Geführte Prozesse
Ein Klick am Kunden erledigt zehn Handgriffe auf einmal — Aktivität, E-Mail, Wiedervorlage, Beleg, alles zusammen.
Ein Prozess-Button bündelt eine ganze Kette von Schritten hinter einem Klick: Aktivität festhalten, E-Mail oder Brief aus Vorlage erzeugen, Wiedervorlage setzen, Status ändern, Beleg anlegen. Textbausteine füllen sich automatisch mit den Kundendaten. Auslösbar am Kunden, im Webformular und über die Schnittstelle.
Jeder wiederkehrende Vertriebsschritt besteht aus vielen kleinen Handgriffen. „Neukunde begrüßen" heißt: eine Aktivität festhalten, eine Willkommensmail aus der Vorlage schreiben und personalisieren, eine Wiedervorlage in einer Woche setzen, den Status auf „in Betreuung" ändern. Vier, fünf Klicks an verschiedenen Stellen — und weil es Handarbeit ist, wird mal die Wiedervorlage vergessen, mal die Aktivität nicht dokumentiert. Bei zehn Neukunden am Tag summiert sich das, und die Qualität schwankt mit der Tagesform.
Die geführten Prozesse im ameax CRM legen diese Handgriffe hinter einen Button. Ein Klick, und die ganze Kette läuft — jedes Mal gleich, vollständig, dokumentiert.
Was ist ein Prozess-Button?
Ein benannter, farbiger Button am Kunden, der mit einem Klick eine festgelegte Abfolge von Schritten ausführt. Sie richten ihn einmal ein, danach erledigt er die immer gleiche Kette zuverlässig.
Was ist ein geführter Prozess?
Die Abfolge selbst — von der Aktivität über die E-Mail bis zur Wiedervorlage —, die hinter dem Button steckt und in einem Rutsch abläuft.
Ein Klick statt zehn Handgriffe
Der Gedanke ist, wiederkehrende Abläufe nicht dem Gedächtnis zu überlassen, sondern sie einmal festzulegen und dann per Knopfdruck abzurufen. Aus „ich muss noch dran denken" wird ein Button, der nichts vergisst. Das spart nicht nur Zeit — es macht den Vertrieb gleichmäßig: Jeder Neukunde bekommt dieselbe Begrüßung, jede Anfrage dieselbe saubere Nachfassung, egal wer gerade am Werk ist.
Die Buttons erscheinen dort, wo man sie braucht: am Kunden, an der Verkaufschance, am Beleg, an einer Wiedervorlage oder Aktivität. Und jede Ausführung wird protokolliert — man sieht später, welcher Prozess wann gelaufen ist.
Was ein Prozess auf einmal erledigt
Ein einzelner Prozess kann viele Schritte bündeln — Sie schalten frei, was er tun soll. Zur Auswahl steht unter anderem:
- Festhalten & erinnern: eine Aktivität anlegen, eine Wiedervorlage setzen (auch für mehrere Kollegen), eine bestehende Wiedervorlage verschieben oder erledigen.
- Kommunizieren: eine E-Mail oder einen Brief aus einem Textbaustein erzeugen und versenden, eine SMS senden — oder als Entwurf zum Prüfen ablegen.
- Ordnen: Kundenfelder und Kategorien setzen, den Betreuer wechseln, eine Verkaufschance und ihren Status anlegen oder ändern.
- Abrechnen: einen Beleg oder ein Abo erzeugen, eine Provisionsstruktur oder Abrechnungsdaten hinterlegen.
- Weiterleiten: jemanden in eine Kampagne (Automailer) eintragen, einen Portal-Account anlegen, einen Umfrage-Teilnehmer erfassen — oder per Schnittstelle einen externen Dienst aufrufen.
Die Schritte laufen in einem Rutsch. Aus „Angebot nachfassen" wird so ein Button, der die Aktivität dokumentiert, die Nachfass-Mail verschickt und die nächste Wiedervorlage setzt — alles zusammen.
Texte, die sich selbst füllen
Erzeugt ein Prozess eine E-Mail, einen Brief oder eine SMS, entsteht sie aus einem Textbaustein mit Platzhaltern — und die füllen sich automatisch: Kundendaten und Zusatzfelder, der richtige Ansprechpartner mit passender Anrede und Grußformel, der Name des ausführenden Mitarbeiters, dazu Angaben aus der gerade angelegten Aktivität oder Wiedervorlage.
So wird aus einer Vorlage ein fertig personalisiertes Schreiben, ohne dass jemand Namen und Anrede von Hand einsetzt. Sogar relative Datumsangaben sind möglich — „in sieben Tagen" wird beim Auslösen zum konkreten Datum. Der Prozess kombiniert also nicht nur Schritte, er formuliert die Kommunikation gleich mit.
Am Button, im Formular, per Schnittstelle
Meist löst ein Mitarbeiter den Prozess am Kunden aus. Er muss es aber nicht:
- Webformular. Ein öffentliches Formular kann bei Absendung automatisch einen Prozess starten — eine eingehende Anfrage bestätigen, eine Aktivität anlegen und dem Vertrieb eine Wiedervorlage setzen, ohne dass jemand zusieht.
- Schnittstelle. Über die REST-API lösen externe Systeme einen Prozess aus.
- Aufgaben-Status. Ein Statuswechsel im Aufgaben-/Kanban-System kann einen Kundenprozess anstoßen.
Und damit am Kunden nur das erscheint, was gerade passt, hat jeder Button Vorbedingungen: Er zeigt sich nur, wenn der Kunde den richtigen Status oder die richtige Kategorie hat, dem passenden Betreuer gehört oder keine offene Wiedervorlage besteht. So sieht Ihr Team an jedem Kunden genau die Prozesse, die dort sinnvoll sind — und keine falschen.
Einzeln klicken oder als Prozess?
| Frage | Schritte einzeln | Als geführter Prozess |
|---|---|---|
| Neukunde begrüßen | vier, fünf Klicks an vier Stellen | ein Klick |
| Vollständigkeit | mal fehlt die Wiedervorlage | immer die ganze Kette |
| Personalisierung | Name und Anrede von Hand | Platzhalter füllen sich |
| Gleichmäßigkeit | je nach Mitarbeiter | jedes Mal identisch |
| Eingehende Anfrage | manuell abarbeiten | Webformular startet den Prozess |
| Nachvollziehbar | — | jede Ausführung protokolliert |
Kurz gesagt
Wiederkehrende Vertriebsschritte bestehen aus vielen kleinen Handgriffen, und Handarbeit vergisst. Mal fehlt die Wiedervorlage, mal die dokumentierte Aktivität — und die Qualität schwankt mit dem Tag.
Geführte Prozesse legen den Ablauf hinter einen Button: Aktivität, E-Mail, Wiedervorlage, Statuswechsel, Beleg — auf einen Klick, mit selbstgefüllten Texten, auslösbar auch aus Webformular und Schnittstelle, angeboten nur dort, wo es passt. Sie richten den Ablauf einmal ein; danach läuft er jedes Mal vollständig.
Was Interessenten
am häufigsten fragen.
Was ist ein Prozess-Button?
Ein benannter, farbiger Button am Kunden, der mit einem Klick eine festgelegte Kette von Schritten ausführt — zum Beispiel eine Aktivität festhalten, eine E-Mail aus einer Vorlage erzeugen, eine Wiedervorlage setzen und einen Status ändern. Sie richten den Button einmal ein; danach erledigt er die immer gleiche Abfolge zuverlässig auf einen Klick.
Welche Schritte kann ein geführter Prozess ausführen?
Unter anderem: Aktivität anlegen, Wiedervorlage anlegen oder erledigen, E-Mail und Brief aus Textbausteinen erzeugen, SMS senden, Kundenfelder und Kategorien setzen, den Betreuer ändern, eine Verkaufschance oder ihren Status setzen, einen Beleg oder ein Abo erzeugen, jemanden in eine Kampagne eintragen und sogar einen externen Dienst per Schnittstelle aufrufen.
Füllen sich die Texte automatisch mit den Kundendaten?
Ja. In E-Mails, Briefen und SMS stehen Platzhalter für Kundendaten, Ansprechpartner, den ausführenden Benutzer sowie die erzeugte Aktivität oder Wiedervorlage zur Verfügung — inklusive Anrede und Grußformel. So entsteht aus einem Textbaustein ein fertig personalisiertes Schreiben.
Kann ein Prozess automatisch starten, nicht nur per Klick?
Ja. Neben dem manuellen Button kann ein öffentliches Webformular bei Absendung automatisch einen Prozess starten — etwa eine Anfrage bestätigen und eine Wiedervorlage setzen. Auch über die Schnittstelle und aus dem Aufgaben-/Status-System lässt sich ein Prozess auslösen.
Erscheint jeder Button an jedem Kunden?
Nein. Ein Prozess-Button hat Vorbedingungen: Er erscheint nur, wenn der Kunde passt — nach Status, Kategorie, Betreuer, offenen Wiedervorlagen oder Feldwerten. So bietet ameax am Kunden genau die Prozesse an, die dort gerade sinnvoll sind. Jede Ausführung wird protokolliert.
Ist das eine zeitgesteuerte Automatisierung mit Wartezeiten?
Nein. Ein geführter Prozess führt seine Schritte sofort und zusammen aus — er ist kein Drip-Flow mit „warte sieben Tage, dann sende“. Eine gesetzte Wiedervorlage kann natürlich in der Zukunft liegen. Für zeitgesteuerte Kampagnenstrecken gibt es den Automailer als eigene Funktion.
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