Viele Vorteile durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Zusammenhang mit digitalen Systemen
Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zur Arbeitszeiterfassung sind Unternehmen in ganz Deutschland auf das Thema aufmerksam geworden. Unter Arbeitszeiterfassung wird die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden der Beschäftigten verstanden. Beginn, Ende und Pausen der Arbeit müssen sauber und lückenlos dokumentiert werden. Bei der Art der Dokumentation haben die Unternehmen jedoch einen großen Gestaltungsspielraum. Deshalb ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber Gedanken darüber machen, welche Systeme zu ihrem Arbeitsalltag passen. Nach der Auswahl der Tools ist auf eine saubere Implementierung in den Arbeitsalltag zu achten, bei der die gesamte Belegschaft von Anfang an mit einbezogen wird. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass im Folgenden keine Rechtsberatung zum Arbeitszeitgesetz gegeben werden kann. Die einzelnen Kapitel sind als Hinweise und Beispiele zu verstehen.
Entwicklung der Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung Pflicht hat eine lange Geschichte, die in Deutschland bis ins frühe 19. Jahrhundert zurückreicht. Zu dieser Zeit hatte der Münchner Polizeidirektor Anton Baumgartner festgestellt, dass die Unzuverlässigkeit seiner Polizisten ein Problem darstellte. Als Lösung dafür nutzte er eine mobile Uhr zur Kontrolle, die von Johannes Bürk entwickelt worden war. Diese Geräte erfassten die Anwesenheit sowie die Arbeitszeit der Beschäftigten und fanden fortan insbesondere in Fabriken Verwendung. Allerdings war die Uhr anfällig für Manipulationen, weshalb fortlaufend Verbesserungen vorgenommen wurden.
Eine bedeutende Weiterentwicklung erfolgte im Jahr 1894 mit der Patentierung des ‘Workman’s Time Recorder’ durch Daniel M. Cooper. Das Gerät, eine Art Vorläufer der bekannten Stechuhr, stanzte ein Loch in ein Blatt Papier, das später maschinell ausgelesen werden konnte. Dies markierte einen Meilenstein in der Geschichte der Arbeitszeiterfassung Pflicht und legte den Grundstein für weitere Innovationen. Im Laufe der Geschichte hat sich die Erfassung der Arbeitszeit von mechanischen Methoden via Uhr zu digitalen Systemen gewandelt. Moderne Technologien ermöglichen es Unternehmen heute, Arbeitszeiten präzise und effizient zu erfassen. Dieser Wandel bietet zahlreiche Möglichkeiten für eine genauere Verfolgung der Arbeitszeit und die Optimierung von Unternehmensprozessen.
Ein neues Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) schreibt in Deutschland vor, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Dies dient der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie der Transparenz und Fairness gegenüber den Beschäftigten. Zentrale Aspekte, die im Rahmen dieser gesetzlichen Regelungen geklärt werden müssen, sind Fragen wie ‘Wann müssen welche Daten zu Gunsten der Arbeitnehmer erfasst werden?’ und ‘Welche Pflichten haben Arbeitgeber in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung?’
Arbeitgeber müssen ihren Betrieb nach Urteil des BAG so organisieren, dass eine korrekte und transparente Arbeitszeiterfassung stattfindet. Dazu gehört die genaue Dokumentation von Anwesenheitszeiten, Pausen und Überstunden. Die Einführung digitaler Systeme erleichtert diesen Prozess erheblich und minimiert Fehlerquellen, ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Ausgestaltung der Aufzeichnungspflicht wird derzeit noch innerhalb der Regierung diskutiert. Aktuell haben Arbeitgeber freie Hand bei der Aufzeichnung, solange Kalendertag, Arbeitsbeginn, Ende und Pausenzeiten dokumentiert sind. Die Pflicht zur Erfassung darf der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter delegieren. Alle Arbeitnehmer sind in diese Regelung einbezogen, mit Ausnahme der leitenden Angestellten. Ein Unternehmen, das gegen diese Arbeitszeiterfassung Pflicht verstößt, handelt rechtswidrig.
Arbeitnehmer haben im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung bestimmte Rechte. Dazu gehört das Recht auf korrekte Erfassung ihrer Arbeitszeit sowie auf angemessene Pausenzeiten. Eine klare Darstellung der erfassten Daten ist wichtig, um die Interessen der Beschäftigten zu schützen. Auf Wunsch muss dem Arbeitnehmer die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stehen. Die Pflicht für die Aufbewahrung der Nachweise liegt bei zwei Jahren, wobei auch Behörden die Übersicht zur Verfügung gestellt werden muss. Experten glauben im Übrigen nicht, dass Arbeitnehmer in Deutschland die Möglichkeit zur Vertrauensarbeitszeit oder zum Arbeiten im Homeoffice verlieren werden. Das Urteil des BAG enthält schließlich keine Aussage über das genaue Verfahren der Zeiterfassung.
Besonderheiten bei der Arbeitszeiterfassung
Im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung Pflicht existieren einige Besonderheiten, die zwar nicht auf alle Unternehmen zutreffen, hier aber nicht unerwähnt bleiben sollen. Insbesondere Fallstricke wie das zunehmend genutzte mobile Arbeiten oder Dienstreisen müssen gesondert betrachtet werden. Darüber hinaus stellt sich die Frage nach der Pflicht zur Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, sofern ein solcher vorhanden ist.
Mobiles Arbeiten
Das Arbeitszeitgesetz gilt nach dem Urteil durch das BAG in Deutschland auch für mobiles Arbeiten, die zu Hause oder an anderen Orten der Welt geleistet wird. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber in diesen Fällen seiner Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen muss. Dazu stellt er entweder digitale Lösungen zur Verfügung oder er delegiert die Arbeitszeiterfassung Pflicht an seine Beschäftigten, die dann einfach mit Zettel und Stift arbeiten können und die Übersicht später einreichen.
Dienstreisen und Fahrtwege
Eine pauschale Aussage zur Arbeitszeiterfassung bei Dienstreisen ist schwierig, da die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit oft fließend ist. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeit zu vergüten. So ist ein Geschäftsessen Arbeitszeit, während ein privater Kinobesuch im Rahmen einer Dienstreise Freizeit darstellt. Die Fahrt zu einer Dienstreise wird laut BAG als Arbeitszeit erfasst, wenn sich der Arbeitnehmer währenddessen auf die bevorstehende Arbeit vorbereitet oder mit dem Auto anreisen muss. Die Zeiterfassung erfolgt wie bei der mobilen Arbeit über eine digitale Lösung oder klassisch handschriftlich.
Pausenzeiterfassung
Das Urteil des BAG in Deutschland hat klargestellt, dass neben Beginn und Ende der Arbeitszeit auch die Pausenzeiten zwingend zu erfassen sind. Somit beinhaltet die Arbeitszeiterfassung Pflicht jegliche Pausenzeit, die am Arbeitsplatz verbracht werden. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Pause von 30 Minuten nach sechs Stunden Arbeit. Diese Pause muss erfasst werden, während es keine Pflicht gibt, beispielsweise für eine Zigarette oder einen Kaffee die Daten in der Übersicht aufzunehmen. Die kurzen Unterbrechungen können in den Betrieben unterschiedlich gehandhabt werden.
Datenschutz
Der Datenschutz spielt bei der Arbeitszeiterfassung eine wichtige Rolle. Nach einem Urteil des EuGH handelt es sich bei den erfassten Arbeitszeiten um personenbezogene Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass die erfassten Daten vom Arbeitgeber nicht zur Überwachung der Beschäftigten verwendet werden dürfen. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Daten jederzeit vor der Einsichtnahme Dritter oder dem Diebstahl durch Hackerangriffe geschützt sind. Es besteht die Pflicht zur zweckgebundenen, datenminimierten und befristeten Speicherung der Daten, sodass die Datenvorhaltung immer auf ein Minimum beschränkt bleibt.
Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung Pflicht hat der Betriebsrat die Aufgabe, die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer zu schützen. Der Betriebsrat hat daher das Recht, den Arbeitgeber bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu kontrollieren. Er prüft die Einhaltung des Gebots der Datensparsamkeit, achtet auf die erforderlichen Datenschutzmaßnahmen und setzt die Rechte der betroffenen Beschäftigten durch. Auch bei der Einführung einer neuen digitalen Uhr zur Arbeitszeiterfassung hat der Betriebsrat ein unmittelbares Mitbestimmungsrecht. Das BAG hat in einem Urteil auch für Deutschland festgelegt, dass der Betriebsrat über das “Wie” der Zeiterfassung mitbestimmen kann, nicht aber über das “Ob”.
Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten sind in Deutschland durch das Arbeitszeitgesetz geregelt. Während viele Beschäftigte einer geregelten Arbeit nachgehen, die nach acht Stunden endet, ist dies in anderen Branchen völlig unüblich. Daher gibt es viele Ausnahmen bei den Arbeitszeiten. In Krankenhäusern oder auf Polizeistationen können Schichten auch 24 Stunden dauern, wenn dies für eine schnellere Reaktion zum Schutz von Menschen in Not unabdingbar ist. Für alle Arbeitszeitregelungen gelten jedoch Vorschriften über Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeiten, auf die sich die Arbeitnehmer berufen können. Die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit gilt jedoch unabhängig von der geleisteten Schicht.
Arbeitszeiterfassung Pflicht - digitale Lösungen
Die älteste Form der Dokumentation der Arbeitszeit ist der Stundenzettel, doch dieses Modell wird in der modernen Arbeitswelt immer seltener eingesetzt. Vielmehr greifen Arbeitgeber auf ein digitales Zeiterfassungssystem zurück, das viele Vorteile mit sich bringt und häufig weitere Auswertungsmöglichkeiten bietet.
Digitale Lösungen im Überblick
Unternehmen stehen verschiedene digitale Methoden zur Verfügung, um ihrer Arbeitszeiterfassung Pflicht nachzukommen. Diese reichen von der einfachen Exceltabelle über die digitale Uhr bis hin zu modernen Softwarelösungen mit zahlreichen Zusatzfunktionen.
Excel-Tabelle
Die Excel-Tabelle kommt dem traditionellen Stundenzettel sehr nahe. Hier tragen die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten manuell ein, sodass letztendlich eine Übersicht der geleisteten Stunden entsteht. Der Arbeitnehmer erfasst wichtige Informationen wie Arbeitsbeginn, Ende und Pausen. Über Formeln errechnet die Tabelle die geleistete Arbeitszeit und weist unter anderem Überstunden aus.
Digitale Stechuhr
Ein stationäres Terminal erfasst die Arbeitszeit der Beschäftigten in einem auswertbaren System. Über verschiedene Varianten wie Chip, Karte, Fingerabdruck oder Iris-Scan stempeln die Beschäftigten ihr Kommen und Gehen im Betrieb, weshalb die Terminals häufig an den Ein- und Ausgängen und in Pausenräumen installiert sind.
Software-Lösungen
Die Zeiterfassung kann auf unterschiedliche Weise über eine Software gesteuert werden. So müssen sich die Beschäftigten am PC, am Handy oder an anderen Endgeräten ein- und ausstempeln. Alternativ kann die Zeiterfassung vollautomatisch erfolgen, indem der PC, die Produktionsmaschine oder das Projekt direkt mit dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters verbunden wird. Auf dem Markt gibt es sowohl kostenlose Varianten als auch kostenpflichtige Lösungen mit vielen Zusatzfunktionen.
Vorteile digitaler Systeme
Die digitalen Systeme bieten Unternehmen viele Vorteile, um ihrer Arbeitszeiterfassung Pflicht nachzukommen. Da im Hintergrund immer ein Tool oder eine Software die Arbeitszeiten sammelt, ist eine permanenter Übersicht aller Arbeitszeitdaten der Beschäftigten gegeben. So kann der Arbeitgeber direkt auf Anfragen von Mitarbeitern oder Behörden reagieren. Außerdem läuft die gesamte Zeiterfassung deutlich schneller ab, wenn keine Stundenzettel mehr ausgewertet und in Listen übertragen werden müssen.
Die digitalen Systeme sind in der Lage, alle Informationen über Arbeitszeiten, Überstunden oder auch Urlaubs- und Krankheitstage zu erfassen. So fällt es sofort auf, wenn Arbeitnehmer unerlaubt fehlen, Verstöße gegen die Arbeitszeit vorliegen oder andere Probleme bei der Zeiterfassung aufgetreten sind. Ist die Software direkt mit einem PC oder einer Maschine verbunden, lassen sich auch Auswertungen zu Arbeitserfolg, Produktivität oder Arbeitsbelastung erfassen. Zudem ist der Datenschutz bei digitalen Lösungen von vornherein gegeben, was Sicherheit schafft.
Arbeitszeiterfassung Pflicht - aber mit welchem System?
Nach dem Urteil des BAG geht es bei der Dokumentation der Arbeitszeit nur um das “Wie” der Ausgestaltung, nicht um das “Ob”. Unternehmen können sich also nur die Frage stellen, welche der vielen Methoden zur Zeiterfassung sie einsetzen wollen. Die Auswahl hängt dabei stark von der Art des Unternehmens und den Arbeitnehmern ab. So werden kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern nicht in der Lage sein, teure Systeme anzuschaffen, die eine Zeiterfassung von überall auf der Welt ermöglichen. Hier kann eine einfache Excel-Liste auch im Einzelfall die beste Übersicht darstellen. Größere Unternehmen hingegen können nicht mit einfachen Tabellen arbeiten und sind auf digitale Systeme angewiesen.
Neben der Größe des Unternehmens spielt auch die Art der Belegschaft eine wichtige Rolle. Befinden sich alle Arbeitnehmer vor Ort im Büro oder in den Produktionshallen, so ist es sinnvoll, dass die Arbeitszeiterfassung obligatorisch an Terminals erfolgt, die sich überall an den Ein- und Ausgängen des Unternehmens befinden. Hier erfassen Arbeitnehmer ihre Eingaben mit Hilfe von Chips, Fingerabdrücken oder anderen Methoden. Arbeiten die Beschäftigten jedoch mobil oder sind viele Außendienstmitarbeiter auf Montage oder während Dienstreisen unterwegs, ist die Arbeit mit einer Software besser geeignet. Diese kann auf vielen Endgeräten wie Handys oder Tablets installiert und bedient werden. Alle Informationen laufen in einer Cloud zusammen, was die gewünschte Übersicht schafft.
Auch die Arbeitszeitmodelle in den Unternehmen spielen eine Rolle, denn die jeweilige Software sollte eine Lösung bieten, wenn die Beschäftigten in Schichten arbeiten oder sich während der mobilen Arbeit an- und abmelden müssen. Wenn viel in Projekten gearbeitet wird oder der Kundenservice im Vordergrund steht, sollte die Zeiterfassung direkt bestimmten Tätigkeiten zugeordnet werden können, damit später eine gute Übersicht für die Abrechnung der Leistungen und Tätigkeiten entsteht. Arbeitgeber müssen bei der Systemauswahl also immer die branchenspezifischen Arbeitszeitmodelle und die Präferenzen der eigenen Arbeitsabläufe im Auge behalten.
Implementierung und die Herausforderungen
Ist die Wahl auf ein geeignetes Instrument gefallen, muss dieses in die betrieblichen Abläufe implementiert werden. Dabei werden Arbeitgeber auf Herausforderungen stoßen, die sie im Vorfeld kennen sollten, um entsprechend reagieren zu können. Der wichtigste Aspekt ist dabei die Einbindung der Arbeitnehmer. Nur wenn die Arbeitnehmer die neuen Methoden der Arbeitszeiterfassung mittragen, wird die Implementierung der Software gelingen. Die Einführung einer verpflichtenden Arbeitszeiterfassung kann von den Beschäftigten schnell als Überwachung missverstanden werden. Die Neuerungen müssen daher als das dargestellt werden, was sie sind: Lösungen. Durch Schulungen, Erklärungen und das Beschreiben der Vorteile wird das Vertrauensverhältnis von Anfang an auf einem hohen Niveau gehalten. Kein Mitarbeiter wird ein Problem damit haben, wenn seine gefühlte Belastung durch die Zeiterfassung endlich sichtbar wird.
Darüber hinaus ist es wichtig, mögliche Fehler und Risiken im technischen und organisatorischen Bereich im Vorfeld auszuschließen. Eine ungenaue Zeiterfassung z.B. führt schnell zu Frustration, wobei dieses Problem häufig bei kostenlosen Softwarelösungen auftritt. Außerdem darf es nicht passieren, dass bei der Erfassung der Arbeitszeiten technische Probleme in der Anfangsphase auftreten, sodass ein alternatives System zur Verfügung stehen muss. Da die Arbeitszeiten zumeist mit der Lohnabrechnung zusammenhängen, muss hier an einer funktionieren Schnittstelle gearbeitet werden.
Zukunft und Trends der Arbeitszeiterfassung Pflicht
Die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist noch nicht so lange vom Gesetzgeber per Urteil verordnet, sodass in diesem Bereich noch nicht alle Potenziale ausgeschöpft sind. Noch immer ist die Arbeitszeiterfassung häufig eine manuelle Tätigkeit, an die Arbeitgeber und Arbeitnehmer denken müssen, wodurch menschliche Fehler passieren. Aus diesem Grund ist es in Zukunft denkbar, dass Arbeitszeiten immer häufiger automatisch erfasst werden. Tools können beispielsweise erkennen, wenn die Beschäftigten das Büro oder die Produktionsstätten betreten und anhand einer Gesichtsscannung die Arbeitszeit direkt in die entsprechenden Systeme übertragen. Alternativ ist die Verknüpfung mit den Arbeitsmitteln möglich. So erfasst ein LKW bereits heute die Arbeitszeiten seiner Fahrer aus Gründen der Lenk- und Ruhezeiten. Eine Ausweitung auf die Arbeitszeiterfassung und auf viele andere Arbeitsmittel ist hier für die Zukunft denkbar.
Über die Arbeitszeiterfassung Pflicht hinaus wird die Arbeitszeit immer häufiger mit der Optimierung von Produktionsprozessen verknüpft. Wenn Arbeitszeiten minutengenau und im Idealfall mit Belastungsmustern verknüpft werden können, liefert dies wichtige Informationen für die Arbeitgeber. Diese können dann Schichtpläne noch effizienter gestalten und damit Überstunden vermeiden, was letztlich auch den Beschäftigten zugutekäme. Darüber hinaus wird die Übersicht über die Arbeitszeiten gerade in der Projektarbeit noch intensiver für die Abrechnung mit den Kunden genutzt. Die vollständige Transparenz sorgt für eine höhere Akzeptanz.
Fazit - Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bringt Vorteile
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts war die Arbeitszeiterfassung Pflicht vielen direkt Betroffenen zunächst ein Dorn im Auge. Mit der Zeit treten jedoch die Vorteile immer mehr in den Vordergrund. Seitdem Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, haben sich viele Systeme zur effizienten Datenerfassung entwickelt. Die digitalen Möglichkeiten überwiegen und helfen, die arbeits- und zeitaufwändigen Stundenzettel auf Papier abzulösen und damit viel Aufwand zu sparen. Wenn ein Tool alle Fallstricke abbilden kann, wird es von den Mitarbeitenden schnell akzeptiert und nicht als Überwachung empfunden. Wichtig ist jedoch, dass die Beschäftigten bei der Umsetzung einbezogen und ihre Anregungen ernst genommen werden.
Ein Programm, das die Trends der Zukunft bereits heute abbildet, ist die ameax Arbeitszeiterfassung. Dieses Tool erschließt die digitalen Möglichkeiten der Pflicht zur Datenerfassung und verwandelt eine als lästig empfundene Tätigkeit in einen starken Nutzen für den Arbeitgeber und alle Mitarbeitenden. Die so gewonnen Arbeitszeitdaten können für die Verknüpfung mit anderen Tools und für viele Optimierungen im Betriebsablauf genutzt werden.
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