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Teamarbeit effizient koordinieren

Aufgabenverteilung im Team kann ein herausfordernder Schritt sein. Mit Softwareunterstützung gelingt dies effizienter, was wiederum die Produktivität steigert.

Ein Team in einem Unternehmen effizient mit Arbeit und einzelnen Aufgaben zu versorgen, liegt in der Verantwortung der jeweiligen Führungskraft. Doch gerade in großen Teams mit vielen Mitgliedern und einem breiten Spektrum an Aufgaben kann dies selbst für ein erfahrenes Management zu einem echten Problem werden. Damit die ideale Verteilung der gesamten Arbeit im Team dennoch gelingt, ist ein klares und computergestütztes Vorgehen ratsam. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie die Verteilung der Aufgaben in Ihrem Unternehmen auf ein neues Level heben.

Aufgabenverteilung im Team

Festlegung der Zuständigkeiten eines effizienten Teams

Damit jede Aufgabe innerhalb eines betrieblichen Ablaufs erledigt werden kann, müssen Arbeitspakete auf die einzelnen Mitarbeiter aufgeteilt werden. Hierbei ist der Chef gefragt, der die Arbeiten einschätzen und anschließend verteilen kann. Damit die Aufgaben nicht wahllos bei den einzelnen Arbeitnehmern untergebracht werden, sollten die Kompetenzen der Mitglieder im Team in den Entscheidungsprozess einfließen. Dies nimmt zwar Zeit in Anspruch, wird Sie jedoch dem Ziel einer homogenen Gruppe mit klar definierten Rollen näherbringen. Bei der Verteilung einer jeden Aufgabe auf die Arbeitnehmer sollte im Idealfall strukturiert in drei Schritten vorgegangen werden.

Erster Schritt: Aufgaben auflisten

Bevor überhaupt mit der Aufgabenverteilung begonnen werden kann, sollte sich der Chef der Gruppe einen Überblick verschaffen und die gesamte Arbeit detailliert erfassen. Jede Aufgabe, deren Verantwortung im Team liegt, muss berücksichtigt werden. Dabei kann die gesamte Arbeit des Teams einfließen oder es wird nur ein einzelnes Projekt betrachtet. Je nach Branche oder Arbeitsweise innerhalb des Unternehmens können beide Vorgehensweisen am Ende zum Ziel führen. Wichtig ist letztendlich die Vollständigkeit aller Aufgabe, sodass keine wichtigen oder nicht ganz so wichtigen Arbeitsschritte in Vergessenheit geraten. Für nicht ausgefüllte Aufgaben wird sich ansonsten der Teamchef verantworten müssen.

Erster Schritt: Aufgaben auflisten

Zweiter Schritt: Aufgaben verteilen

Ist jede Aufgabe erfasst und im Idealfall auf ihre Sinnhaftigkeit für das Unternehmen überprüft, so kann diese auf einen oder mehrere Arbeitnehmer verteilt werden. Meist ist dies bereits in der Vergangenheit geschehen, sodass bei der Zuordnung einfach das zuständige Teammitglied hinter der Aufgabe notiert werden kann. Auf diese Art und Weise lassen sich alle Aufgaben durchgehen und Rollen innerhalb der Gruppe schaffen. Am Ende dieses Prozessschrittes ist jede Aufgabe mit einer verantwortlichen Person versehen. Ist eine Aufgabe offen, so ist Handlungsbedarf vorhanden. Die ermittelten Lücken in der Zuständigkeit müssen auf die Mitglieder im Team verteilt werden. Hierzu sollte eine Aufgabenliste pro Teammitglied helfen, aus der noch nicht ausgeschöpfte Zeitressourcen herausgelesen werden können. In dieser Phase lassen sich einzelne Aufgaben anhand von Fähigkeiten und Kompetenzen auf die Mitarbeiter neu verteilen, sodass das gesamte Team effizienter arbeiten kann. Letztendlich ist der gesamte Arbeitsumfang wieder auf die Aufgabenbeschreibungen der Mitglieder im Team präzisiert.