterführen erfassen Sie einen Vorgang einmal und tragen ihn durch die ganze Kette: Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung — per Klick, mit übernommenen Positionen und einer lückenlosen Spur.
Was heißt einen Beleg weiterführen?
Aus einem bestehenden Beleg den nächsten erzeugen — etwa aus dem Auftrag den Lieferschein. Die Positionen werden übernommen, ameax legt den Folgebeleg an und verknüpft ihn mit dem Ursprung.
Was ist die Belegverkettung?
Die Verbindung zwischen Ausgangs- und Folgebeleg. Sie macht nachvollziehbar, aus welchem Angebot ein Auftrag und aus welchem Auftrag eine Rechnung wurde.
Einmal erfassen, weitertragen
Der Gedanke ist einfach: Positionen, die schon einmal erfasst wurden, sollen nicht noch einmal getippt werden. Ein Beleg trägt seinen Inhalt zum nächsten weiter — und Sie greifen nur dort ein, wo sich etwas ändert, etwa wenn nur ein Teil geliefert wird.
Das spart nicht nur Zeit, es beseitigt eine Fehlerquelle: Weil die Rechnung dieselben Positionen trägt wie der Auftrag, kann sie nicht davon abweichen. Was der Kunde bestellt hat, steht auf dem Lieferschein und auf der Rechnung — ohne dass jemand es dreimal richtig abschreiben muss.
Vom Angebot zur Rechnung
Die Weiterführung folgt einer festen Kette in Richtung Abrechnung. Jeder Beleg bietet genau die Folgebelege an, die im Prozess als Nächstes kommen:
- Angebot → Auftrag, Kommissionierung, Lieferschein, Rechnung oder Storno.
- Auftrag → Kommissionierung, Lieferschein, Rechnung oder Storno.
- Kommissionierung → Lieferschein, Rechnung oder Storno.
- Lieferschein → Rechnung oder Storno.
- Rechnung → Storno.
Dazu kommen die Sonderwege: eine Proformarechnung wird zur Rechnung, eine Bestellung zur Eingangsrechnung, Dauerrechnung und Dauergutschrift setzen sich fort. Jeder Zielbeleg erscheint nur, wenn Sie den Belegtyp verwenden — was Sie nicht brauchen, taucht gar nicht erst auf.
Die Richtung ist bewusst festgelegt: Eine Rechnung lässt sich nur noch stornieren, nicht in einen Lieferschein zurückverwandeln. So bleibt der Belegfluss eindeutig und niemand springt versehentlich rückwärts.
Jeder Beleg kennt seine Herkunft
Beim Weiterführen entsteht nicht nur ein neuer Beleg, sondern auch eine Verbindung zum Ursprung. Jeder Folgebeleg weiß, woraus er entstanden ist — und diese Kette reicht über die einzelne Position bis in die Rechnung.
Im Alltag heißt das: Kommt eine Rückfrage zu einer Rechnung, sehen Sie, aus welchem Lieferschein und welchem Auftrag sie stammt und auf welches Angebot sie zurückgeht. Kein Suchen nach zusammengehörigen Belegen, kein Rätselraten, ob eine Position wirklich beauftragt war — die Spur ist lückenlos und liegt am Beleg.
Damit dabei nichts doppelt entsteht, ist ein bereits weitergeführter Beleg gegen erneutes Weiterführen gesperrt. Eine bewusste Ausnahme ist das Dropshipping, wo ein Auftrag parallel in Lieferschein und Rechnung läuft.
Storno und Sonderwege
Aus fast jedem Beleg lässt sich ein Storno erzeugen — der saubere Weg, einen ausgegebenen Beleg rückgängig zu machen, statt ihn zu löschen. Neben der klassischen Verkaufskette trägt dieselbe Mechanik auch die Einkaufsseite (Bestellung wird zur Eingangsrechnung) und wiederkehrende Belege. Und verwandte Ableitungen wie das Kopieren eines Belegs, der Split je Dropshipping-Lieferant oder die Abschlags- und Teilrechnung nutzen dieselbe Verkettung — jeder abgeleitete Beleg bleibt mit seinem Ursprung verbunden.
Neu tippen oder weiterführen?
| Frage | Jeden Beleg neu erfassen | Belege weiterführen |
|---|---|---|
| Positionen im Folgebeleg | abtippen | werden übernommen |
| Abweichung Rechnung/Auftrag | schleicht sich ein | ausgeschlossen, gleiche Positionen |
| Zusammengehörige Belege finden | manuell suchen | über die Verkettung sichtbar |
| Woher stammt eine Position? | nachfragen | bis zum Angebot zurückverfolgbar |
| Doppelte Folgebelege | passieren | Ursprung wird gesperrt |
| Storno | Beleg löschen? | sauberer Stornobeleg |
Kurz gesagt
Ein Vorgang durchläuft mehrere Belege, aber es sind immer dieselben Positionen. Sie jedes Mal neu zu tippen, kostet Zeit und schafft Abweichungen, die weiter hinten niemand mehr bemerkt.
Belege weiterführen trägt den Vorgang durch die ganze Kette: vom Angebot zur Rechnung, Positionen übernommen, Richtung festgelegt, jeder Beleg mit seiner Herkunft verkettet. Einmal erfasst — und sauber bis zur Rechnung durchgereicht.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was heißt einen Beleg weiterführen?
Aus einem bestehenden Beleg den nächsten in der Kette erzeugen — etwa aus einem Angebot einen Auftrag, aus dem Auftrag einen Lieferschein, daraus eine Rechnung. Die Positionen werden dabei übernommen, Sie müssen nichts erneut erfassen. ameax legt den Folgebeleg an und verknüpft ihn mit dem Ursprung.
Welche Belege lassen sich in welche weiterführen?
Es gilt eine feste Kette: Ein Angebot wird zu Auftrag, Kommissionierung, Lieferschein, Rechnung oder Storno; ein Auftrag zu Kommissionierung, Lieferschein, Rechnung oder Storno; ein Lieferschein zu Rechnung oder Storno; eine Rechnung zu einem Storno. Dazu Sonderwege wie Bestellung zu Eingangsrechnung oder Proforma zu Rechnung. Jeder Zielbelegtyp muss aktiviert sein.
Werden die Positionen übernommen?
Ja. Beim Weiterführen übernimmt ameax die Positionen des Ausgangsbelegs in den Folgebeleg — Sie tippen nichts ab. Der Folgebeleg lässt sich anschließend anpassen, bevor er ausgegeben wird.
Sieht man einem Beleg an, woraus er entstanden ist?
Ja. Jeder weitergeführte Beleg bleibt mit seinem Ursprung verkettet, und die Verkettung reicht über die Position bis in die Rechnung. So lässt sich lückenlos nachvollziehen, aus welchem Angebot ein Auftrag, aus welchem Auftrag ein Lieferschein und aus welchem Lieferschein eine Rechnung wurde.
Kann ich einen Beleg mehrfach weiterführen?
Ein bereits weitergeführter Beleg ist gegen erneutes Weiterführen gesperrt, damit nichts doppelt entsteht. Eine gezielte Ausnahme ist das Dropshipping, bei dem ein Auftrag parallel in Lieferschein und Rechnung geht.
Kann ich jeden Beleg in jeden beliebigen anderen umwandeln?
Nein. Die Weiterführung folgt einer festen Kette in Richtung des Abrechnungsprozesses. Eine Rechnung lässt sich zum Beispiel nur noch stornieren, nicht in einen Lieferschein zurückverwandeln. Das hält den Belegfluss sauber und nachvollziehbar.
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