Flexible Rechnungssoftware für effizientes Rechnungsmanagement

Effizientes Rechnungsmanagement mithilfe von Rechnungssoftware - wichtiger denn je

Angebote schreiben, Rechnungen erstellen – das gehört in Betrieben zum Alltag. Eine Rechnungssoftware mit allen Funktionen rund um das Rechnungsmanagement wird immer wichtiger. Das liegt am allgemeinen Kosten- und Zeitdruck, der zunehmenden Digitalisierung und einer Verschärfung der rechtlichen Vorschriften.

Seit Beginn des Jahres 2025 besteht für B2B-Umsätze, also im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, die E-Rechnungspflicht – die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Zumindest müssen alle Unternehmen, aber auch Selbständige und Freiberufler, E-Rechnungen empfangen können. Für die Pflicht zum Schreiben von elektronischen Rechnungen gibt es unterschiedliche Fristen. Die Archivierung von E-Rechnungen hat GoBD-konform zu erfolgen (die GoBD beschreiben die Grundsätze, wie Unterlagen ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden und wie der Datenzugriff geregelt sein muss). Die einheitlichen Standards für elektronische Rechnungen sollen Firmen dabei helfen, die Kosten im Rechnungsmanagement zu senken und die Effizienz zu steigern. Eine gute Rechnungssoftware ermöglicht es Betrieben, allen Vorgaben zu entsprechen und gleichzeitig einen wirtschaftlichen Nutzen aus der Situation zu ziehen.

Zum Rechnungsmanagement beim Rechnungseingang gehören der Empfang, die Genehmigung und die Bezahlung von Rechnungen – inklusive der zugehörigen Abläufe, Abteilungen, Technologien und Protokolle. Das klassische Rechnungsmanagement besteht also aus vielen Einzelschritten und Funktionen:

Rechnungserfassung beim Eingang der Rechnungen
Rechnungsprüfung
Kontierung für die Buchhaltung und Verbuchung
Abgleich mit den Bestellungen und den Wareneingangsbelegen
Freigabe oder Ablehnung der Zahlung
korrekte Zahlung über das Geschäftskonto
Verbuchung der Zahlung
Archivierung

Hinzu kommen die Prozesse beim Schreiben einer jeden Rechnung – vom Angebot über die Rechnungsstellung und den Versand der Rechnungen bis hin zur Archivierung. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass beim manuellen Rechnungsmanagement sehr einfach Fehler entstehen können.

Ein digitales Rechnungsmanagement per Rechnungsprogramm ist dagegen einfach, schnell sowie korrekt und stellt bei allen finanziellen Prozessen größtmögliche Transparenz sicher. Doppelauszahlungen und andere Fehler bei Rechnungen können mithilfe einer guten Rechnungssoftware verhindert werden.

Das digitale Management von Rechnungen erfüllt viele Funktionen und entlastet die Mitarbeitenden. Diese können sich dank Rechnungsprogramm besser auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren: zum Beispiel durch eine zügige Bearbeitung in der Buchhaltung Skonti häufiger nutzen sowie Angebote für Kunden und Verträge besser verhandeln.

Eine Software für das Rechnungsmanagement bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, was Geld spart. Rechnungen und Angebote sind mit einer Rechnungssoftware zügig geschrieben und enthalten alle Pflichtangaben. Außerdem lassen sich mithilfe einer Rechnungssoftware

Rechnungsdokumente mit Bestell- und Lieferbelegen synchronisieren,
Transaktionen besser überprüfen,
Fakten für Rechenschaftspflichten und für das Erstellen von Audits liefern.

Die Vorteile einer Rechnungssoftware, kurz zusammengefasst im Überblick:

effiziente Betriebsabläufe
leichtere Administration
transparenter Überblick bei den Unternehmensfinanzen
optimaler Cashflow (Gegenüberstellung von Ein- und Auszahlungen in einem bestimmten Zeitraum)

Das Fazit: Betriebe haben beim Management der Rechnungen immer mehr gesetzliche Vorschriften zu beachten, deren Einhaltung ein professionelles Rechnungsprogramm deutlich erleichtert oder erst ermöglicht. Das gilt vor allem für die E-Rechnungspflicht, die im Januar 2025 gestartet ist – allerdings mit verschiedenen Übergangsfristen.

Was ist eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware deckt den kompletten Prozess des Rechnungsmanagements ab: das Schreiben der Angebote, das Schreiben der Rechnung, den Versand, die Bezahlung und die Archivierung. Ein Rechnungsprogramm vereinfacht im Vergleich zum manuellen Rechnungsmanagement das Erstellen von Rechnungen, ermöglicht eine zügige Zahlungsabwicklung mit Kunden und Lieferanten und erhöht die Genauigkeit der Finanzunterlagen.

Typischerweise bietet eine Rechnungssoftware mindestens Funktionen für

das automatische Schreiben der Rechnung,
das Erstellen benutzerdefinierter Rechnungen,
die Nachverfolgung von Zahlungen,
den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen,
einen übersichtlichen Einblick in den aktuellen Bezahl-Status der Kunden,
die Datenübermittlung an den Steuerberater.

Das manuelle Rechnungsmanagement ohne Programm birgt viele Risiken und Nachteile:

Die Erstell- und Bearbeitungskosten der Angebote und Rechnungen sind hoch.
Bei der manuellen Eingabe passieren Fehler, die unter anderem zu falschen Betragsangaben oder Doppelzahlungen führen können.
Ineffiziente Abläufe bedeuten einen hohen Zeitverlust – beispielsweise durch die Suche nach Rechnungen oder durch manuelle Überprüfungen.
Durch die langsamere Bearbeitung der Rechnungen können Skonto-Angebote nicht optimal genutzt werden.
Zu spät bezahlte Rechnungen können zu Lieferstopps führen. Möglicherweise entstehen Produktionsengpässe, Bestellungen werden um Tage oder Wochen verspätet ausgeliefert; die Kunden sind unzufrieden.
Die digitale Sicherung der Rechnungen und Belege fehlt. Werden wichtige Dokumente zum Beispiel durch einen Wasserschaden unbrauchbar, sind die Finanz- und Rechnungsprozesse ohne Programm nur noch schwer nachvollziehbar.

Die Vorteile einer Rechnungssoftware

Der automatisierte Rechnungsprozess für eingehende und ausgehende Rechnungen bringt Effizienzvorteile: Rechnungen müssen nach dem Schreiben nicht mehr ausgedruckt, in einen Umschlag gesteckt und frankiert werden. Eingangsrechnungen können per Rechnungsprogramm schneller bearbeitet werden.
Fehler werden reduziert: Fehlende Angaben und falsche Beträge sind typische Fehler, die bei einer manuellen Eingabe schnell passiert sind. Nicht so bei der Nutzung einer Rechnungssoftware.
Rechtssicheres Arbeiten dank Rechnungssoftware: Für die Einhaltung der GoBD und der E-Rechnungspflicht ist die Nutzung einer guten Rechnungssoftware fast ein Muss. Denn im B2B-Bereich sind elektronische Rechnungen seit dem 01.01.2025 grundsätzlich Pflicht. Eine PDF-Rechnung genügt nicht mehr den Vorschriften. In einem modernen Rechnungsprogramm wie der Unternehmenssoftware ameax Faktura für ein effizientes Management von Rechnungen ist die E-Rechnungs-Funktion natürlich enthalten.

Die Kosten für Papier, Druck und Porto fallen weg.
Das Archivieren der Belege und Papierrechnungen entfällt, was Platzbedarf und Kosten reduziert.
Der optimale Überblick ist dank Rechnungsprogramm immer gewährleistet: Korrekte und transparente Prozesse verringern die Zahl der Rückfragen durch Kunden und Kollegen – und auch Reibungsverluste.
Die Schnittstellen zu bestehenden Systemen machen Doppelerfassungen überflüssig, verhindern Übertragungsfehler und beschleunigen die Prozesse: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Systeme für den Warenein- und -ausgang sind direkt mit der Rechnungssoftware verknüpfbar.
Nutzen Sie die leicht nutzbaren Personalisierungsmöglichkeiten einer Rechnungssoftware dazu, den Kunden und Lieferanten gegenüber noch professioneller aufzutreten.

Kurz: Sie sparen durch den Einsatz einer professionellen Rechnungssoftware Zeit und Geld, nicht nur beim Erstellen von Rechnungen, und stellen sich rechtssicher auf.

Die E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht dient dazu, die Prozesse im Rechnungswesen zu vereinfachen. So müssen Rechnungsdaten beim Empfänger nicht noch einmal erfasst werden. Fehler werden vermieden und Doppelarbeiten entfallen, wenn die Belege direkt in strukturierter elektronischer Form – und dadurch medienbruchfrei – vorliegen.

Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 im Bereich B2B

Im Geschäftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen besteht seit dem ersten Januar 2025 die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen. Bei der Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gibt es unterschiedliche Übergangsfristen und auch Ausnahmeregelungen.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch Rechnungen als Papierdokument versenden – oder in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als E-Mail mit einem PDF-Dokument. Allerdings nur, wenn der Empfänger diesem elektronischen Format zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz, der unter 800.000 Euro liegt, gilt diese Frist bis Ende 2027. Gleiches gilt für EDI-Verfahren (elektronische Datenaustauschverfahren nach internationalen Standards), die nicht den Vorschriften für elektronische Rechnungen entsprechen.

In manchen Konstellationen gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung. Hier einige Beispiele:

bei Rechnungen im B2C-Bereich, also bei Rechnungen von Firmen an private Kunden (Business-to-Consumer)
bei vielen steuerfreien Umsätzen (Paragraf 4 des Umsatzsteuergesetzes, Nr. 8 bis 29)
bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto
bei Leistungen von Kleinunternehmern (Paragraf 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung)
bei Leistungen an juristische Personen wie beispielsweise Vereine oder staatliche Einrichtungen, die keine Unternehmer sind

Im öffentlichen Auftragswesen des Bundes gilt schon länger die E-Rechnungsverordnung, kurz ERechV. Seit dem 27. November 2020 sind für den Bund und für Behörden tätige Lieferanten mit wenigen Ausnahmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Formate, die als E-Rechnung gelten, müssen die EU-Norm EN 16931 erfüllen. Sie definiert einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen, und zwar für die Ausstellung, die Übermittlung und den Empfang der Rechnung. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben und die elektronische Verarbeitung ermöglichen.

PDF-, TIF-, JPEG- und DOCX-Dateien sind nicht maschinenlesbar, entsprechen somit nicht den Weiterverarbeitungsvorgaben der Norm und sind deshalb keine gültigen Formate für eine elektronische Rechnung.

Gängige Formate für eine E-Rechnung sind dagegen XRechnung und ZUGFeRD:

XRechnung wurde für Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Es handelt sich um eine XML-Datei mit strukturierten, maschinenlesbaren Datensätzen.
ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format kombiniert ein visuell darstellendes PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten für die automatische Verarbeitung der Rechnung.

Auswirkungen auf Prozesse und Software

Rechnungen müssen revisionssicher sein, um den GoBD zu entsprechen. Das bedeutet: Rechnungen dürfen sich nach der Ausstellung nicht mehr verändern lassen. Dies ist bei Programmen wie Word und Excel nicht gewährleistet – wohl aber bei einem entsprechenden Rechnungsprogramm.

E-Rechnungen müssen darüber hinaus ein strukturiertes und maschinenlesbares Format haben, was ebenfalls für die Nutzung eines digitalen Rechnungsprogramms spricht. Das Programm muss Formate wie XRechnung und ZUGFeRD nicht nur erstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten können.

Die Rechnungssoftware von heute muss die genannten gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Nur dann kann eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Firmen und den Behörden funktionieren. Und nur dann verlaufen die Prozesse automatisiert, schnell, genau und rechtssicher. Kostenlos erhältliche Grundversionen bieten in der Regel nicht alle benötigten Funktionen.

Jetzt umstellen - selbst, wenn die Pflicht noch nicht greift

Bei Ihnen greift die Pflicht zur elektronischen Rechnung noch nicht? Dann haben Sie zwar formell keine Eile, sollten Ihr Rechnungsmanagement aber trotzdem jetzt schon umstellen. Warum? Weil Sie dadurch mehrere Vorteile nutzen können: Die Prozesse werden digitaler, automatisierter, schneller, günstiger und sicherer. Ergreifen Sie die Gelegenheit, das Schreiben und Verwalten von Rechnungen schon jetzt effektiver und rechtssicher zu gestalten.

Außerdem müssen Sie in jedem Fall seit dem 01. Januar 2025 dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dafür gibt es keine Übergangsregelung. Der Empfang allein reicht aber nicht aus: Jede Rechnung muss auch auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Ohne Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen visualisiert darstellen kann, wird das schwierig:

Das Format XRechnung kann Inhalte nicht direkt anzeigen. Benötigt wird eine Software, die XML-Daten in eine lesbare Form umwandelt.
Beim ZUGFeRD-Format kann die PDF-Komponente gut gelesen werden. Aber es ist möglich, dass die PDF-Komponente abweichende Inhalte anzeigt. Auch hier muss die Rechnungssoftware dazu in der Lage sein, XML-Daten lesbar darzustellen.

Hinzu kommt: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung beinhaltet auch klare Vorgaben zur Archivierung. Diese gelten, sobald steuerlich oder rechtlich relevante Unterlagen digital gespeichert werden. Die Vorgaben besagen, dass die elektronischen Daten für mindestens 8 Jahre revisionssicher archiviert werden müssen. Da hilft eine Rechnungssoftware mit der entsprechenden Funktion! Vergleichen und testen Sie einfach die Angebote.

Kriterien der Revisionssicherheit sind:

Richtigkeit
Vollständigkeit
Schutz vor Veränderungen und Verfälschungen der Belege
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte und Änderungen
Sicherung der Daten vor Verlust
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Nutzung nur durch autorisierte Personen
Überprüfbarkeit des Archivierungssystems

Lohnt sich eine Rechnungssoftware für mich?

Eine Rechnungssoftware eignet sich grundsätzlich für jeden, der Waren oder Dienstleistungen verkauft. Für Selbständige ebenso wie für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen), für Agenturen ebenso wie für Handwerksbetriebe. Denn Angebote und Rechnungen müssen alle erstellen, versenden, bearbeiten und aufbewahren – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Und unabhängig davon, ob an Geschäfts- oder Privatkunden verkauft wird.

Eine Besonderheit: Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, muss sowieso schon seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen ausstellen. In diesem Bereich gehört die Pflicht zur elektronischen Rechnung längst zum Alltag.

Ein Rechnungsprogramm ist vor allem deshalb wirtschaftlich interessant, weil es durch zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten und Funktionen weniger Kapazitäten an die Fakturierung und das Rechnungsmanagement bindet. Außerdem bietet ein Rechnungsprogramm zu den einzelnen Prozessschritten inhaltliche Hilfestellung, was gerade etwas kleinere Betriebe bei der Buchhaltung unterstützt.

Für Kleinunternehmen gilt: Die individuellen Bedürfnisse und die Zahl der Kunden sind wichtig für die Auswahl des geeigneten Programms. Es gibt auch kostenlose oder sehr kostengünstige Lösungen – allerdings oft nur mit eingeschränktem Leistungsumfang. Eine passende Rechnungssoftware macht die Buchhaltung für Kleinunternehmen effizienter und hilft bei der Einhaltung der steuerrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Anforderungen.

Eine Rechnungssoftware für KMU sollte alle für die Buchhaltung wichtigen Funktionen bieten – inklusive der benötigten Schnittstellen, beispielsweise direkt zum Steuerberater. Oft wird die Buchhaltung ab einer gewissen Größe ausgelagert, weshalb die passenden Schnittstellen besonders wichtig sind.

Das Fazit: Die Rechnungssoftware sollte gut zum Betrieb passen. Sie verhilft Unternehmen zu schlanken und effektiven Prozessen in Buchhaltung und Rechnungsmanagement. Auch rechtlich sind Unternehmen bei der Nutzung einer aktuellen Software für Buchhaltung und Rechnungsmanagement auf der sicheren Seite. Testen Sie einfach die infrage kommende Rechnungssoftware, um sich Klarheit zu verschaffen. Das ist zum Teil kostenlos möglich.

Zentrale Funktionen einer Rechnungssoftware im Überblick

Eine gute Rechnungssoftware ist einfach zu bedienen, bietet Rechtssicherheit und lässt sich problemlos mit bestehenden Systemen verknüpfen. Ihre wichtigsten Funktionen:

Angebote und Rechnungen – auch E-Rechnungen – lassen sich unkompliziert erstellen. Das Rechnungsprogramm kann vorher definierte Vorlagen nutzen.
Die Software kann problemlos auf die Kundendatenbank und auf die Artikelverwaltung zugreifen. Informationen wie Kundendaten und Artikelnummern werden einfach in die Rechnung eingefügt.
Die Rechnungssoftware unterstützt das Mahnwesen, den Export von Daten für die Steuer und die rechtskonforme digitale Archivierung. Denn elektronische Dokumente müssen mindestens 8 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden.
Das Rechnungsprogramm sollte über die gewünschten Cloud-Funktionalitäten verfügen, sodass sich Daten sicher in der Cloud verwalten und aufbewahren lassen, und bei Bedarf eine mobile Nutzung ermöglichen.

Die richtige Rechnungssoftware auswählen: Wichtige Kriterien und Funktionen

Anhand folgender Schritt-für-Schritt-Checkliste lässt sich abklären, ob ein Rechnungsprogramm für Sie geeignet ist:

Die Rechnungssoftware sollte alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen.
Stellen Sie zusammen, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat und welche Funktionen gebraucht werden. Bietet das Rechnungsprogramm beispielsweise alle benötigten Rechnungsarten an – ob Abo-Rechnung oder Abrechnung nach Projektzeiten? Können alle anfallenden Belegarten der Buchhaltung im Rechnungsprogramm verbucht werden?
Wie intuitiv lässt sich das Rechnungsprogramm bedienen? Welcher Support ist erhältlich und zu welchen Konditionen?
Ist Skalierbarkeit gegeben – ist die Rechnungssoftware also auch bei steigender Belastung und Komplexität noch in vollem Umfang funktionsfähig?
Ist der Datenschutz sichergestellt? Und wo liegt der Hosting-Standort? Ein Rechnungsprogramm sollte der Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) entsprechen und somit den Schutz aller personenbezogenen Daten sicherstellen.
Bietet die Rechnungssoftware die benötigten Schnittstellen zum Steuerberater und zu weiteren Tools?

Hier eine ergänzende Kriterien-Übersicht in Stichpunkten:

Branchenausrichtung der Software
Nutzerfreundlichkeit der Rechnungssoftware
Setup und Onboarding
Angebots- und Rechnungsstellungsmöglichkeiten
Korrektur- und Stornierungsfunktionen
Funktionen für offene Rechnungen und Mahnwesen
Belegverwaltung
Zahlungsverkehr und Banking
Kundenverwaltung und CRM (Kundenbeziehungsmanagement)
Zeiterfassung
Funktionen zur Projektabrechnung
Warenwirtschaft und gegebenenfalls Shopsystem
Schnittstelle zum Steuerberater
Controllingfunktionen
Dashboard
mögliche Anzahl der Nutzer
Support und Service
Preis
Möglichkeiten, das Rechnungsprogramm kostenlos zu testen

Mit der passenden Rechnungssoftware gut ausgerüstet in die Zukunft

An der Umstellung auf elektronische Rechnungen kommt niemand vorbei. Eine passende Rechnungssoftware unterstützt Sie optimal bei der Digitalisierung und bei der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen. Wer früh umstellt, spart schneller Geld, Zeit und Ressourcen. Deshalb sind die zügige Umsetzung der E-Rechnungspflicht und die damit einhergehende Modernisierung der Geschäftsprozesse mithilfe einer professionellen Rechnungssoftware wie ameax Faktura sehr zu empfehlen.

Ein gut zum Unternehmen passendes Rechnungsprogramm erleichtert die Umstellung auf elektronische Rechnungen enorm. Die Abläufe erfordern weniger Aufwand – bei weniger Fehlern und schnelleren Zahlungsvorgängen. Ein Plus für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Betriebes!

Wichtig ist, dass die ausgewählte Rechnungssoftware fit für alle Vorgaben rund um die E-Rechnung ist und den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Eine gute Rechnungssoftware bildet dabei den gesamten Prozess vom Angebot über die Rechnungsstellung und den Versand bis hin zu Bezahlung und Mahnwesen schlüssig ab, verfügt darüber hinaus über die benötigten Schnittstellen. Analysieren Sie Ihren Bedarf, vergleichen Sie und testen Sie die favorisierte Software.

Bei der Software ameax Faktura werden Funktionalität und Sicherheit großgeschrieben. Digitale Rechnungen in gängigen E-Rechnungs-Formaten zu erstellen und weiterzuverarbeiten, ist mit wenigen Klicks komfortabel erledigt. Auch die anderen Prozessschritte – ob Erstellen der Angebote, Schreiben der Rechnungen und Mahnungen oder Datenübergabe an den Steuerberater – lassen sich schnell bearbeiten. Die Software ist DSGVO-konform; das Rechenzentrum befindet sich in Deutschland.

Überzeugen Sie sich einfach selbst: Testen Sie ameax Faktura kostenlos, 30 Tage lang!