Das Rechnungsausgangsbuch als Funktion der ameax Faktura
Was ist das Rechnungsausgangsbuch?
Das Rechnungsausgangsbuch ist grob gesagt eine einfache Liste für Rechnungen. In einer Tabelle, die beispielweise über Excel angezeigt werden kann, ist jede Rechnung aufgeführt. Auch Stornierungen oder Gutschriften dürfen in dieser Aufstellung nicht fehlen. Für einen besseren Überblick sollten zusätzlich Angaben zu Kundennummern, Anschriften, Rechnungsdaten, Rechnungsnummern und Beträgen aufgeführt sein. Eine noch stärkere Aussagekraft hat das Rechnungsausgangsbuch, wenn es um die Informationen zu Fälligkeitsdaten und dem Datum der tatsächlichen Zahlung ergänzt wird. Hierdurch erhält die Buchhaltung einen Vorteil bei der Auswertung von überfälligen Rechnungen. Die Liste lässt sich durchs Klicken sortieren, wodurch jeder Kunde hinsichtlich seines Zahlungsverhaltens analysiert werden kann. Dem Layout und der Gestaltungsweise vom Ausgangsbuch sind keine Grenzen gesetzt. Beispielsweise können zusätzliche Spalten für Angebote, Projekte oder Artikel eingefügt werden, was die Sortierbarkeit vereinfacht. Es lässt sich individuell für den jeweiligen Bedarf im Unternehmen anpassen.
Besteht die Pflicht zum Erstellen eines Rechnungsausgangsbuchs?
Weder das Führen noch das Ausdrucken eines Ausgangsbuchs ist per Gesetz vorgeschrieben. Somit unterliegt das Rechnungsausgangsbuch auch keiner gesetzlichen Vorlage, wodurch die individuelle Ergänzung durch mehrere Funktionen überhaupt erst ermöglicht wird. Obwohl die Vorschrift fehlt, ist jedem Unternehmen die Dokumentation jeder Rechnung unbedingt empfohlen. Nur wenn eine Rechnung notiert wird, lässt sich nachvollziehen, ob diese auch bezahlt wurde. Außerdem sind die Möglichkeiten für Auswertungen nicht zu unterschätzen. Aus der gesamten Datei lässt sich mit Excel problemlos ermitteln, wie viel Umsatz die einzelnen Kunden generieren, wie schnell sie bezahlen oder wie viel Erlös einzelne Projekte eingebracht haben. Außerdem lässt sich durch das Klicken weniger Felder in Excel eine Datei für Kunden erstellen, sollten diese eine Rechnungsübersicht samt Gutschriften und Stornierungen benötigen. Ein anderer Adressat ist der Steuerberater, der die Datei aus Excel heraus bei sich für die Erstellung von Unterlagen verwendet. Häufig wird das Ausgangsbuch zum Ende eines Monats oder eines Quartals erstellt und diversen Empfängern zur Verfügung gestellt. Je nach Arbeitsweise im Unternehmen lässt sich jedoch auch jeder andere gewünschte Zeitraum mit wenigen Klicks analysieren. Außerdem lässt sich jede Liste auf Wunsch im Format PDF zur Verfügung stellen, wodurch die Daten nicht mehr verändert werden können.
Rechnungsausgangsbuch dank Software erstellen
Das Erfassen jeder Rechnung in einer Liste ist eine zeitfressende Aufgabe, weshalb viele Unternehmen davor zurückschrecken. In unserer vernetzten Welt, die ohne die Unterstützung von einer Software nicht mehr auskommt, ist es jedoch kein Problem, eine Lösung für dieses Problem zu finden. Das Führen einer Liste ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der sich durch die Integration in eine Faktura-Software ersetzen lässt. Nahezu jedes größere Unternehmen nutzt zum Schreiben von Rechnungen eine Software. Es ist daher ein Leichtes, den Download vom Rechnungsausgangsbuch als zusätzliche Funktion zu integrieren. Durch Klicken in der Rechnungserstellungssoftware kann ein Download erzeugt werden, der als Ausgangsbuch dient. Hierbei lässt sich natürlich noch viel einfacher in Kunden, Artikel oder Angebote unterteilen. Außerdem kann jeder Abruf als Vorlage für künftige Listen abgespeichert werden. Sollte in Ihrem Unternehmen noch nicht mit einer Faktura-Software samt der Funktion vom Ausgangsbuch gearbeitet werden, sprechen Sie uns gerne an. Mit der ameax Faktura haben wir bereits die perfekte Lösung für Sie. Nutzen Sie die Software 30 Tage kostenfrei sowie unverbindlich und lassen sich von den Vorteilen überzeugen.
