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CRM Tools für effizientes Sales und Marketing

Unabhängig von der Größe eines vertriebsorientierten Unternehmens und der Branche, in der es agiert sowie dem Produkt beziehungsweise der angebotenen Dienstleistung, zählt das Management der Beziehungen mit seinen Kunden (CRM) immer zu den zentralen Aufgaben. Erfolgreiche Firmen meistern genau diese Herausforderung durchweg sehr gut. In aller Regel hat ein modernes CRM Tool Ordnung und Übersicht in das Chaos Ihrer Kundendaten gebracht und lästige, zeitraubende Routineaufgaben in den Bereichen Sales, Marketing, Kundenservice und Support erleichtert oder sogar komplett übernommen. Folglich haben diese Unternehmen auch den besten Service im Vergleich zu den Wettbewerbern. Business Tools, insbesondere ein gutes CRM Tool, haben somit einen starken Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Eine der wichtigsten Aufgaben im Marketing und Vertriebsinnendienst ist beispielsweise die Generierung von Leads. Dabei wird stets angestrebt eine Vielzahl an Leads für die Vertriebsmitarbeiter in der Pipeline zu haben. Diese Aufgabe wird den Nutzern eines CRM System erleichtert.

Unternehmen und Dienstleistern, die ihre Kunden und Kontakte professionell verwalten möchten, bietet der Markt garantiert mehrere auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene CRM Tools. Falls Sie vorhaben, ebenfalls zukünftig eine CRM Software einzusetzen, jedoch noch unsicher sind, zu welcher Lösung Sie greifen sollen, helfen Ihnen die folgenden Ausführungen zur Beantwortung potentieller Fragen und bei der Entscheidungsfindung.

Was müssen moderne CRM Tools können?

Die Abkürzung CRM steht für Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement). Neben den Bereichen Sales, Marketing und Accounting gehört CRM ebenfalls zu den essentiellen Abteilungen oder Aufgabengebieten eines jeden modernen, vertriebsorientierten Unternehmens, unabhängig davon, ob es sich dabei um ein kleines oder großes Unternehmen handelt. Um eine lange und für alle Seiten lukrative Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten, obliegt es diesem Bereich, alle dafür nötigen Gegebenheiten zu etablieren. Hierzu zählen vor allem das Schaffen von gerechtfertigtem Vertrauen, zum Beispiel durch stets eingehaltene Absprachen oder dem Entgegenbringen echter Wertschätzung, beispielsweise durch Einladungen zu Veranstaltungen aufgrund besonderer Firmentreue. Ohne die Unterstützung durch darauf spezialisierte Software ließen sich die genannten Beispiele nur schwer, bis gar nicht aufgrund fehlender Übersicht verwirklichen.

Ein CRM System kann als Gesamtpaket mehrere CRM Tools beinhalten. Im besten Fall sollte es einen modularen Aufbau besitzen. Dadurch können seine Funktionen und Features besser an die Bedürfnisse eines Unternehmens und das jeweilige Team beziehungsweise die Nutzer angepasst sowie bei Bedarf mit der Zeit Stück für Stück ergänzt werden (zum Beispiel begleitend zu der Entwicklung des Unternehmens von einem kleinen zu einem mittelständischen Unternehmen). Dies macht sich auch positiv bei den Kosten bemerkbar, sodass beispielsweise Start-ups den einzureichenden Business Plan nicht unnötig aufblähen müssen.

Mit dem grundlegendsten CRM Tool, der Kundendatenbank, lassen sich beispielsweise alle Kontaktdaten mit Hilfe eines aufgeräumten und übersichtlichen Adress- und Kontaktmanagements verwalten. Jeder Kunde wird im Rahmen eines einzelnen Kundendatensatzes gespeichert, sodass Sie sämtliche Daten zentral gesammelt haben und diese als Übersicht einsehen können. Sämtliche Informationen zu einem Kontakt mit diesem Kunden werden in diesem zentralen Kundendatensatz gespeichert. Dabei verfügt dieses Tool ebenfalls über umfassende Such- und Auswahlfunktionen für die exakte Selektion von Zielgruppen für die Durchführung bestimmter Aufgaben, wie den Versand von Mails durch das Marketing. Auch anschließende Analysen und Auswertungen werden mit Hilfe der Funktionen zum Selektieren und einem angegliederten Statistikbereich zum Kinderspiel.

Ein weiteres Feature eines guten CRM Systems sollte die Integration eines Faktura-Moduls sein. Damit generieren Sie Belege für den Angebots-, Auftrags- und Rechnungsversand direkt innerhalb einer einzigen Software. Die Investition in zusätzliche Programme und deren Pflege ist dadurch auch nicht nötig, was zu einer deutlichen Erleichterung des Arbeitsalltags führt. Ein automatisiertes Mahnwesen, welches Ihnen auch noch die lästigen Erinnerungen und Mahnungen an säumige Debitoren abnimmt, rundet die Funktionen eines gelungenen Faktura-Moduls ab.

Darüber hinaus lassen andere CRM Tools auch weitere zeitintensive Routineaufgaben automatisch ablaufen, wodurch Sie sich wertvolle Manpower und Arbeitszeit sparen. Zeit, die Sie für Ihre Vertriebsaktivitäten besser einsetzen können. Erstellen Sie beispielsweise vollautonom ablaufende Prozesse für den Umgang mit neu eintreffenden Leads (=Interessenten). Von der Verarbeitung der Daten einer Eintragung in ein Kontaktformular auf Ihrer Website, über den Versand einer vorgefertigten Mail als Bestätigung bis hin zur korrekten Zuteilung des Leads an den passenden Fachbereich vergehen nur Sekundenbruchteile ohne Zutun von außen. Für die folgende Bearbeitung durch einen Betreuer, welcher zugleich Nutzer der CRM Software ist, stehen diesem auch Textvorlagen für die weiteren Kontakte via E-Mail oder Post zur Verfügung. Diese sind mit Variablen versehen, welche sich mit den Angaben aus dem Datensatz des Leads selbst bestücken, wodurch immer ein persönlicher Bezug zum Adressaten sichergestellt wird. Dies gilt sowohl für das Versenden einer Mail als auch für den klassischen Brief. Ohne viel selbst Tippen zu müssen wird die weiterführende Korrespondenz spürbar erleichtert.

Dies waren nur einige Beispiele von vielen, wie eine CRM Software mit ihren einzelnen Funktionen Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit bereichern kann. Sobald die CRM Tools in alle Geschäftsprozesse integriert sind, entsteht in relativ kurzer Zeit ein immenses Wissen bezüglich tatsächlicher und potentieller Kunden sowie über Märkte und Wettbewerber. Das gesamte operative Geschäft wird „nebenbei“ auch transparenter und effizienter. So profitieren nicht nur Sie und Ihr Team, sondern auch ein jeder einzelne Kunde, der ein Produkt von Ihnen erwirbt oder erwerben möchte, vom professionellen Management Ihrer Kundenbeziehungen.

Hinweise, die darauf deuten, dass Sie ein CMR Tool benötigen

Falls Sie auch nur einen der nun folgenden Anhaltspunkte in Ihrem Unternehmen beobachten, lohnt sich der Einsatz eines CRM Tools definitiv! Sorgen Sie dafür, dass Sie die Daten zu Ihren (potentiellen) Kunden schneller finden, effizienter beziehungsweise besser verwalten und gekonnt verwenden können, um sie für sich zu gewinnen und dauerhaft zu binden.

  • Sie haben öfters Schwierigkeiten, dringend benötigte Kundendaten (zum Beispiel: E-Mail-Adresse des Kunden zur Versend